Geschäftsbezogene Dokumente einfach, automatisiert und digital aus SAP generieren. Das geht mit SAP Output Management. Welche entscheidenden Vorteile sich dabei ergeben und warum die Technologie ein zentraler Faktor für Kundenzufriedenheit ist – dazu mehr im folgenden Artikel.
Definition SAP Output Management
SAP Output Management ist der Oberbegriff verschiedener Funktionen für die Ausgabe von Dokumenten in SAP. Es geht zum einen um „Output“, das heißt die Bereitstellung verschiedener Dokumentenarten (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine etc.) in diversen medialen Formen. Zum anderen geht es um „Management“, das heißt, das System verwaltet alle Ausgabefunktionen an Kunden oder Mitarbeiter komplett automatisch oder in Teilen.
SAP Output Management unter der Lupe
Beim SAP Output Management handelt es sich um ein Framework mit zwei technischen Hauptbestandteilen: Ausgabesteuerung und Technologie der Formulargenerierung.
Die Ausgabesteuerung
Die Ausgabesteuerung ist dabei der erste Teil, welche die Ausgabeparameterfindung sowie die Ausgabeforderung beinhalten. Dies ist nichts anderes als ein Customizing, wann die Ausgabe eines bestimmten Dokumentes erfolgen soll und an welche Empfänger dies über welchen Kanal ausgerichtet wird. Beispielsweise wird eine Rechnung generiert, nachdem Ware an einen Kunden versendet wurde. Dabei wird vorher festgelegt, dass die Rechnung unmittelbar nach Versand der Ware per E-Mail an den Kunden geschickt wird.
Technologie der Formulargenerierung
Der zweite zentrale Bestandteil des ist die Technologie der Formulargenerierung. Es gibt verschiedene Arten von Formularen – beispielsweise Musterformulare, Anwendungsformulare oder Stand-Alone-Formulare. Der Begriff Formular steht hier lediglich für das Dokument mit seinen Bestandteilen. Bei einer Rechnung sind das beispielsweise der Rechnungsempfänger, das Unternehmenslogo, der Fußblock oder die einzelnen Rechnungspositionen. Mithilfe festgelegter Technologien werden die Formulare automatisch generiert.
SAP Output Management – Funktionen und Möglichkeiten
Das SAP Output Management ist vor allem geprägt durch Effizienz und Effektivität dokumentenbezogener Geschäftsprozesse. Der hohe Grad an Automatisierung vermeidet Fehler und spart zudem Kosten. Folgende Funktionen sorgen für die genannten Vorteile:
- Bestimmung der Ausgabe: Die Bereitstellung von Dokumenten auf Grundlage von Empfänger, Inhalt und Geschäftsregeln wird nach der am besten geeigneten Methode definiert
- Verteilung: Automatisierte Verteilung verschiedener Dokumente per E-Mail, Fax, Druck oder direkt ins Archiv
- Gestaltung von Dokumenten: Personalisierte und professionelle Ausgestaltung von Dokumenten, ganz abgestimmt auf den Empfänger
- Archivierung: Für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das korrekte Speichern und Verwalten von Dokumenten gibt es ein zentrales Repository
Ein großer Faktor für Kundenzufriedenheit
Wir alle möchten zufriedene Kunden, um sie langfristig zu halten und den Umsatz zu sichern. Eine hohe Kundenzufriedenheit wird häufig als Indikator für gute und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen betrachtet und steht für langfristige Gewinne und Wachstum für Unternehmen.
Für Kundenzufriedenheit spielt auf der einen Seite die Qualität des Produktes dabei eine große Rolle, auf der anderen Seite aber hat der Service eine große Relevanz. Beim Service kommt das SAP Output Management ins Spiel. Die im vorherigen Abschnitt genannten Funktionen ermöglichen eine einheitliche Kommunikation und visuell ansprechende und personalisierte Dokumente für Kunden. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für effiziente Übermittlungswege zum Kunden, spart zudem zeitliche Ressourcen der Mitarbeiter und minimiert Fehlerquellen.
Wie sicher sind die gespeicherten Daten?
SAP Output Management stellt die sichere Verarbeitung, Verteilung und Speicherung von Dokumenten und Daten bereit. Mit einer mehrstufigen Sicherheitsarchitektur, welche verschiedene Verschlüsselungsmechanismen, Authentifizierungsverfahren und Sicherheitsprotokolle beinhaltet, ist der Datenschutz gewährleistet. So werden die Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Weitergabe oder Verlust geschützt. Das SAP Output Management sollte zudem so konfiguriert werden, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet und gespeichert, Dokumente ordnungsgemäß archiviert und in bestimmten Bereichen jeder Zugriff auf ein Dokument protokolliert werden.
Der Weg zu SAP S/4HANA Output Management?
SAP S/4HANA Output Management ist eine Version der SAP, welche speziell für die S/4HANA Plattform entwickelt wurde. Während die klassische Version für den Einsatz in älteren SAP-Systemen, wie SAP ECC oder SAP R3 entwickelt wurde, ist die neue Version eng in die SAP S/4HANA Plattform integriert.
Ganz ohne Einsatz separater Systeme können Dokumente direkt aus den Geschäftsprozessen von SAP S/4HANA generiert werden. Zudem nutzt SAP S/4HANA Output Management die modernen Technologien von S/4HANA, beispielsweise die Nutzung der SAP Fiori Nutzeroberfläche. Weiterhin bringt es einige neue Funktionalitäten mit, wie zum Beispiel die Option, Dokumente direkt aus der Transaktion heraus zu drucken oder E-Rechnungen direkt zu verarbeiten.
Um das neue Output Management nutzen zu können, ist auch die neueste und cloudbasierte Version SAP S/4HANA erforderlich.
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