Wer kann sich noch an seinen Einstieg ins (kaufmännische) Berufsleben erinnern? Damals, als Auszubildender oder Berufseinsteiger in der Buchhaltung? Als junger, motivierter und tatendurstige:r Mitarbeiter:in in der Buchhaltung hat man tiefe Einblicke in die Unternehmensabläufe erhalten, da hier sämtliche Fäden des Unternehmens zusammenfließen. In der Regel macht die Arbeit in diesem Bereich Spaß und es gibt viele spannende Tätigkeiten zu erledigen.
Es gab und gibt aber diverse Tätigkeiten, die machen überhaupt keinen Spaß. Eine davon ist die Bearbeitung von debitorischen Zahlungsavisen. In nur einem Briefumschlag sind mitunter 50 und mehr DIN-A4-Seiten mit unendlich vielen Einzelpositionen. Oder auch Zahlungsankündigungen per Fax. Endlose Listen mussten damals wie heute durchgeackert werden, Beträge vergleichen bzw. herleiten. Es gab und gibt so viel zu beachten: Reklamationen, Skonto– und Direktabzugskonditionen. Das macht niemandem Spaß.
Allerdings gibt es heute Möglichkeiten, diesen Prozess zu erleichtern. SAP Zahlungsavise sind mittlerweile auch digital möglich. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Ein großes Lineal und verschiedenfarbige Textmarker sind in diesem Prozess nicht mehr notwendig, da alle relevanten Informationen digital verfügbar sind.
Was ist ein SAP Zahlungsavise?
Ein SAP Zahlungsavise ist eine Benachrichtigung, die ein Kunde an ein Unternehmen sendet, um den Eingang einer Zahlung mitzuteilen. Dieses Dokument enthält in der Regel Angaben zu den gezahlten Beträgen, Rechnungsnummern und weiteren relevanten Informationen. SAP Zahlungsavise können auch digital erstellt und versendet werden.
SAP Zahlungsavise – Eine Lücke in der Digitalisierung
Zwischenzeitlich haben sich digitale Prozesse für optimierte Erfassung, Abgleich und Prüfung kreditorischer Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und auch Eingangsrechnungsverarbeitung etabliert. Auch für die automatisierte Erfassung eingehender Kundenbestellungen gibt es fix und fertig vorkonfigurierte Standardlösungen. Aber, die Be- und Verarbeitung der Zahlungsavise ist nach wie vor in vielen Unternehmen ein lästiger, händischer und äußerst zeitaufwändiger Prozess.
Beim Umgang mit Zahlungsavisen hat sich in letzter Zeit nur wenig geändert. Allerdings muss man sich heute nicht nur um Avis per Briefpost und Fax, sondern auch um digital zugestellte Zahlungsankündigungen in Form von EDI-Daten und E-Mails kümmern. Aufgrund globaler Ereignisse werden die Avis eher komplexer und häufiger in der Handhabung.
Demgegenüber stehen i.d.R. Buchhaltungen, die personaltechnisch häufig unterbesetzt sind und sich wegen der mühseligen Abarbeitung der Avise nicht um die wirklich wichtigen Dinge kümmern können.
Optimierung des SAP Zahlungsavise: Herausforderungen und Lösungen
Als Unternehmen ist es wichtig, effiziente Prozesse zu haben, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Schauen wir uns die Herausforderungen einmal gemeinsam an und schauen, wo wir was optimieren können:
Avise-Eingang über unterschiedliche Kanäle und Stellen
Wenn dein Unternehmen die Avise über unterschiedliche Kanäle und an unterschiedlichen Stellen erhält, braucht ihr einen „Trichter“, in den alle Avise automatisch eingekippt werden, unabhängig, über welchen Kanal sie das Unternehmen erreicht haben. Konkret, ihr braucht ein leistungsfähiges Archivsystem, um alle Informationen revisionssicher, langzeitstabil und entsprechend der gesetzlichen Anforderungen zu bevorraten.
Veraltete Methoden zur Avisbearbeitung
Lineal und mehrfarbige Textmarker sind nicht mehr zeitgemäß. Ihr benötigt eine künstliche Intelligenz, welche die Avise bzw. die Positionsdaten der Avise automatisch ausliest. Hier hilft ein modernes Dokumentenmanagement-System mit leistungsstarken KI- und Klassifizierungs-Funktionalitäten.
Manuelle Abgleichung von Avise-Daten mit SAP
Wenn die Einzelpositionen in SAP weiterhin händisch abgeglichen werden müssen, ist den Mitarbeiter:innen wenig geholfen. Die ausgelesenen Positionsdaten müssen automatisch geprüft und den jeweiligen SAP-Vorgängen, den OP-Listen (Brutto-, Zahl-, Restbeträge) zugeordnet bzw. abgeglichen werden. Sind Positionen eindeutig, können diese, sofern gewünscht, dunkel durchgebucht werden. Etwaige Nachbearbeitungen strittiger Positionen, wie z.B. das ausziffern offener Posten, Abstimmung mit dem Vertrieb, etc. werden Workflow-gestützt erledigt.
Es reicht also nicht nur, ein revisionssicheres Archivsystem zu haben. Neben dem Einsammeln und Auslesen der Informationen benötigt dein Betrieb Technologien, um diese Informationen nativ in SAP zu validieren und über strukturierte Ablaufroutinen, also Workflows durch das Unternehmen zu schleusen. Und das voll in Ihr SAP integriert. Also eine Lösung, die basierend auf den vorhandenen SAP-Konfigurationen und -Logiken aufsetzt und diese konsequent und vollumfänglich nutzt.
Automatisierte Dokumentation von (Teil-)zahlungen
Auch für die manuelle Dokumentation von (Teil-) Zahlungen im Kontext der jeweiligen SAP-Belege gibt es eine Lösung: Durch den Workflow werden alle Aktionen sauber in einem Protokoll dokumentiert und es erfolgt automatisch die Verknüpfung aller Belege, Dokumente und Workflow-Protokolle mit der jeweiligen Debitoren-Rechnung.
Schlussendlich heißt das, wir reden über eine vollumfänglich in SAP integrierte Lösung, die neben Archivierung und Workflow auch leistungsstarke Dokumentenmanagement-Funktionen bietet.
Was bringt die Digitalisierung von SAP Zahlungsavisen?
Die Digitalisierung von SAP Zahlungsavisen und die Vorteile wirken sich primär auf zwei Unternehmensbereiche aus:
Zum einen profitiert die Debitorenbuchhaltung von der Optimierung des Avise-Prozesses. Durch eine automatisierte Dokumentation und Zuordnung der Avise werden Korrekturläufe minimiert und eine zeitnahe Abstimmung mit dem Vertrieb ermöglicht. Zudem reduziert sich das Ausfallrisiko beim Forderungs-Management, was sich positiv auf die Liquidität des Unternehmens auswirkt.
Auch der Vertrieb profitiert von der optimierten Prozessgestaltung. Er erhält eine transparente Übersicht über alle eingegangenen Bestellungen, unabhängig von ihrem Eingangskanal. Durch eine Vermeidung von Fehlern in der Rechnungslegung und im Mahnwesen steigt die Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus entfallen Diskussionen mit der Buchhaltung bezüglich Rechnungslegungen, was dem Vertrieb Zeit und Ressourcen spart und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert.