SAP Sales Order: So funktioniert eine automatisierte Verarbeitung von Kundenbestellungen

Hinter dem Begriff SAP Sales Order verbirgt sich die Anlage von eingehenden Kundenbestellungen im SAP-Modul SD (Sales & Distribution). Diese Tätigkeit ist vorrangig im Vertrieb verankert und kann je nach Komplexität der Kundenaufträge mit hohem Aufwand verbunden sein.

Manuelle Bearbeitung von Kundenaufträgen birgt Risiken

Die manuelle Anlage von Kundenaufträgen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Eine unsystematische Prüfung und Freigabe der Kundenaufträge erfordert nicht selten einen enormen internen Abstimmungsaufwand und birgt ebenfalls das Risiko einer hohen Fehlerquote. Beispielsweise die manuelle Eingabe von Kundenbestellungen, schlechte Lesbarkeit von Dokumenten per Fax, die falsche Zuordnung von Bestellungen zu Kunden (Regulierer/Filialgeschäft), Nichtberücksichtigung von Lagerbeständen und Lieferfähigkeit, die zu falschen AB und falschen Kundenzusagen führt. Letzteres kann im schlimmsten Fall zu unzufriedenen Kunden führen. Das muss jedoch nicht sein! Automatisierung durch Digitalisierung kann Abhilfe schaffen und steigert nicht nur die Zufriedenheit Deiner Kunden, sondern befreit auch noch Deine Mitarbeitenden von lästigen Routineaufgaben!

So funktioniert ein automatisierter SAP Sales Order Workflow mit d.velop

Üblicherweise gelangen Kundenbestellungen über 3 Wege in den Vertrieb eines Unternehmens:

1. Papier/ Fax
2. Digital (z.B. E-Mail)
3. EDI

Automatische Erfassung der Bestellungen

Im ersten Schritt werden die Bestellungen dem Workflow hinzugefügt. Im Fall von Papierbestellungen werden diese per Scan dem Workflow hinzugefügt, digitale Bestellungen gelangen per Import in den Workflow.

Daraufhin werden die Daten der Bestellung auf Kopf- und Positionsebene zunächst per OCR ausgelesen, klassifiziert und mit Hilfe der SAP Stammdaten validiert. Anschließend erfolgt die Übergabe in ein Sales-Order-Cockpit in SAP. Bestellungen, die per EDI eingehen, werden direkt in das Sales-Order-Cockpit in SAP übertragen, da bei diesem Format kein Auslesen der Daten notwendig ist.

Individueller Prüf- und Freigabeprozess

Über den SAP Sales Order Workflow kann ein individueller Prüf- und Freigabeprozess abgebildet werden.

Sachliche Prüfung

Im Standard startet der digitale Workflow mit der sachlichen Prüfung der eingegangenen Bestellung durch die Mitarbeitenden im Vertrieb. Es können Abweichungen bezogen auf Preis, Menge, gewünschtem Liefertermin, oder ähnlichem sowohl intern als auch mit dem bestellenden Kunden geklärt werden.

Freigabestufen

Anschließend kann die Bestellung eine Freigabestufe durchlaufen, in der sie entweder freigegeben oder abgelehnt wird. Jeder Schritt wird in einem Workflowprotokoll festgehalten, welches am Ende automatisch generiert und mit der entsprechenden Bestellung und allen zugehörigen Dokumenten archiviert wird.

Anlage SAP Sales Order

Wurde die Bestellung freigegeben, erfolgt die Anlage der SAP Sales Order, sowie nachgelagert der SAP Sales Order Confirmation.

Transparenz durch SAP-Cockpit

Das Cockpit in SAP ermöglicht einen transparenten Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Kundenbestellungen. Es ist jederzeit und sofort ersichtlich, in welchem Workflowschritt und bei welchem Mitarbeitenden sich diese befinden. Dabei lässt sich die Ansicht „Bearbeiter:in“ spezifisch anpassen.

Der dargestellte Workflow ist nur ein Beispiel und kann individuell auf die unternehmensbezogenen Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus kann der Workflow sowohl in der SAP GUI, als auch über SAP FIORI oder über ein Web- bzw. Mobile-Client abgebildet werden. Vor allem durch letzteres können auch Mitarbeitende ohne SAP-Zugriff in den Workflow eingebunden werden.

Was bringt ein automatisierter und optimierter SAP Sales Order Prozess?

Die Automatisierung und damit einhergehende Automatisierung des SAP Sales Order Prozesses bringt einige Vorteile für den Vertrieb mit sich:

• Eingehende Kundenbestellungen können zeitnah und automatisiert erfasst werden
• Workflow-gestützte Prüfung und Freigabe der Bestellungen
• Vollständige Transparenz, da das SAP Sales Order Cockpit einen umfassenden Überblick der im Unternehmen vorhandenen Kundenbestellungen gewährleistet
• Die Reduzierung des Aufwands bei der Erfassung der SAP Sales Order ermöglicht die zeitnahe Versendung von Bestellbestätigungen.
• Fehlerreduzierung
• All das führt zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit

Damit aber nicht genug. Die optimierte Verarbeitung von Kundenbestellungen hat auch einen direkten Einfluss auf die nachfolgenden Abteilungen, wie z.B. die Debitorenbuchhaltung:

• Reduzierung der Fehlerquote bei der Rechnungslegung
• Zeitnahe Fakturierung
• Reduzierung der Anzahl notwendiger Korrekturläufe

SAP Sales Order – Nur ein Teil des Order to Cash-Prozesses

Viele Firmen stehen vor der Herausforderung, den Order to Cash-Prozess in ihrem Unternehmen über alle Abteilungen und involvierte Personen hinweg konsistent und transparent zu gestalten. Dabei ist die Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen nur ein Bereich. Der beschriebene Workflow kann in gleicher Weise auch für die digitale Verarbeitung von eingehenden Auftragsbelegen bzw. Auftragsbestätigungen, Zahlungen, sowie Ausgangsrechnungen verwendet werden. Letzteres ist besonders beliebt, da die ausgehenden Rechnungen mit Hilfe des individuell anpassbaren Workflows vom Vertrieb geprüft werden können, bevor diese final an den Kunden geschickt werden. Dadurch werden Fehler in der Rechnungsstellung frühzeitig erkannt, bevor der Kunde involviert und möglicherweise die Geschäftsbeziehung belastet wird.

Du möchtest Dir anschauen, wie die digitale Verarbeitung von Kundenbestellungen tatsächlich funktionieren kann? Schau Dir dazu gerne unser Webinar an:

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