Unterschriftenmappe: Mit der E-Signatur Vertragsprozesse neu denken

Werfen wir einen Blick zurück in die analoge Vergangenheit: Mit der Unterschriftenmappe wurden Verträge gesammelt, die z. B. von einem Vorgesetzten bis zu einem gewissen Zeitpunkt gesichtet und schließlich unterschrieben werden sollten. Was wir mit diesem Vorgehen verbinden? Viele Wege zum Drucker, lange Wartezeiten und ständige Erinnerungen. Aber wie sieht der Prozess der Unterschriftenmappe heute aus? Kurzgefasst: Vollkommen anders, denn diese existiert heute wenn überhaupt nur noch digital – und zwar in einer ganz neuen Form. In diesem Blogartikel erklären wir, wie du die traditionelle Unterschriftenmappe durch moderne papierlose Signaturprozesse ersetzen kannst und enorme Mehrwerte für deine Organisation realisierst.

Unterschriftenmappe: Warum sie von der E-Signatur ersetzt wird

Starten wir mit einem positiven Fakt: Manager erstellen Verträge im Normalfall bereits vollkommen digital, z. B. mit Texteditor-Programmen wie Microsoft Word. Wenn sie den Vertrag unterschreiben, treten sie jedoch noch den Gang zum Drucker bzw. Scanner an. Ein klassischer Medienbruch, der den Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu noch viele Kosten verursacht. Anstatt den Vertrag auszudrucken und in eine Unterschriftenmappe zu geben, kann dieser besser direkt digital weiterverarbeitet werden. Das digitale Vorgehen bringt enorme Vorteile mit sich:

• Prozesskosten senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z. B. durch Portoerhöhungen
• Vertragsprozess beschleunigen: Ein optimierter Signaturprozess ohne klassische Unterschriftenmappe senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
• Vertrag unterschreiben – ortsunabhängig ohne physische Unterschriftenmappe: Werde den neuen Anforderungen an Remote Work gerecht und ermögliche die Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Ort aus.
• Medienbruch der Unterschriftenmappe vermeiden: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
• Natürliche Ressourcen entlasten: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z. B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).

Unterschriftenmappe ade: So sieht der digitale Signaturprozess heute aus

Wir haben jetzt viel über die Vorteile des digitalen Signaturprozesses gegenüber der Unterschriftenmappe gesprochen – aber wie sieht der digitale Prozess konkret aus? Sobald alle Verantwortlichen einen Vertrag finalisiert haben, kann dieser freigegeben und schließlich – statt in die Unterschriftenmappe – in einen digitalen Signaturumlauf gegeben werden. Um das Unterschreiben des Vertrages so effizient wie möglich zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen Verträge und Dokumente jeder Art digital und rechtssicher unterschreiben können. Die Software wird in Deutschland entwickelt und auf europäischen Rechenzentren (Open Telekom Cloud) betrieben. Mit diesen sechs Schritten setzt du einen digitalen Vertragsabschluss um:

1. Lege zunächst die alle Empfänger:innen (intern und extern) des Signaturumlaufes fest und wähle eine Signaturstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) aus.
2. Im nächsten Schritt kannst du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen abbilden zu können.
3. Beseitige offene Fragen, indem du Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen vorbereitest. So sparst du dir die nervigen Post-its, die in der analogen Unterschriftenmappe gewissermaßen zum Standard gehörten.
4. Nutze zusätzliche Funktionen, wie eine automatische Erinnerung und einen Passwortschutz, um den Umlauf weiter zu individualisieren.
5. Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über dein Anliegen und die Hintergründe der Signaturaufforderung zu informieren.
6. Jetzt kannst du den Signaturumlauf starten und den aktuellen Status des Vertrages verfolgen – das war’s schon!

Nachdem die Verantwortlichen den Vertrag unterschrieben haben, wird dieser automatisch jedem per E-Mail zur Verfügung gestellt. So wird der Postversand und zusätzlicher, manueller Aufwand – wie man ihn von der Unterschriftenmappe kennt – vermieden.

Unterschriftenmappe digitalisieren: Jetzt mit der E-Signatur durchstarten!

Die Frage, die am Ende gestellt werden muss: Wann verabschiedest du dich von der klassischen Unterschriftenmappe und wechselst zu digitalen Signaturprozessen? Der beste Zeitpunkt ist jetzt. Nutze die Gelegenheit und teste die digitale Unterschrift kostenlos und unverbindlich!