Viele Unternehmen haben im Zuge der digitalen Transformation das Ziel, Papier aus dem Arbeitsalltag zu verbannen. Gamechanger im digitalen Wandel: der Signaturgenerator. Hinter dem Begriff Signaturgenerator verstehen Prozessmanager den Einsatz einer E-Signatur-Software, mit der Dokumente vollkommen digital und ortsunabhängig unterschrieben werden können. So entfällt der tägliche Gang zum Drucker, und es werden enorme Papier-, Druck und Versandkosten gespart. Aber was muss ich beachten, wenn ich einen Signaturgenerator als neue Software im Unternehmen einführen möchte?
Signaturgenerator: So gelingt der Start in die Nutzung
- Software für elektronische Signaturen
Eine elektronische Unterschriftensoftware ist eine spezielle Anwendung, mit der digitale Signaturen erstellt, gespeichert und verwaltet werden können. Diese Software bietet eine sichere und rechtsgültige Methode, um Dokumente digital zu signieren und stellt somit eine Alternative zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift auf Papier dar. Sie gewährleistet auch hohe Sicherheitsstandards und ermöglicht die Nachverfolgung von Signaturen, um sicherzustellen, dass die Unterzeichner tatsächlich diejenigen sind, für die sie sich ausgeben. - Persönliches Unterschriftenbild
Um die elektronische Signatursoftware nutzen zu können, benötigst du ein Bild deiner eigenen Unterschrift, das in Zukunft auf entsprechenden Dokumenten verwendet wird. Einige Softwarelösungen, wie z.B. d.velop sign, bieten zusätzlich zu hochgeladenen Unterschriftenbildern auch die Möglichkeit der Freihandzeichnung und der automatisch generierten Unterschrift. - Mobiles Endgerät deiner Wahl
Zuletzt benötigst du noch ein beliebiges Gerät mit Internetzugang. Das kann beispielsweise ein Laptop, Tablet oder Smartphone sein. Um maximale Flexibilität zu gewährleisten, ist es ratsam, eine Software zu wählen, die auch für die mobile Nutzung optimiert ist.
Signaturgenerator: Zertifikate sorgen für Sicherheit
„Warum benötige ich eine Software, ich kann meine Unterschrift doch ganz einfach auf dem Tablet zeichnen?“ – Ja, das stimmt, ist aber unsicher! Um die Vorteile eines Signaturgenerators unbedenklich nutzen zu können, solltest du auf eine sichere Methode mit klaren Rahmenbedingungen setzen. Aus diesen zwei Gründen ist die Nutzung eine elektronischen Signatur Software für dich unerlässlich:
- Integritätsschutz des Dokuments sichern
Egal ob du eine einfache Signatur auf dem Tablet aufbringst oder deine Unterschrift einscannst – in beiden Fällen kann deine Signatur leicht kopiert und ohne Einwilligung für fremde Zwecke genutzt werden. Des Weiteren besteht keine Möglichkeit für die Unterzeichnenden, die Unversehrtheit des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der Person stammt, die vorgibt, unterzeichnet zu haben. Dies kann in extremen Fällen zu betrügerischen Handlungen und rechtlichen Folgen führen. - Gesetzliche Formvorschriften einhalten
Zusätzlich müssen einige Dokumente und Verträge bestimmten gesetzlichen Formalitäten entsprechen. Wenn beispielsweise für einen Vertrag die Schriftform (gemäß §126 BGB) vorgeschrieben ist, genügt eine eingescannte Unterschrift allein nicht, um diese Formanforderung zu erfüllen. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur gewahrt werden, es sei denn, das Gesetz schreibt etwas anderes vor (gemäß §126, 126a BGB). Wenn dennoch die eingescannte Unterschrift verwendet wird, besteht die Möglichkeit, dass der Vertrag nachträglich angefochten und für ungültig erklärt wird.
Durch den Einsatz der E-Signatur-Software bzw. des Signaturgenerators werden beim elektronischen Unterschreiben Signaturzertifikate erzeugt, die die Integrität deines Dokuments schützen und auch den gesetzlichen Formerfordernissen genügen. Darüber hinaus kannst du technische Informationen zur Unterschrift und den Unterzeichnenden über einen PDF-Reader transparent einsehen.
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Signaturgenerator: Erste Einblicke in die digitale Arbeitsform
Die Theorie ist das eine, viel wichtiger ist es aber, die Umsetzung in der Praxis zu gestalten und aktiv voranzutreiben. Im folgenden Video zeigen wir dir, wie du den Signaturgenerator schnell und einfach anwendest. Erfahre, wie du deine Unterschrift in Sekundenschnelle auf einem Smartphone oder Tablet erfassen kannst. Verwirkliche jetzt dein papierloses Büro und digitalisiere deine Unterschrift rechtssicher mit dem Signaturgenerator!
