Kein Stress vor dem Urlaub: So einfach regelt sich die Urlaubsvertretung digital

Die Urlaubszeit ist eine willkommene Gelegenheit zur Erholung und Entspannung, stellt aber auch Unternehmen vor die Herausforderung, eine nahtlose Urlaubsvertretung zu organisieren. In diesem heutigen Blogartikel beleuchten wir, wie eine effektive Urlaubsvertretung gestaltet werden kann, um den Betriebsablauf aufrechtzuerhalten und die Produktivität zu sichern.

„Im Jahr 2022 haben 75 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung wenigstens eine Urlaubsreise von mindestens fünf Tagen unternommen.“¹

Nach einer Reise-Unterbrechung durch die Coronapandemie zwischen 2020 und 2022, reisen wieder deutlich mehr Menschen während ihres Jahresurlaubs. Doch egal, ob Mitarbeitende währenddessen reisen oder nicht – sie müssen durch ihre Kolleg:innen angemessen vertreten werden. Wenn die Abwesenheit mal länger als ein bis zwei Tage andauert – wie der Trend aus der Statistik zeigt – dann muss sie gut organisiert sein, damit geplante und aufkommende Prozesse reibungslos (fort-)laufen können.

Mit automatisierten Prozessen zur Urlaubsvertretung entspannt in den Urlaub

Urlaubsvertretung bedeutet für die vertretenden Kolleg:innen Mehraufwand neben ihren eigenen Aufgaben. Umso wichtiger ist es, dass Prozesse im Vorfeld geklärt und betreffende Mitarbeitende über Abwesenheiten informiert sind. Vor einem geplanten Urlaub, mit Ordnern und Klebezetteln ausgestattet zu entsprechenden Vertreter:innen zu laufen war gestern. Heute können automatisierte Prozesse wie Vertreter:innenregelungen und Freigabeworkflows die Vorurlaubsphase, die ohnehin meist stressig verläuft, erleichtern.

Wir zeigen, worauf zu achten ist, wie automatisierte Urlaubsvertretungs-Prozesse aussehen und wie diese die Urlaubsvertretung einfacher gestalten.

Organisation der Urlaubsvertretung: 5 Punkte, die du vor einem geplanten Urlaub vorbereiten solltest

1. Frühzeitige Kommunikation

Damit die geplante Abwesenheit auch alle hierfür relevanten Personen wie Team-Kolleg:innen, Vorgesetzte, Kund:innen, Partner:innen usw. erreicht, gilt es, sie frühzeitig bekannt zu geben. Im besten Fall, sobald der Zeitpunkt der Abwesenheit feststeht. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten Bescheid und können sich auf die Zeit vorbereiten. Aber auch während der Abwesenheit sollte eine Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort auf E-Mails oder als Hinweis im Unternehmenschat hinterlegt sein. Sie kann zum einen als Erinnerung dienen und zum anderen erreicht die Notiz Personen, deren Kontaktaufnahme nicht vorherzusehen war.

2. Vertreterregelung

In einem nächsten Schritt ist zu klären, falls nicht ohnehin im Team schon festgelegt, wer welche Person im Urlaubsfall vertritt. Naheliegend ist deshalb eine Einigung, dass sich vertretende Personen nicht zeitgleich Urlaub nehmen. Es kann unter Umständen sinnvoll sein, auch mehrere Vertreter:innen zu bestimmen, sofern es sich um größere Aufgabenbereiche handelt. Hierbei sollte jedoch klar kommuniziert werden, wer welche Aufgaben übernimmt. Das bringt uns direkt zum nächsten To-Do-Punkt auf dem Weg in den Urlaub: das Urlaubsübergabe-Format.

3. Urlaubsübergabe-Format

Auf welchem Weg sollen die zu erledigenden Aufgaben die Vertreter:innen erreichen? Um einen standardisierten Urlaubsübergabe-Prozess zu gewährleisten, ist es hilfreich, sich auf ein Format zu einigen. Gerade neuen Kolleg:innen kann dieser Standard helfen, sich auf den Urlaub vorzubereiten. Denkbar ist etwa ein vorgefertigtes Word- oder Excel-Dokument, auf das die entsprechenden Vertreter:innen etwa über ihr DMS zugreifen können. Dieses Dokument sollte alle für die Abwesenheit relevanten Informationen beinhalten.

4. To-dos und Prioritäten

Natürlich muss die Vertretung wissen, welche Aufgaben sie während der Abwesenheit der/s Kolleg:in zu erledigen hat. Dafür sind diese genau aufzulisten und ggf. zu erläutern. Falls die Vertretungsperson nicht 100 % mit den Inhalten vertraut ist und daher die Priorisierung nicht gut einschätzen kann, sollten Hinweise an die jeweiligen To-dos geschrieben werden (z. B. „Prio 1“, „Prio 2“, „dringend“ oder „nur falls XY eintritt“ usw.). Denn neben den eigenen Aufgaben kann der zusätzliche Aufwand durch Urlaubsvertretung im Chaos und Stress enden. Mit Hinweisen zu Prioritäten und genauen Beschreibungen entlastet man die Team-Kolleg:innen und kann sorgenfrei in den Urlaub starten.

5. Freigaben und Zugänge

Oftmals haben nur gewisse Personen im Team Zugang zu bestimmten Programmen oder die Befugnis, Prozesse freizugeben. Gehört die Arbeit mit diesen Programmen und Prozessen zur Urlaubsvertretung, muss ein Zugang ermöglicht werden, wenn die entsprechende Person im Urlaub ist. Auch Freigaben, die nicht über den Urlaubsprozess hinweg liegen bleiben können, müssen der Vertretung oder bestimmten anderen Personen im Unternehmen gestattet werden. Wenngleich sich manche Kolleg:innen netterweise bereit erklären, während ihres Urlaubs erreichbar zu sein, sollte das keinesfalls Ziel der Urlaubsvertretung sein und wenn überhaupt nur in vorher definierten Notfällen passieren.

Die Folgen von fehlenden Urlaubsvertretungsregelungen

Sobald diese Punkte abgehakt sind, steht dem wohlverdienten Urlaub nichts mehr im Wege. Aber vielleicht fragst du dich, wie man das alles in der Zeit vor dem Urlaub noch regeln soll und die Folge kann sein, dass in der Urlaubsvorbereitung geschludert wird – Getreu dem Motto „Nach mir die Sintflut“. (Spoileralarm: Urlaubsvertretungen können durch digitale Lösungen automatisiert werden).

Schauen wir uns aber zunächst die Konsequenzen einer nicht oder schlecht vorbereiteten Urlaubsvertretung an.

× Nicht bearbeitete Kund:innenanliegen

Versuchen Kund:innen ihre Ansprechperson im Unternehmen zu erreichen, welche ohne Vertretungsregelung im Urlaub ist, bleibt das Anliegen unbearbeitet. Wurde zudem keine Abwesenheitsnotiz hinterlegt, weiß der/die Kund:in nicht einmal, dass die Anfrage „ins Leere“ läuft und hat daher nicht die Chance, sich an wen anderes zu wenden. Besonders bei dringenden und wichtigen Anfragen kann dies Kund:innen verärgern und im schlimmsten Fall auch die Unternehmensreputation schädigen, gerade, wenn das öfter passiert.

× Aufgaben geraten in Vergessenheit

Wenn man seiner Urlaubsvertretung beim gemeinsamen Mittagessen in der Kantine eben schnell die Aufgaben übergibt und das am besten noch mündlich, ist das Vergessen einzelner Aspekte vorprogrammiert. Vor allem bei einer Abwesenheit, die länger als einen Tag andauert, sollten die To-dos schriftlich festgehalten werden.

× Fehlende Informationen

Wird entweder gar nicht über die Urlaubsvertretung gesprochen oder diese nur grob geregelt, können wichtige Informationen fehlen. Denkt ein:e Kollege:in, dass er/sie in der Lage ist, ein aufkommendes Anliegen ersatzweise selbst in die Hand zu nehmen, kann es unter Umständen durch diese fehlenden Informationen falsch bearbeitet werden. Es könnte etwa sein, dass so mehrere Kolleg:innen gleichzeitig daran arbeiten oder einer vorherigen Absprache mit Kund:innen widersprochen wird.

× Keine Freigaben

Sind keine Freigaben während der Abwesenheit der:des Kolleg:in möglich, behindert dies Prozesse. Die Konsequenz ist eine unnötige Verlängerung von Arbeitsprozessen, die sowohl Kolleg:innen als auch Geschäftspartner:innen wie Lieferant:innen und Kund:innen verärgert. Insgesamt führt eine uneinheitliche, nachlässige oder fehlende Vorbereitung auf einen anstehenden Urlaub zu chaotischen Arbeitsabläufen im Team und Unternehmen und zu negativen Konsequenzen für alle Beteiligten. Daher sollten klar definierte Vertretungsregelungen etabliert werden, um auch sorgenfrei in den Urlaub starten zu können.

Wenn du denkst, eine gut organisierte Urlaubsvertretung erfordert viel Bürokratie und kostet Nerven, dann können wir dich beruhigen – dafür gibt es einfache Lösungen.

Mit digitalen Lösungen und Prozessen die Urlaubsvertretung einfach gestalten

Auch wenn die 5 Tipps für eine erfolgreiche Urlaubsvertretung berücksichtigt werden, fehlt oftmals noch die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse, um die Urlaubsvertretung noch transparenter und einfacher zu gestalten. Automatisierung ist hier das Stichwort. So können manuelle Aufgaben und analoge Prozesse ganz entspannt durch digitale Vertreterregelungen und Freigabeworkflows ersetzt werden. Das spart Zeit während der Urlaubsvertretung, die in solchen Zeiten ohnehin rar ist.

Automatisierte Vertreterregelungen und Freigabeworkflows

Insbesondere in Fachabteilungen wie dem Rechnungswesen, dem Einkauf oder der Personalabteilung fallen regelmäßige Aufgaben an, die nicht liegen bleiben dürfen. Unter anderem die Freigabe einer Rechnung, die Angebotsannahme einer Bestellung oder die Genehmigung eines Urlaubsantrags. Solche Prozesse kennen keinen Urlaub. Vor allem Payroll-Themen haben festgelegte Zeiträume, in denen Rechnungen bezahlt, Gehälter ausbezahlt oder Verträge angenommen werden müssen – und das monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrend. Wie ärgerlich ist es dabei, wenn Freigaben, Rückfragen und Ähnliches ins Leere laufen, wenn Abwesenheitsnotizen nicht gepflegt und Vertreter:innen in den Systemen nicht hinterlegt worden sind.

Vertreter:innen einfach im System hinterlegen

Dabei kann es so einfach sein: Ein Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents sowie eine Rechnungsverarbeitungssoftware wie d.velop invoices ermöglichen, den Mitarbeitenden in den Systemen Abwesenheiten und Vertreterregelungen zu hinterlegen, damit alle anfallenden Aufgaben sauber an die Vertretung weitergeleitet werden.

Einfach im eigenen Profil den Abwesenheitsstatus auswählen, die Abwesenheiten und die Vertretung eintragen – und fertig! Die vertretende Person bekommt automatisiert alle Aufgaben des Urlaubers/der Urlauberin in das eigene Postfach.

Tipp: Urlaube smart über eine Mitarbeiter-App beantragen

Die Reise der automatisierten Prozesse rund um die Urlaubsvertretung hören aber hier noch nicht auf. Die generelle Urlaubsplanung, inklusive Urlaubsvertretung muss im Falle von Führungskräften gut einsehbar sein, damit keine der oben aufgeführten negativen Folgen von fehlender Urlaubsvertretung eintreten. Es geht also um die gesamte Betrachtung der Urlaubsplanung über alle Mitarbeitenden hinweg, die im Verantwortungsbereich der Abteilungsleitung liegen. Zugleich soll der Prozess des Urlaubsantrags möglichst simpel für die Mitarbeitenden sein. Eine Mitarbeiter-App mit mehrstufigen Freigabeprozessen und Vertreterregelungen für eine saubere Urlaubsvertretung schlagen beide Fliegen mit einer Klappe.

Zunächst trägt der Mitarbeitende seinen geplanten Urlaub über die Mitarbeiter-App, wie der d.velop community connect, ein und hinterlegt den/die Vertreter:in. Zudem gibt es eine Kommentarfunktion, um weitere wichtige Hinweise im Rahmen der Abwesenheit mitzuteilen. Ein Antrag geht automatisiert in einer Cloud an den/die Vorgesetzen:in. Dort kann die Abteilungsleitung auf einen Blick sehen, welche Kolleg:innen wann Urlaub haben, ob es kritische Überschneidungen gibt und ob der Urlaub problemlos freigegeben werden kann. Durch die hinterlegten Vertreterregelungen werden alle anstehenden Aufgaben automatisiert an die Urlaubsvertretung weitergeleitet. Wenn der Antrag freigegeben ist, gelangt dieser automatisch an die Personalabteilung zur Archivierung und der Mitarbeitende erhält eine Mitteilung in der App, dass der Urlaub genehmigt wurde.

Urlaubsvertretung muss nicht kompliziert sein, sondern automatisiert

Urlaub verbinden wir mit Entspannung, Entschleunigung und guter Laune. Wieso sollten Unternehmen diese Punkte nicht auch ein wenig auf die Urlaubsvertretung übertragen? Digitale Lösungen, wie eine automatisierte Vertreterregelung und Freigabeworkflows entlasten die vertretende Person und helfen ihr, alle zusätzlichen Aufgaben besser zu überblicken. So entsteht kein zusätzlicher Stress in Form von Kund:innen-Beschwerden oder vergessenen Aufgaben für ein wichtiges Projekt. Eine Mitarbeiter-App trägt dazu bei, Prozesse in der Urlaubsvertretung zu vereinfachen und den Kolleg:innen mit Führungsverantwortung bei einer übergreifenden Urlaubsplanung unter die Arme zu greifen. Denn nicht nur der Urlauber bzw. die Urlauberin soll eine stressfreie Zeit haben, sondern so gut es geht auch die Urlaubsvertretung.