Du stehst vor der Frage: Wie optimiere ich mein SAP Document Management und welches der zahlreichen Angebote auf dem Markt ist das richtige System für mich? Wir haben fünf Tipps, die Dich bei Deiner Auswahl unterstützen.
1. Integration in SAP
Die wohl naheliegendste Funktion, die ein Dokumentenmanagement-System in diesem Fall mitbringen sollte, ist die Integrationsmöglichkeit in Dein SAP-System. Niemandem ist geholfen, wenn das SAP Document Management außerhalb vom ERP-System stattfindet und zusätzlich zu den zahlreichen Anwendungen und Programmen noch ein weiteres Fenster geöffnet werden muss. Stattdessen sollte das DMS so integriert sein, dass die Mitarbeitenden es im SAP-System innerhalb beliebiger Transaktionen aufrufen und darin arbeiten können.
2. Revisionssichere, langzeitstabile Ablage der Dokumente
Ein weiterer Faktor, der grundsätzlich im Zusammenhang mit Dokumenten – nicht nur beim SAP Document Management – enorm wichtig ist, ist die Revisionssicherheit. Das Dokumentenmanagementsystem sollte eine revisionssichere, langzeitstabile Ablage aller Dokumente und somit die Einhaltung der GoBD gewährleisten. Hier musst Du bei Deiner Auswahl nicht nur auf das Versprechen der Hersteller vertrauen. Es gibt entsprechende Zertifizierungen, beispielsweise IDW PS 880. Bei dieser Zertifizierung wird durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bescheinigt, dass die Software bei sachgerechter Verwendung Revisionssicherheit bietet.
3. Optimale Unterstützung Deiner Geschäftsprozesse
Ein Aufruf des DMS im SAP-System unterstützt Deine Geschäftsprozesse in optimaler Weise. Durch das Öffnen direkt in der Transaktion, hast Du Zugriff auf alle Dokumente, die für die Geschäftsprozesse notwendig sind und Du sparst Dir mühseliges Zusammensuchen. Darüber hinaus können Dokumente zum jeweiligen Geschäftsvorgang direkt und unkompliziert per Drag and Drop im DMS abgelegt werden.
SAP Document Management bedeutet aber nicht nur Dokumente abzulegen und anzuzeigen. Ein DMS sollte die Möglichkeit zur Nutzung und Erstellung von Workflows mitbringen. Zum Beispiel die workflowgestützte Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Kundenaufträgen, Lieferscheinen und u.v.m. oder auch die unkomplizierte Erstellung von internen Umlaufmappen für verschiedenste Dokumente. Diese Funktionen ermöglichen eine optimale Unterstützung und Beschleunigung Deiner Geschäftsprozesse.
4. ArchiveLink und CMIS – nicht entweder oder, sondern und!
Im Zusammenhang mit dem Thema SAP Document Management hast Du Dich sicherlich auch schon mal mit der Frage der Betriebsform beschäftigt – on-premises, cloud, hybrid, ArchiveLink oder CMIS. Ein DMS sollte Dir die größtmögliche Flexibilität geben und Dich nicht in Deinen Möglichkeiten einschränken. Im Idealfall hast Du beim DMS die freie Wahl der Betriebsform und die Sicherheit, dass im Falle einer Änderung eine Migration jederzeit möglich ist. Um diese Flexibilität zu gewährleisten, sollte das DMS daher sowohl ArchiveLink-, als auch CMIS-fähig sein.
5. Denke über Dein SAP-System hinaus
SAP Document Management ist ein wichtiges Thema. Häufig gibt es aber in Unternehmen auch Mitarbeitende, die nicht im SAP-System arbeiten, aber in gleicher Weise Zugriff auf die Informationen haben müssen. Daher der Tipp: Denke über Dein SAP-System hinaus.
Ein DMS sollte auch unabhängig von der Integration in das SAP-System funktionieren, beispielsweise über einen Browser. Für Mitarbeitende, die sich den Großteil ihrer Arbeitszeit im E-Mail- oder einem Office-Programm bewegen, ist eine Integration in diese Anwendungen sicherlich hilfreich. Im Bereich der Workflows sollte das DMS einen Web- und/oder Mobile-Client mitbringen, um sowohl SAP- als auch non-SAP-User einbinden zu können. Diese flexiblen Bedienvarianten ermöglichen zusätzlich auch standortunabhängiges Arbeiten. Wichtig dabei ist, dass egal, ob Du das DMS aus dem SAP oder einer Office-Anwendung heraus, im Browser oder mobil öffnest, Du in jedem Fall mit denselben Informationen und Funktionen arbeitest.
Das DMS sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein und somit einen hohen Schulungsaufwand vermeiden. Das erleichtert den Mitarbeitenden nicht nur die Arbeit, Du sparst auch Zeit und erhöhst die Akzeptanz bei der Einführung eines neuen Tools.
Der letzte, aber nicht weniger wichtige Faktor, ist die Möglichkeit, das DMS zu einem vollwertigen Enterprise Content Management System auszubauen. Das natürlich immer frei nach dem Motto: Alles kann, nichts muss! Wenn Du beispielsweise zur optimalen Unterstützung Deiner Geschäftsprozesse zusätzlich zum DMS auf eine elektronische Signatur Software, eine Vertragsmanagement-Software oder ein Reisekostenmanagement setzen möchtest, sollten diese Module einfach und unkompliziert jederzeit ergänzt werden können.
Fazit
Es ist sicherlich keine Überraschung, dass unser DMS d.velop documents all das bietet und noch vieles mehr. Du möchtest die Zukunft Deines Unternehmens digital gestalten? Ein DMS trägt einen großen Teil dazu bei, weil es die Verwaltung und Nutzung digitaler Dokumente vereinfacht und optimiert.