Unterschrift generieren: Mit der E-Signatur papierlos durchstarten

Der Siegeszug der digitalen Signatur im Vertragsmanagement von Unternehmen ist nicht mehr aufzuhalten. Nach und nach werden die enormen Kosten- und Zeiteinsparungen durch die verantwortlichen Personen erkannt. Aber wie kann ich eine Unterschrift generieren, um diese auf meinen digitalen Dokumenten zu verwenden? Warum benötige ich für derartige Vorgänge überhaupt eine Software? Und was muss ich genau beim Thema digitale Signatur beachten? Erfahre jetzt mehr zum Thema im folgenden Blogartikel.

Unterschrift generieren: Warum du auf eine Software setzen solltest

In der digitalen Arbeitswelt gilt es, Arbeitsabläufe – darunter u.a. Signaturprozesse – möglichst sicher zu gestalten. Aus diesem Grund sollten diese beiden Risiken unbedingt berücksichtigt werden:

1. Integritätsschutz des Dokuments

Die Verwendung eines einfachen Unterschriftenbildes birgt erhebliche Sicherheitsrisiken. Denn ein einfaches Unterschriftenbild kann mühelos kopiert und auf anderen Dokumenten genutzt werden, ohne dass der „Inhaber der Unterschrift“ darüber in Kenntnis gesetzt wird. Ebenfalls besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Vertrages zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der behaupteten Person stammt. In Extremfällen kann dies zu Betrug und der Missachtung von persönlichen Daten führen.

2. Gesetzliche Formvorschriften einhalten

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn ein Dokument, für welches wir eine Unterschrift generieren, gesetzliche Formerfordernisse erfüllen muss (vgl. §§125 ff. BGB). In vielen Fällen steht die Schriftform (§126 BGB) bei vielen Anwendungsfällen bzw. Vertragstypen im Fokus. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES) ersetzt werden, solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (§§126, 126a BGB). Hingegen reicht z.B. das einfache Einscannen einer Unterschrift nicht aus, um das Schriftformerfordernis zu erfüllen. Werden gesetzliche Formerfordernisse von den Verantwortlichen ignoriert, kann in einigen Fällen ein bereits abgeschlossener Vertrag nachträglich wegen Formmangels als nichtig erklärt werden (§125 BGB).

Unterschrift generieren: Signaturzertifikate als Schlüssel

Stellt sich nun die Frage, wie eine E-Signatur-Software die angesprochenen Herausforderungen löst, damit Verantwortliche im Unternehmen unbedenklich ihre Unterschrift generieren können.
Damit eine digitale Unterschrift eindeutig und zweifelsfrei einer Person zugeordnet werden kann, muss der Unterzeichnende zunächst seine Identität bei einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (gemäß Vertrauensdienstegesetz) verifizieren. Dies geschieht durch die Anlage eines Benutzerkontos und dem Durchlauf eines Identifizierungsprozesses (z.B. eID, Video-Ident, Vor-Ort-Ident). Nach der erfolgreichen Verifizierung kann der Unterzeichnende die qualifizierte elektronische Signatur verwenden und Signaturprozesse starten.

Beim Aufbringen einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur wird ein Signaturzertifikat erzeugt, welches mit dem Ausgangsdokument „verschmilzt“. Das Signaturzertifikat enthält alle zentralen Informationen zur getätigten Signatur. Mithilfe eines einfachen PDF-Readers können diese Informationen transparent ausgelesen werden und sind somit für alle Verantwortlichen im Unternehmen frei zugängig.

• Identität des Unterzeichnenden: Wer hat das Dokument unterschrieben?
• Zeitpunkt der Signatur: Wann wurde das Dokument unterschrieben?
• Integritätsschutz: Gab es nachträgliche Änderungen am Dokument?
• Sicherheitsstufe: Mit welchem Signaturlevel wurde das Dokument unterschrieben?
• Zeithorizont: Ist die digitale Signatur LTV-fähig?

Das Signaturzertifikat stellt das digitale Pendant zur analogen Unterschrift mit Stift und Papier dar. Durch die Möglichkeit, transparent Informationen zur Signatur auslesen zu können, ist die digitale Unterschrift sogar sicherer als die „tintenbasierte“ Unterschrift.

Unterschrift generieren: Jetzt aktiv vorangehen und testen

Wenn du eine Unterschrift generieren und dabei rechtssicher unterwegs sein möchtest, benötigst du lediglich folgende drei Punkte: eine E-Signatur-Software, ein Abbild deiner persönlichen Unterschrift und ein mobiles Endgerät deiner Wahl. Warum also noch warten?