SAP Invoice – 5 Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung in SAP

Mitarbeitende aus dem Finanz- und Rechnungswesen beschäftigen sich täglich mit einer Vielzahl von eingehenden Rechnungen. Häufig arbeiten an einer Rechnung mehrere Mitarbeitende, welche zum Beispiel den Eingang der Rechnung erfassen, die Prüfung durchführen oder die Buchung tätigen. Durch die erforderlichen Bearbeitungsschritte sowie die Anzahl der involvierten Bearbeitenden, bietet die Rechnungsverarbeitung viel Potenzial für eine Optimierung, entlang des gesamten Prozesses. Wir erklären unseren digitalen Prozess einer SAP Invoice und welche Vorteile sich daraus ergeben!

SAP Invoice: Effizientes Verarbeiten mit digitalen Prozessen

d.velop invoices for SAP verhilft zu einer durchgängig digitalisierten Rechnungsverarbeitung in SAP. Fangen wir an bei der Erfassung von Rechnungen: Die Dokumente laufen in den unterschiedlichsten Formaten über diverse Kanäle ein. Papierbelege werden über Scans digitalisiert und elektronisch eingehende Rechnungen werden über eine Importschnittstelle ausgelesen.

Daten klassifizieren

Im nächsten Schritt wird die Rechnung von der Software erfasst, ausgelesen und klassifiziert. Bei der Erfassung geht es insbesondere um die Kopf- und Fußdaten, die mit den SAP-Stammdaten abgeglichen werden. Papierbelege werden dabei mithilfe einer OCR-Software ausgelesen und klassifiziert, um damit alle Daten der vorliegenden Rechnung zu erfassen und ein digitales Dokument zu erzeugen.  Elektronische Rechnungsformate werden mittels Importschnittstelle direkt in die Software überführt und klassifiziert.

Abgleich mit SAP-Stammdaten

Die Rechnungsdaten werden in diesem Schritt automatisch erkannt und erfasst. Anhand eines Abgleichs mit den SAP-Stammdaten kann die Rechnung direkt dem Unternehmen und einem Lieferanten zugeordnet werden. Zudem kann die Software die Positionen und Werte der Rechnung lesen und diese vorhandenen Bestellungen zuordnen. Auf Basis des erkannten Kreditors und Buchungskreises kann der document reader invoice eigenständig Vorschläge für die Kontierung (z.B. Sachkonto und Kostenstelle) unterbreiten. Die Optimierung der Erkennung ist ein stetiger Prozess, welcher laufend fortgeführt wird. Durch die Anpassung und Vervollständigung der Daten in der laufenden Bearbeitung lernt die Software in Form eines Autotrainings immer weiter dazu und wird effizienter.

Datenverwaltung mit SAP Invoice

Nach dem automatischen Auslesen der Rechnung wird diese an das SAP Rechnungscockpit übergeben. Dies ist die zentrale Übersicht aller ausgelesenen Rechnungen. Dort kann der aktuelle Status aller Eingangsrechnungen und Gutschriften hinsichtlich Bearbeiter:in, Bearbeitungsstatus, Rechnungsbetrag, Kreditor, Währung, Skontofrist und vielen weiteren einstellbaren Kriterien eingesehen werden. Dies verschafft eine allumfassende Transparenz, um zum Beispiel Skontofristen einzuhalten und zu jedem Zeitpunkt den Status der Rechnung zu kennen.

Aus dem Rechnungscockpit wird ein Rechnungsworkflow für die Bearbeitung der Belege gestartet. Für die Zuordnung der jeweiligen Bearbeiter oder Bearbeitergruppen werden Regeln definiert, die es ermöglichen, bereits bei der Erfassung der Rechnung den korrekten Bearbeiter automatisiert zuzuweisen. Der zugewiesene Bearbeiter sieht die Rechnung im Rechnungscockpit und wird zeitgleich direkt über seinen Postkorb (Benachrichtigung via E-Mail oder SAP Business Workplace) über die anstehende Tätigkeit informiert. Daraufhin folgt ein im Rahmen eines Workshops definierter Prüf- und Freigabeprozess. Dieser Prozess kann anhand von Rechnungsarten, Kreditoren, Warengruppen, Beträgen und vielen weiteren Kriterien definiert werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses, erfolgt die Verbuchung im Finanz- und Rechnungswesen.  Dort wird nach der Verbuchung der Rechnung eine digitale Zahlungsvorschlagsliste generiert, welche alle Informationen zur Prüfung und Zahlung bereitstellt, sodass der Prozess mit der Zahlung an den Kreditoren abgeschlossen werden kann.

Bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in SAP ergeben sich 5 zentrale Vorteile:

1. Zeitersparnis
   Durch den zentralen Überblick aller Rechnungen samt Status während des gesamten Prozesses mit der SAP Invoice, sparen die Bearbeitenden enorm viel Zeit, da die Suche nach Informationen entfällt und durch automatisierte Workflows, die involvierten Bearbeitenden oder die Vertretung sofort informiert werden.
   
2. Kostenersparnis
   Neben den ersparten Papier- und Druckkosten sind durch automatisierte Workflows weniger Mitarbeitende, weniger lange mit der Bearbeitung der Rechnungen beschäftigt. Es gibt direkt einen zuständigen Bearbeitenden und gegebenenfalls einen Vertretenden. So wird unnötige Koordination vermieden. Außerdem wird durch die automatische Klassifizierung der Rechnungsdaten, die manuelle Datenerfassung vermieden. Bei sogenannten MM-Rechnungen (mit Bestellbezug), kann die Rechnung sogar ohne jegliche Beteiligung eines Bearbeitenden verbucht werden.
   
3. Transparenz
   Alle eingehenden Rechnungen werden zentral im Rechnungscockpit abgebildet. Diese Grundlage ermöglicht eine vollständige Transparenz aller Rechnungen. Durch automatisch generierte Workflow-Protokolle nach abschließender Verbuchung der Rechnung kann auch im Nachgang der gesamte Verarbeitungsprozess der Rechnung ermittelt werden.
   
4. Geringere Fehlerquote
   Die Grundlage für eine geringere Fehlerquote ist der document reader invoice. Aufgrund des automatisierten Auslesens der Rechnungsdaten sowie Abgleich der Bestelldaten in Kombination mit dem Autotraining werden Eingabefehler vermieden.  
   
5. Automatische revisionssichere Archivierung
   Bereits nach dem Erfassen der Rechnung wird diese automatisch revisionssicher und GOBD-konform beispielsweise mittels ArchiveLink-Schnittstelle archiviert. Es muss sich also im Nachgang nicht mehr gesondert um die Archivierung der Dokumente gekümmert werden. Die Belege werden mit der Buchung an den SAP Buchungsbeleg verknüpft und dort jederzeit für Prüfungshandlungen im Zugriff.