Häufig ist Salesforce das führende System in Unternehmen und wird in diversen Geschäftsbereichen genutzt: Ob im Vertrieb, Service oder Marketing – Prozesse werden über Salesforce abgebildet. Das Erstellen und Managen der dazugehörigen Dokumente erfolgt dabei jedoch häufig in einer zerstreuten IT-Landschaft. Dies hat zur Folge, dass Dokumente in verschiedenen Systemen gespeichert sind und nicht allen Mitarbeitenden zentral zur Verfügung stehen. Damit geschäftsrelevante Prozesse allerdings effektiv ablaufen, müssen alle Abteilungen Zugriff auf die passenden Dokumente haben. Folglich ist der Standardumfang der Salesforce Collaboration oft nicht ausreichend. Wie genau der Standardumfang aussieht und warum die Einführung eines DMS erfolgreiche Salesforce Collaboration Möglichkeiten bietet, erfahrt im Blogartikel.
Was bedeutet eigentlich Salesforce Collaboration?
Unter Collaboration im Allgemeinen versteht man „das gemeinsame Bemühen von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine Aufgabe zu bewältigen oder ein Projekt auszuführen. Hierbei können die Projektteams sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt sein. So ist es möglich, dass sich ein Teil der Mitarbeiter an einem anderen Standort des Unternehmens oder in einer anderen Abteilung befindet. Auch externe Dienstleister lassen sich auf diese Weise einbinden.“
Salesforce Colloboration bedeutet in diesem Zusammenhang, die Kollaborationsmöglichkeiten, die durch den Einsatz von Salesforce einem Unternehmen ermöglicht werden. Wie bereits angemerkt sind diese im Standardumfang nur recht eingeschränkt vorhanden, um eine erfolgreiche Collaboration im Unternehmen zu ermöglichen.
Mit integriertem DMS erfolgreiche Salesforce Collaboration ermöglichen
Ein Zugriff aller Personen auf Dokumente ist ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg zur Salesforce Collaboration. Allerdings reicht der Zugriff auf Dokumente allein nicht aus, es benötigt auch einfach funktionierende Möglichkeiten, um Workflows zu starten oder Dokumente systemübergreifend zu bearbeiten. Für diese Zwecke sind die Standard-Features von Salesforce oftmals nicht ausreichend und stellen Unternehmen bei der Umsetzung von Prozessen vor Herausforderungen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das zentral für alle Mitarbeiter erreichbar ist und zudem Schnittstellen zu gängigen CRM- und ERP-Systemen bietet, kann der Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmens einen Schub nach vorne geben.
Aber schauen wir uns die gegebenen Möglichkeiten in Salesforce und die Vorteile durch die Ergänzung eines DMS einmal Schritt für Schritt an!
Die Bordmittel für Dokumente in Salesforce
Beschäftigt man sich mit Dokumentenmanagement innerhalb von Salesforce, lohnt sich ein Blick auf die bereits im Standard enthaltenen Features, mit deren Hilfe Dokumente verwaltet werden können und Collaboration ermöglicht werden soll:
- Files Home: Unter „File Home“ können persönliche Dokumente hochgeladen und mit Teammitgliedern geteilt werden.
- Salesforce CRM-Content: Ermöglicht das Erstellen und Teilen verschiedener Dokumente aus Vorlagen heraus. Die Dokumente sind innerhalb des Teams und extern teilbar.
- Salesforce Knowledge: Hier werden Artikel geteilt, die dem Wissenstransfer dienen. Die Artikel können in verschiedenen Kategorien eingeteilt und intern als auch extern zur Verfügung gestellt werden.
- Documents Tab: Logos etc. (Visualforce) können hier abgelegt werden.
- Attachments: Diese Funktionalität bietet die Möglichkeit, Files an verschiedene Datentypen (Verträge/Angebote) als Anhang hinzuzufügen.
Den in den verschiedenen Kategorien abgelegten Dokumenten können nach der Ablage weitere Metadaten hinzugefügt werden, um das Wiederauffinden über die globale Suche zu verbessern. Richtige DMS-Funktionalitäten dagegen, wie eine Volltext-Suche oder die Attribut-basierte Suche sind nicht möglich. Dokumentbasierte Workflows, wie z.B. Genehmigungsprozesse von Eingangsrechnungen sind in Salesforce auch nicht abbildbar und können nur umständlich über den Process Builder oder Flows als eigene Logik erstellt werden.
Wie kann ich Dateien verwalten, die in Salesforce gespeichert oder erstellt wurden?
Sobald ein Dokument in Salesforce gespeichert ist, sind die Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung dann leider nur noch sehr begrenzt:
- Viewer: Der Viewer zeigt eine Vorschau des Dokumentes an, erweiterte Funktionen wie zoomen existieren nicht.
- Download: Die Dateien können heruntergeladen werden.
- Share: Dokumente können innerhalb der Organisation geteilt werden
- Public link: Durch das generieren einen öffentlichen Links können auch externe Personen auf Dokumente zugreifen.
- Upload new version: Nutzer können eine neue Version des Dokumentes hochladen.
- File details: Hier können weitere Metadaten zu dem Dokument hinzugefügt werden (Titel und Beschreibung sind der Standard):
Wie werden Dokumente in Salesforce gespeichert?
Nicht zuletzt ist auch der Speicher in der Salesforce-Welt ein Thema. Zwar erhält jede Organisation und jeder User ein inklusives Speichervolumen, es wird jedoch teuer, wenn dieser Inklusivspeicher ausgeschöpft ist. Um zusätzlich Speicherplatz außerhalb von Salesforce einzubinden, stellt Salesforce den „Salesforce Files Connect“ bereit. Dadurch können Cloud-Speicher wie OneDrive, Box oder Google Drive integriert und genutzt werden. Dieses Tool bringt jedoch einige Einschränkungen mit: Dateien können lediglich mit Kollegen über die Chatter-Funktion geteilt und angepinnt werden.
Auf den ersten Blick erscheinen die Funktionen vielfältig. Jedoch reichen diese nicht aus, um wirklich im gesamten Unternehmen mit Dokumenten kollaborativ zu arbeiten.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für Salesforce
Nachdem wir nun die Dokumentenfunktionen in Salesforce beleuchtet, zeigt sich ein durchwachsenes Bild. Nicht alle Mitarbeitenden im Unternehmen werden einen Salesforce-Account besitzen und haben dadurch keine Möglichkeit, mit Dokumenten innerhalb von Salesforce zu arbeiten. Aufgrund der hohen Lizenzkosten bei Salesforce, ist dies auch nicht in allen Fällen eine Option. Hinzukommen die hohen Speicherkosten in der Salesforce-Cloud, die bei hohem Dokumentenaufkommen eine weitere Hürde darstellen. Durch eine verteilte Systemlandschaft gibt es Dokumente, die in anderen Systemen generiert werden und entsprechend nicht in Salesforce zur Verfügung stehen. In diesem Fall kann die Einführungs eines DMS wie d.velop documents in Verbindung mit einer umfassenden Salesforce-Integration helfen, alle kundenzugehörigen Dokumente den Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus bietet ein DMS mit Integration in die Salesforce-Umgebung weitere Vorteile:
Eindeutige (digitale) Ordnerstruktur & Metadatenabhängige Suche
Bei hohem Dokumentenaufkommen kann es zu Schwierigkeiten bei der Suche von Dateien und Dateiinformationen kommen. Besonders wenn ein Dokument in verschiedenen Datensätzen relevant ist, können schnell unnötige Duplikate entstehen, die zusätzlichen Speicherplatz einnehmen und dazu führen, dass Mitarbeitende mit unterschiedlichen Informationsständen arbeiten. Mit Hilfe einer kontextbezogenen Suche über Metadaten und einer zentralen digitalen Ordnerstruktur lassen sich die Dokumente strukturiert auch in unterschiedlichen Datensätzen direkt innerhalb von Salesforce anzeigen. Dies hat zur Folge, dass jeder Mitarbeiter jederzeit alle relevanten Informationen auffinden kann.
Erweiterte Suchfunktionen
Die globale Suche in Salesforce bietet ausschließlich der Möglichkeit, eine Suche nach Dateinamen auszuführen, was bei vielen Unbekannten dazu führt, dass Dateien nicht gefunden werden. Sagen wir, du möchtest nach einem Auftrag für einen Kunden suchen, es ist jedoch keine Auftrags- oder Vorgangsnummer zur Hand. Du weißt nur, dass der Kunden das Produkt „DMS“ bestellt hat. Hier helfen die mächtigen Suchfunktionen eines DMS. Denn in diesem wird neben dem Dateinamen außerdem in den Metadaten, den Attributen und im gesamten Text gesucht! Ermöglicht durch die enthaltene OCR-Volltexterkennung. Damit ist auch bei wenig vorhandenen Informationen ein Suchergebnis gesichert.
Office Integration
Fast alle gängigen Dokumentenmanagement Systeme bieten mittlerweile eine Office-Integration an, sodass Office-Dokumente direkt im Browser bearbeitet werden können. Mit einer entsprechenden Integration in die Salesforce-Welt können also Angebote, Verträge o.ä. direkt aus Salesforce heraus in den Office-Applikationen bearbeitet, finalisiert & dann dem Kunden per Salesforce Bordmittel zur Verfügung gestellt werden. Ein weiteres wichtiges Feature auf dem Weg zur erfolgreichen Salesforce Collaboration!
Nahtlos integriertes DMS in Salesforce
Storage Kosten sparen und effizienter arbeiten!
Gesetzliche Vorgaben
Unternehmen in der Europäischen Union werden im Rahmen der gesetzeskonformen Datenhaltung vor große Herausforderungen gestellt. Ob GoBD oder GDRP (DSGVO), ein DMS als zentrale Datenhaltung befähigt Unternehmen dazu, Dokumente revisionssicher und nachvollziehbar aufzubewahren und allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Außerdem werden die Daten innerhalb der EU gespeichert, was sowohl bei der Speicherung in Salesforce als auch bei anderen Anbietern nicht unbedingt der Fall ist.
Immer und überall die aktuelle Version eines Dokumentes
Eine dezentrale Datenhaltung und der fehlende Zugriff für einen Teil der Mitarbeitenden führt regelmäßig zu Duplikaten und veralteten Dateien. Durch den Einsatz von d.velop documents können alle Mitarbeitenden an ein und demselben Dokument arbeiten – unabhängig ob in Salesforce oder direkt im DMS. Durch die Revisionssicherheit können die Änderungen an Dokumenten immer nachvollzogen und im Bedarfsfall eine ältere Version wiederhergestellt werden.
Das Repository bleibt die Wahl des Unternehmens
Ob d.velop documents in der Cloud, on Premise oder in einer hybriden Version genutz wird – es besteht die freie Wahl und das System kann ganz nach den eigenen Wünschen aufgebaut werden. Zusätzlich dazu bietet d.velop über einen Microsoft 365 Adapter die Möglichkeit auch einen Sharepoint als Repository zu nutzen. Natürlich besteht auch in dieser Variante immer innerhalb von Salesforce Zugriff auf die Dokumente.
Ist d.velop documents for Salesforce für mich geeignet?
Zuallererst stellt sich die Frage, was mit einem DMS für Salesforce erreicht werden soll. Sollen die vorhandenen Dateien und Dokumente lediglich an einem anderen Ort gespeichert werden, um die Speicherkosten bei Salesforce zu verringern? Dann sind externe Speicherapps verschiedener Anbieter wahrscheinlich die beste Lösung und völlig ausreichend.
Die Wahl des richtigen DMS für optimale Salesforce Collaboration
Wenn die vorhandenen Dokumente im Unternehmen jedoch vernünftig organisiert, unternehmensweit für alle Mitarbeitenden bereitgestellt und entsprechende DMS/ECM Funktionalitäten genutzt werden sollen, dann kann sich ein Blick auf d.velop documents for Salesforce lohnen. Um eine Entscheidung zu treffen, können folgende Fragen relevant sein:
- Gibt es Mitarbeitende im Unternehmen, die keinen Zugriff auf Salesforce haben, aber dennoch Dokumente anschauen oder ablegen müssen?
- Möchte ich Zugriff auf alle relevanten Dokumente eines Kunden haben, auch wenn diese nicht in Salesforce erzeugt oder gespeichert wurden?
- Muss ich rechtliche Vorgaben bei der Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten einhalten?
- Möchte ich mein Salesforce um echte DMS-Funktionalitäten erweitern?
- Sollen meine Mitarbeitenden noch effizienter und schneller mit Salesforce arbeiten können?
Für einige Unternehmen werden die Onboard-Mittel der Dokumentenverwaltung innerhalb Salesforce ausreichen. Wenn Unternehmen jedoch nach Optionen suchen, mehr aus ihren Daten herauszuholen, die abteilungsübergreifende Arbeit (Stichwort: Collaboration) effizienter zu gestalten und zuletzt für ein großartiges Kundenerlebnis zu sorgen – dann lohnt sich ein Blick auf d.velop documents for Salesforce!