Routineaufgaben: In 4 Schritten zur Automatisierung & Optimierung

Routineaufgaben sind ein Bestandteil vieler Aufgabenbereiche und machen einen erheblichen Anteil der täglichen Arbeitszeit aus. Laut einer Studie von Accenture könnten durch Automatisierung und Digitalisierung bis zu 25 % der Arbeitszeit von Fachkräften eingespart werden, wenn Routineaufgaben automatisiert oder digitalisiert würden. In diesem Blogartikel erfährst du, was Routineaufgaben eigentlich sind, welche Herausforderungen sie mit sich bringen und welche Vorteile durch Digitalisierung und Automatisierung erreicht werden können. Los geht’s!

Was sind Routineaufgaben?

Beispiele für Routineaufgaben in verschiedenen Bereichen

Routineaufgaben treten in nahezu allen Arbeitsbereichen und Abteilungen auf. Neben der Verarbeitung von E-Mails, Rechnungsbearbeitung, Vertragsprüfung, Datei- und Dokumentenverwaltung zählen auch die Maschinenbedienung in der Produktion oder die Pflege von Patientendaten und Krankenakten im Gesundheitswesen dazu. Die Aufzählung ist natürlich nicht vollständig. Dennoch gibt sie einen ersten Eindruck von den verschiedenen Routineaufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen.

Was sind die Herausforderungen von Routineaufgaben?

Um den Betrieb des Unternehmens aufrechtzuerhalten, sind oft viele Routineaufgaben notwendig, dennoch bringen sie auch Herausforderungen mit sich. Routineaufgaben wiederholen sich oft und sind eintönig, was dazu führen kann, dass Mitarbeiter:innen sich langweilen oder sich unterfordert fühlen. Das kann Probleme nach sich ziehen:

1. Aufgaben werden später und teilweise schlechter ausgeführt, als es möglich wäre, da Mitarbeiter:innen nicht mehr wirklich motiviert sind.
2. Ablenkung oder Müdigkeit erhöht die Wahrscheinlichkeit für Fehler. In Produktionsunternehmen kann dies sogar zu Sicherheitsrisiken führen.

Diese Probleme lassen sich durch Digitalisierung und Automatisierung lösen und schaffen weitere Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeitenden.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von Routineaufgaben?

• Zeitersparnis: Mitarbeiter:innen können sich intensiver um ihre eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben kümmern, wenn weniger Routineaufgaben anfallen
• Effizienzsteigerung: Die geballte Arbeitskraft fließt in das Hauptgeschäft, Projekte können schneller abgeschlossen werden
• Motivationssteigerung: Mitarbeiter:innen können bei der Arbeit das tun, was sie wirklich können
• Transparentere Prozesse und mehr Flexibilität: Durch eine digitale Abbildung von Prozessen kann jeder Schritt nachverfolgt werden. So wird die Kommunikation vereinfacht und Aufgaben können zu jeder Zeit und von jedem Ort durchgeführt werden
• Verbesserung der Qualität: Automatisierung kann dazu beitragen, Fehlerquellen zu minimieren und die Qualität der Arbeit zu verbessern
• Einsparen von Kosten: Durch schnelleres und effizienteres Erledigen von Aufgaben können Kosten gesenkt werden
• Wettbewerbsvorteile: Durch motivierte Mitarbeiter:innen, transparentere Prozesse sowie die Effizienzsteigerung verschafft man sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz

Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels ist es besonders wichtig, motivierte Mitarbeiter:innen zu bekommen und vor allem zu behalten.

Jetzt kennen wir die Vorteile der Automatisierung und Digitalisierung, nur wie geht man nun konkret vor? Die folgenden Schritte helfen dir bei der Umsetzung:

Mit welchen Schritten können Routineaufgaben automatisiert werden?

Um den Problemen, die Routineaufgaben mit sich bringen entgegenzutreten und die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen, sind grundsätzlich nur 4 Schritte notwendig. Dabei ist der erste Schritt fast der wichtigste: das Bewusstsein schaffen, dass es überhaupt ein Problem gibt. Das sollte zum einen in der Geschäftsführungsebene geschehen, zum anderen aber auch bei den Mitarbeiter:innen. Einige Unternehmen sichern Mitarbeitenden, die Einsparpotenziale in Prozessen identifizieren, einen Anteil am Gewinn durch die Einsparungen. Ob durch solch eine Maßnahme oder auf anderem Wege: Es ist wichtig, dass möglichst viele Mitarbeitende Potenziale für Optimierungen wahrnehmen.

1. Routineaufgaben identifizieren

Ist das Bewusstsein geschaffen, geht es an die Identifikation von Routineaufgaben, die automatisiert werden können. Es können nicht alle, aber doch ein Großteil der Routineaufgaben digital ausgeführt werden. Am besten definiert jedes Team, welche Routinetätigkeiten anfallen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen und ob sie digitalisierbar sind. Die Aufgaben, auf die beides zutrifft, sollten auf jeden Fall ganz oben auf der Liste stehen.

2. Die geeignete Software finden und einführen

Sobald feststeht, welche Prozesse digitalisiert werden können, kannst du dich auf die Suche nach einer passenden Softwarelösung machen. Wichtig dabei ist, dass die Software deinen Anforderungen entspricht. Folgende Fragen sollten bei der Auswahl einer Softwarelösung berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Lösung den Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht:

• Bietet die Software alle notwendigen Funktionen?
• Kann die Software mit deinem Unternehmen wachsen und zukünftige Anforderungen erfüllen? Neben dem Dokumentenmanagement und einer Rechnungsverarbeitung kann ggf. auch ein Vertragsmanagement, eine elektronische Signatur Software oder digitale Postzustellung Sinn ergeben.
• Ist die Software einfach zu bedienen?
• Ist die Software mit anderen System und Anwendungen kompatibel, die du bereits verwendest?
• Welcher Support und welche Schulungsangebote bietet der Softwarehersteller?
• Liegt die Software inklusive aller Leistungen innerhalb deines Budgets?

Nachdem die passende Software gefunden wurde, kannst du diese implementieren und entsprechend einrichten.

3. Testen und optimieren

Nach erfolgreicher Einrichtung der Software solltest du gründlich testen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert. Notiere eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten, damit diese schnell behoben und optimiert werden können. Eine regelmäßige Prüfung und Optimierung kann auch Sinn ergeben. So kannst du sicherstellen, dass alles effizient und fehlerfrei läuft und weitere Optimierungen einfließen lassen.

4. Das Team schulen 

Im besten Fall ist das Team bereits von Anfang an in den Prozess der Digitalisierung einbezogen worden. Spätestens jetzt solltest du jedoch noch einmal alle Mitarbeiter:innen umfänglich und transparent informieren. Ein weiterer wichtiger Punkt, um das gesamte Team mitzunehmen, ist jedoch die Schulung der Mitarbeiter:innen. Schulungen tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter die Software effektiv nutzen und das volle Potenzial ausschöpfen können. Dadurch können Fehler vermieden und die Produktivität gesteigert werden.

Fazit

Routineaufgaben sind meist wichtig, um das Unternehmen am Laufen zu halten. Auf der anderen Seite bringen sie einige Herausforderungen und Probleme mit sich, gerade in Bezug auf Mitarbeiter:innenmotivation. Hier hilft die Digitalisierung solcher Aufgaben. Und entgegen der Aussage von Kritikern der Digitalisierung geht es dabei nicht darum, Menschen wegzurationalisieren, sondern vielmehr eine effizientere Arbeitsweise mit motivierten Mitarbeiter:innen zu erreichen. Wie d.velop beim digitalen Wandel und der Digitalisierung unterstützen konnte, erfährst du bei unseren Erfolgsgeschichten.