Der Staat nimmt Unternehmen in die Pflicht, im Zuge der Digitalisierung bestimmte gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ein Beispiel: Vorgaben und Vorschriften, die die digitale Archivierung von Dokumenten betreffen. So sind Unternehmen laut GoBD-Richtlinien beispielsweise dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Der Zweck: Bei einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung können sie anhand von Dokumenten, die originalgetreu und unverändert sind, zügig die Rechtmäßigkeit ihrer Buchhaltung nachweisen. Die digitale Archivierung macht es dabei einfach, entsprechende Dokumente schnell zu finden und zu überprüfen. Wie die revisionssichere Archivierung funktioniert, welche Dokumente davon betroffen sind und welche Tools es gibt, um sie umzusetzen, erfährst du in diesem Blogartikel.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Die revisionssichere Archivierung bezeichnet die unveränderbare, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Langzeitablage von Dokumenten und Dateien in einem digitalen Archivsystem. Unternehmen müssen in diesem Kontext sicherstellen, dass gespeicherte Daten, für die eine revisionssichere Archivierung verpflichtend ist, jederzeit überprüfbar und vollständig vorgelegt werden können. Diese Revisionssicherheit gilt etwa für die Archivierung von Rechnungen, Jahresabschlüssen oder anderen wichtigen Dokumenten.
Bedeutung für Unternehmen und Organisationen
Für Unternehmen ist die revisionssichere Ablage entscheidend, damit sie gesetzliche Vorgaben, die in den GoBD, im HGB und den DSGVO festgeschrieben sind, einhalten. Konkret bedeutet das:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern): Geschäftsrelevante Dokumente müssen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
- HGB (Handelsgesetzbuch): Kaufmännische Dokumente wie der Jahresabschluss sind ebenfalls revisionssicher zu archivieren.
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Datenschutzrechtliche Vorgaben regeln den Schutz und die Verwaltung personenbezogener Daten.
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Vorteile einer digitalen revisionssicheren Archivierung
Wer auf eine digitale, revisionssichere Archivierung setzt, ist mit seinem Unternehmen gut für die Zukunft gewappnet. Denn moderne Technologien helfen, die langfristige Integrität der Daten sicherzustellen und ein Maximum an Effizienz, Compliance und Datenanalyse zu gewährleisten. Weitere Vorteile sind:
- Effizienzsteigerung durch optimierte Dokumentenorganisation: Schnelle Ablage und unkompliziertes Wiederfinden von Dokumenten sparen Zeit und Platz.
- Gewährleistung der Datenintegrität und Unveränderlichkeit: Dokumente wie Rechnungen und PDFs können nachträglich nicht verändert werden.
- Rechtliche Absicherung und Minimierung von Risiken: Rechtssicherheit und Schutz vor Sanktionen
- Flexibler Zugriff und mobile Verfügbarkeit: Dank digitaler Lösungen, etwa einem Dokumentenmanagement-System, sind archivierte Dokumente jederzeit und überall zugänglich.
- Kostenvorteile gegenüber dem physischen Archivsystem: Kosten für Papier, Ordner und physischen Archivraum entfallen, was deutliche Einsparungen mit sich bringt.
Wichtige Dokumente für die revisionssichere Archivierung
Die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten ist gemäß den gesetzlichen Vorgaben ein essenzieller Bestandteil der digitalen Dokumentenverwaltung. Positive Nachrichten für Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sieht eine Fristverkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Dieses Gesetz wurde am 26. September 2024 vom Bundestag verabschiedet und ist mit dem Jahreswechsel in Kraft getreten.
Damit alle relevanten Unterlagen den Vorschriften entsprechen und jederzeit wiedergefunden werden können, sollten folgende Dokumente revisionssicher archiviert und verwahrt werden.
Technologische Lösungen für revisionssichere Archivierung
Technologische Lösungen für die revisionssichere Archivierung bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben effizient zu verwahren. Elektronische Archivsysteme wie etwa Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) mit angeschlossenem Archiv können in Form von On-Premises-, Hybrid- oder Cloud-Lösungen implementiert werden, um eine flexible digitale Archivierung zu gewährleisten.
Digitale Signaturen erhöhen die Sicherheit und Authentizität
Die Nutzung digitaler Signaturen erhöht die Sicherheit und Authentizität von Dokumenten, während Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen dafür sorgen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. So können alle archivierten Dokumente den Anforderungen der gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Insgesamt ermöglicht eine revisionssichere Archivierung die lückenlose Offenlegung und Nachvollziehbarkeit der archivierten Unterlagen.
10 Schritte: Wie führe ich eine digitale Archivierung ein?
Du möchtest eine revisionssichere digitale Archivlösung in deinem Unternehmen einführen? Gute Idee. Schließlich stellt eine solche Lösung sicher, dass du wichtige Unternehmensdokumente unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar speichern und dir so rechtliche und steuerliche Risiken ersparen kannst. Nur: Wie funktioniert das am besten? Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung hilft dir weiter:
- Gesetzliche Anforderungen prüfen: Informiere Dich über die gesetzlichen Vorgaben, z.B. die GoBD in Deutschland, damit Du weißt, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.
- Software auswählen: Wähle eine geprüfte Archivierungssoftware wie d.velop documents, die revisionssichere Speicherung unterstützt. Achte darauf, dass sie Funktionen wie unveränderbare Speicherung, Protokollierung und Versionskontrolle bietet.
- Dokumentationsrichtlinien erstellen: Lege interne Richtlinien fest, die bestimmen, welche Dokumente archiviert werden müssen, wer Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden.
- Zugriffsrechte definieren: Stelle sicher, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten Daten zugreifen können, indem Du klare Benutzer- und Zugriffsrechte einrichtest.
- Speichermedien auswählen: Nutze geeignete, langlebige Speichermedien oder sichere Cloud-Dienste, die revisionssicheres Speichern unterstützen.
- Automatisierte Workflows einrichten: Implementiere automatisierte Prozesse für die Archivierung, um menschliche Fehler zu minimieren und den Prozess effizienter zu gestalten.
- Backup- und Notfallpläne erstellen: Sorge für regelmäßige Backups und erstelle Notfallpläne, damit Du bei Datenverlust oder technischen Problemen schnell reagieren kannst.
- Regelmäßige Audits durchführen: Führe regelmäßige Überprüfungen und Audits durch, damit alle Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und revisionssicher bleiben.
- Mitarbeiterschulung: Schule deine Mitarbeiter im Umgang mit dem Archivierungssystem und den relevanten gesetzlichen Vorschriften.
- Dokumentationsprotokolle erstellen: Dokumentiere alle Schritte und Prozesse zur Einrichtung und Verwaltung der Archivierung, damit du bei einer Prüfung nachweisen kannst, dass Du die Anforderungen erfüllst.
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Fazit: Revisionssichere Archivierung als langfristige Unternehmenssicherung
Die revisionssichere Archivierung ist ein entscheidender Faktor für die langfristige Sicherung von Unternehmen, da sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet und somit kostspielige und rufschädigende rechtliche Streitigkeiten vermeidet. Mit der DMS-Software d.velop documents samt angeschlossenem Archivierungssystem können Unternehmen ihre geschäftsrelevanten Dokumente revisionssicher digital archivieren. Insgesamt ermöglicht eine durchdachte revisionssichere Dokumentenarchivierung nicht nur die rechtliche Sicherheit, sondern unterstützt auch die Digitalisierung und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
Häufige Fragen und Antworten zur revisionssicheren Archivierung
Ein Archiv ist revisionssicher, wenn die Archivierung manipulationssicher, unveränderbar und vollständig erfolgt, sodass die gesetzlichen Vorgaben, wie die GoBD, erfüllt werden. Insbesondere bei der digitalen Archivierung müssen Dokumente wie Rechnungen und Verträge so gespeichert werden, dass sie jederzeit für Steuerprüfungen und Betriebsprüfungen rechtmäßig offengelegt werden können.
Revisionssichere Dokumentation bedeutet, dass digitale Unterlagen, wie Rechnungen oder Jahresabschlüsse, so archiviert werden, dass sie unverändert, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sind. Dies erfüllt die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die GoBD, und stellt sicher, dass die Dokumente bei Betriebsprüfungen oder Steuerprüfungen rechtmäßig und prüfungssicher offengelegt werden können.
Revisionssicher speichern heißt, dass Dokumente wie Rechnungen und Belege unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und GoBD-konform digital archiviert werden, um den gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen. Diese revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass alle Unterlagen bei Betriebsprüfungen oder Steuerprüfungen rechtssicher vorgelegt und überprüft werden können, ohne dass Daten verloren gehen oder manipuliert werden.
Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten, wie Rechnungen, Belege und steuerlich relevante Unterlagen, müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung (GoBD) aufbewahrt werden. Die revisionssichere Ablage solcher Dokumente gewährleistet, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist originalgetreu, unveränderbar und jederzeit verfügbar bleiben, insbesondere für Steuerprüfungen und Betriebsprüfungen.