10 Tipps für eine sichere Dateiübertragung zwischen Organisationen

Die gemeinsame Nutzung von Dateien, auch als File Sharing bekannt, hat sich zu einer alltäglichen Praxis innerhalb von Geschäftsprozessen entwickelt, die auch Unternehmensgrenzen überschreitet. Dank weitverbreiteter Internetdienste, Kollaborationswerkzeuge und Cloud-basierter Services ist das Teilen von Daten und Dokumenten einfacher geworden. Dabei sind sie aber auch mit Sicherheitsrisiken behaftet, die berücksichtigt werden müssen. Das Risiko einer sicheren Dateiübertragung wird zudem durch Trends wie BYOD (Bring Your Own Device) oder Homeoffice und dem Vorhandensein von operativen Mitarbeiter:innen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, weiter verschärft. 

Im Blog-Beitrag geben wir 10 Tipps an die Hand, welche Vorsichtsmaßnahmen Organisationen bei der sicheren Dateiübertragung berücksichtigen sollten. Dabei zeigen wir auch, welche Methoden und Tools dafür sinnvoll sind.

Worauf müssen Organisationen bei einer sicheren Dateiübertragung achten?

Angesichts der Tatsache, dass die Dateien und Dokumente von Organisationen oft sensible, firmeneigene oder vertrauliche Informationen enthalten, müssen sie besonders auf sichere Dateiübertragungen achten. Abgesehen von den üblichen Sicherheitsvorkehrungen wie starke Passwörter, Multifaktor-Authentifizierung und Dateiverschlüsselung, gibt es eine Vielzahl von Software-Tools auf dem Markt. Diese helfen Unternehmen dabei, Dateien sicher intern oder extern mit Geschäftspartnern und Kunden zu teilen.

Mit diesen 10 Tipps gelingt eine sichere Dateiübertragung intern und zwischen Organisationen

Unabhängig von den spezifischen eingesetzten Software-Tools sollten Organisationen folgende Tipps berücksichtigen, um eine sichere Dateiübertragung zu gewährleisten:

1. Verschlüsselung

Zum einen geht es um die sichere Verschlüsselung von Inhalten („data at rest“). Alle Daten und Inhalte, die von der Software-Plattform gespeichert und verarbeitet werden, sollten nach aktuellem Industriestandard verschlüsselt abgelegt werden. Dies gilt für Inhalte des Kunden, Metadaten zu den Inhalten, sowie für Inhalte, die für die Bereitstellung des Dienstes erstellt oder abgeleitet werden (z.B. Volltextinformationen, Vorschaugrafiken).  Zudem sollte man getrennte Schlüssel für die Verschlüsselung der Daten in unterschiedlichen Speichern (Datenbanken, Festplatten) verwenden. Den Zugriff auf die Schlüssel über sollte man über ein Zugriffs-Log protokollieren. 

Zum anderen müssen Organisationen die Transportverschlüsselung („data at transit“) im Blick behalten. Hier sollten Unternehmen eine starke Verschlüsselungsmethode wie SSL/ TLS (für Webübertragungen), SFTP (SSH File Transfer Protocol) oder andere verschlüsselte Protokolle verwenden, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind. 

2. Authentifizierung

Stelle sicher, dass sowohl Sender:in als auch Empfänger:in der Dateien authentifiziert sind. Dies kann durch die Verwendung von Benutzeranmeldeinformationen, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Zertifikaten erfolgen.

3. Benutzerberechtigungen

Beschränke die Zugriffsberechtigungen auf die Dateien und stelle sicher, dass nur autorisierte Benutzer:innen auf die übertragenen Daten zugreifen können. Denn nicht alle Angestellten benötigen die gleichen Zugangsmöglichkeiten zu allen Dateien. Man kann den Zugang nach Kriterien wie Gruppe, Rolle oder Person begrenzen.

Hier kann etwa das „Prinzip der geringsten Rechte“ gelten: Gebe den Nutzer:innen nur die Rechte, die sie für ihre tägliche Arbeit auch wirklich benötigen.

4. Ablaufdatum für Zugriff festlegen

Neben Zugriffskontrollen ermöglichen einige Softwarelösungen Organisationen, Ablaufzeiten für Dateien festzulegen. Auf dieser Grundlage kannst du den Dateizugriff für Mitarbeiter:innen und externe Parteien für die Dauer eines spezifischen Projekts oder Auftrags einschränken.

5. Überwachung und Protokollierung

Überwache den Dateiübertragungsprozess und protokolliere alle Transaktionen, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und nachzuverfolgen. Audits von Cloud-Speicher und Endpunktgeräten sollten regelmäßig durchgeführt werden. Sobald du unübliches Verhalten entdeckst, kannst du vorbeugende Maßnahmen in Gang setzen wie die Aufhebung von Erlaubnissen oder die Verschlüsselung von Dateien und Dokumenten.

6. Sicherheit

Für die Bereitstellung der eingesetzten Software zur sicheren Dateiübertragung solltest du deutsche Rechenzentren wählen, die folgende Zertifizierungen aufweisen:

• ISO 9001
• ISO 27001
• ISO 27017
• ISO 27018
• C5

Wichtig: Halte die verwendete Dateiübertragungssoftware immer auf dem neuesten Stand, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen und die Sicherheit zu verbessern.

7. Physischen Austausch einschränken

Es ist ratsam, die Nutzung von physischen Speichergeräten wie USB-Sticks, externen Festplatten und CDs einzuschränken oder sogar zu vermeiden, da sie immer noch ein potenzielles Risiko für Datenlecks und Angriffe darstellen, obwohl Cloud-Umgebungen zunehmend dominieren. Wenn die Nutzung eines physischen Speichergeräts die einzige Möglichkeit für einen Nutzer ist, große Dateien zu teilen, sollte man Laufwerk und/oder Dateien vor dem Teilen verschlüsseln. 

8. Integration in weitere Systeme

Viele Organisationen haben bereits andere Software-Tools im Einsatz und streben an, medienbruchfrei zu arbeiten. Dabei wollen sie nicht zwischen vielen verschiedenen Systemen wechseln müssen. Daher sollte man bei der Software für Dateiübertragung auf Integrationsmöglichkeiten in vorhandene Systeme achten, z. B. über eine entsprechende API.

9. Kollaboration-Plattform

In Unternehmen werden viele Dateien und Dokumente auch an externe Geschäftspartner und Kund:innen geschickt. Daher empfiehlt es sich, bei der sicheren Dateiübertragung auf eine Softwarelösung zu setzen, die eine Kollaboration-Plattform anbietet, innerhalb der Mitarbeitende eigene Gruppen zum wiederkehrenden Dokumentenaustausch erstellen können – und darüber hinaus auch Nachrichten austauschen können. Zudem sollte ein gewisses Speichervolumen zur Archivierung von Dateien und Dokumenten vorhanden sein.

10. Schulung Nutzer:innen

Noch nie war es für Unternehmen so wichtig wie heute, ihre Mitarbeiter:innen in sicheren Dateiübertragungen zu schulen – insbesondere seit dem Aufkommen der Cloud. Neue, benutzerfreundliche Anwendungen ermöglichen es Mitarbeitenden, Informationen schnell mit Kolleg:innen und externen Partnern auszutauschen. Obwohl diese Anwendungen praktisch und einfach zu bedienen sind, ist es dennoch wichtig, dass Mitarbeitende vorsichtig sind, wenn sie Dateien darüber teilen.

Durch regelmäßige Schulungen können Angestellte mehr über potenzielle Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Dateiübertragungen erfahren. Diese Schulungsprogramme müssen nicht langweilig oder zeitaufwändig sein. Interaktive Anwendungen und spielerische Elemente können das Sicherheitstraining attraktiv und unterhaltsam gestalten.

Sichere Dateiübertragung zwischen Organisationen leicht gemacht

Gerade die sichere und einfache Dateiübertragung zu Externen stellt viele Organisationen vor Herausforderungen. Nehmen wir als Beispiel den Austausch vom Gebäudemanagement einer Stadt zu externen Ingenieur- und Architektenbüros für die Verwaltung verschiedener Immobilien. Dokumente wie Bauakten, Wartungsprotokolle oder auch Rechnungen müssen zwischen beiden Organisationen ausgetauscht werden. In vielen Fällen sind dies sensible Dokumente, die geschützt übermittelt werden müssen. Diese Herausforderung sowie die Umsetzung der 10 Tipps kann mithilfe von d.velop trust spaces gelöst werden:

• DSGVO-konformer, verschlüsselter Transfer von Dokumenten und Dateien 
• Medienbruchfreie Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinaus 
• Kostenloser und sicherer Zugriff für Externe