In der modernen, global vernetzten Arbeitswelt gewinnt das Konzept des Smart Workings zunehmend an Bedeutung. Smart Working steht für eine flexible, ortsunabhängige und technologiegestützte Arbeitsweise, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen als auch den Anforderungen der Unternehmen gerecht wird. Ein zentrales Element dieses Ansatzes ist die Handlungsfreiheit sowie die zeitliche und räumliche Flexibilität der Mitarbeitenden, die zahlreiche Vorteile bietet und die Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen steigert.
Definition: Was ist Smart Working?
Smart Working beschreibt eine Arbeitsweise, die durch Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und den Einsatz moderner Technologien gekennzeichnet ist. Beispiele hierfür sind Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, digitale Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Zoom, cloud-basierte Lösungen, Mitarbeiter-Apps und virtuelle Projektmanagement-Tools. Diese Ansätze ermöglichen es den Mitarbeiter:innen, ihre Arbeit effizient und zufriedenstellend zu gestalten, indem sie zeitliche und räumliche Flexibilität fördern und die Zusammenarbeit verbessern.
Smart Working: Die Zukunft der flexiblen Arbeitswelt
Bietest du in deinem Unternehmen eine feste Homeoffice-Regelung an? Dürfen deine Mitarbeiter:innen frei wählen, wann sie im Büro und wann zu Hause arbeiten möchten? Bekommen sie ihre Gehaltsabrechnungen digital und ist eine Mitarbeiter-App vorhanden? Falls ja, dann bist du auf einem guten Weg, Smart Working zu etablieren. Falls nicht, ist dieser Blogartikel von besonderem Interesse für dich. Denn der planvolle Wechsel zwischen Büro und Homeoffice bringt für dein Unternehmen viele Vorteile mit sich.
Sinnvolle Verknüpfung von Präsenz und Remote
Die Bedeutung von Smart Working ist durch die zunehmende Nutzung digitaler Kollaborationstools gestiegen. Das Ergebnis ist der „Digital Workplace“, der überall einsetzbar ist und moderne Zusammenarbeit ermöglicht. Ziel ist es, Präsenz- und Remote-Arbeit sinnvoll zu verknüpfen, um den veränderten Ansprüchen der Mitarbeiter:innen gerecht zu werden. Ein Arbeitsplatz sollte heute an die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden angepasst sein. Wer diesen Trend ignoriert, riskiert, Talente im Recruiting-Prozess zu verlieren und die Kommunikation sowie Kollaboration im Unternehmen zu beeinträchtigen.
Der zentrale Vorteil des Smart Working Konzeptes liegt in seiner Fähigkeit, Daten- und Informationsflüsse, E-Learning, digitale Kommunikation und ortsunabhängige Zusammenarbeit dynamisch auf einer Oberfläche zu vereinen. Sowohl im Büro als auch im Homeoffice bietet dieser digitale Arbeitsplatz die fortschrittlichsten Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Im Folgenden beleuchten wir Smart Working unter folgenden Gesichtspunkten:
- Worin bestehen die Vorteile für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen?
- Wie du in 3 Schritten einen Smart-Working-Ansatz etablieren kannst
- Smart Working Tools für Einsteiger:innen
Worin bestehen die Vorteile für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen?
Vorteile für Arbeitnehmer:innen
Smart Working bietet zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer:innen, die sowohl ihre beruflichen als auch privaten Bedürfnisse berücksichtigen.
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Smart Working erleichtert es, Familie und Arbeit unter einen Hut zu bringen, da hybride Arbeitsmodelle das „neue Normal“ sind. Mitarbeitende können flexibel arbeiten und private Termine auch mal mitten am Tag wahrnehmen.
- Zufriedenheit und Flexibilität: Die Möglichkeit, Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren, führt zu höherer Zufriedenheit und Motivation.
- Effizienter Informationsaustausch: Durch den einfachen Zugang zu Informationen und die Automatisierung von Routineaufgaben wird die Effizienz gesteigert.
Diese Vorteile tragen dazu bei, die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu steigern und eine moderne, flexible Arbeitsumgebung zu schaffen.
Vorteile für Arbeitgeber:innen
Auch Unternehmen profitieren erheblich von Smart Working:
- Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier und die Automatisierung von Prozessen reduzieren Kosten.
- Attraktivität als Arbeitgeber:in: Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld macht das Unternehmen attraktiver für Talente und Fachkräfte.
- Datenbasierte Entscheidungen: Die digitale Erfassung und Auswertung von Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen und eine bessere strategische Ausrichtung.
Wie du in 3 Schritten einen Smart-Working-Ansatz etablieren kannst
Mit diesen drei Schritten gelingt der Einstieg ins Smart Working:
1. Ist-Soll-Analyse und Lastenheft erstellen
Analysiere den aktuellen Stand der digitalen Entwicklung in deinem Unternehmen.
Identifiziere Herausforderungen und Optimierungspotenziale in verschiedenen Abteilungen.
Erstelle ein Lastenheft mit Zielvorstellungen und möglichen Lösungen.
2. Den richtigen Software-Anbieter finden
Suche einen Software-Anbieter, der umfassende Lösungen aus einer Hand bietet. Vergleiche Angebote anhand deines Lastenhefts und wähle einen Anbieter, der Übersichtlichkeit und Anwenderfreundlichkeit bietet.
3. Smart Working einführen und kommunizieren
Informiere deine Belegschaft über die Digitalisierungspläne und binde sie in den Prozess ein. Implementiere ein effektives Change-Management, um die neue digitale Philosophie im Unternehmen zu verankern. Nutze interne Influencer, um die Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt zu fördern.
Smart Working Tools für Einsteiger:innen
Wenn du gerade erst mit Smart Working beginnst, bieten die d.velop-Tools eine hervorragende Möglichkeit, deine Arbeitsprozesse ohne großen Aufwand oder umfangreiche IT-Projekte zu modernisieren und zu optimieren. Diese Lösungen ermöglichen es dir, schnell und effizient in die Welt des Smart Working einzutauchen und dabei die Effizienz sowie die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu steigern.
d.velop connect: Die Mitarbeiter-App
Die Mitarbeiter-App von d.velop dient als zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, Dokumente und eLearning-Angebote. Mit der App können Mitarbeitende wichtige News konsumieren, haben einen Überblick über wichtige Unternehmenstermine und Events und haben die Möglichkeit, strukturiert mit Checklisten zu arbeiten, was eine bessere Organisation und einen reibungsloseren Arbeitsfluss fördert.
Ein großer Vorteil der Mitarbeiter-App ist, dass keine Firmenhardware bereitgestellt werden muss, da die d.velop Mitarbeiter-App datenschutzkonform auf privaten Geräten genutzt werden kann. Mitarbeitende haben ortsunabhängigen Zugriff, auch ohne VPN, wodurch sich die App perfekt für Non-Desk Workers eignet.
Ein weiteres Merkmal der d.velop Mitarbeiter-App ist die Barrierefreiheit. Die App wurde in Zusammenarbeit mit sehbeeinträchtigten Nutzer:innen entwickelt und bietet eine intelligente Vorlesefunktion, die den Zugang zu Informationen für alle Mitarbeitenden erleichtert.
d.velop postbox: Der digitale Zustelldienst für HR-Dokumente
Die d.velop postbox ist ein weiteres Tool, das den Smart Working Ansatz unterstützt. Sie ermöglicht die sichere und schnelle Zustellung von Dokumenten, wie bspw. Lohnabrechnungen, Steuerbescheinigungen und anderen Informationen, inklusive eines Zustellnachweises. Mitarbeitende können ihre Post digital auf ihren privaten Handys empfangen und verwalten, was den Papierverbrauch reduziert und die Prozesse beschleunigt. Die d.velop postbox sorgt dafür, dass du alle Mitarbeitenden im Unternehmen erreichen kannst, auch diejenigen, die remote arbeiten oder keinen festen Arbeitsplatz mit PC-Zugang haben.
Weitere Vorteile der d.velop postbox
- Portokosten sparen: Durch die digitale Zustellung von Dokumenten entfallen die Kosten für Porto und Versandmaterialien, was zu erheblichen Einsparungen führt.
- Einfache Anbindung an bestehende IT-Landschaft: Die d.velop postbox lässt sich problemlos in bestehende IT-Systeme integrieren, wodurch der Übergang zu digitalen Prozessen reibungslos verläuft.
- Anlieferung von Druckstrom: Die d.velop postbox kann Druckdatenströme verarbeiten und digital zustellen, was den Bedarf an physischem Druck reduziert.
- Zustellung von Lohnabrechnungen: Mitarbeitende können ihre Lohnabrechnungen digital und sicher über die d.velop postbox erhalten, was den Prozess effizienter und umweltfreundlicher macht.
- Wegfall manueller Prozesse: Durch die Automatisierung der Dokumentenzustellung und -verwaltung entfallen viele manuelle Schritte, was die Fehlerquote reduziert und die Effizienz erhöht.
Sowohl die d.velop postbox als auch d.velop connect modernisieren deine Arbeitsprozesse und tragen dazu bei, den Smart Working Ansatz erfolgreich umzusetzen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.
Fazit: Flexibilität und Technologie: Erfolgsfaktoren für zufriedene Mitarbeitende
Smart Working ist mehr als nur ein Trend – es ist eine notwendige Anpassung an die moderne Arbeitswelt. Durch die Integration von Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und modernen Technologien können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber:innen erhöhen. Die d.velop-Tools, wie die Mitarbeiter-App und die d.velop postbox, bieten praktische Lösungen, um den Übergang zu einem digitalen und flexiblen Arbeitsplatz zu erleichtern. Indem Unternehmen diese Technologien nutzen, können sie ihre Arbeitsprozesse modernisieren und gleichzeitig den Papierverbrauch reduzieren. Letztendlich führt Smart Working zu einer Win-Win-Situation für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen, indem es eine produktivere und zufriedenstellendere Arbeitsumgebung schafft.
Digital Workplace – So kreierst du einen digitalen und flexiblen Arbeitsplatz