Geschäftsreisen sind oft kostenintensiv für Unternehmen. Aber wie können Reisekosten reduziert werden, ohne die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen oder die Unternehmenskultur zu beeinträchtigen? In diesem Artikel geben wir einige Dos and Don’ts, wie du mit dem richtigen Reisekostenmanagement die Reisekosten deines Unternehmens reduzieren kannst, ohne dabei an Qualität einzubüßen.
Dos zur Reduzierung von Reisekosten
Schaffe Anreize für deine Mitarbeiter:innen, um Reisekosten zu reduzieren
Eine bewährte Methode ist es, Anreize für geringere Reisekosten anzubieten. So funktioniert es: Wenn ein:e Mitarbeiter:in weniger als sein zugewiesenes Budget ausgibt, darf er einen Teil der Ersparnisse behalten. Dieser Ansatz ist eine Win-win-Situation und kann auch dem Unternehmen zugutekommen. Tatsächlich haben einige Unternehmen ihre Reisekosten allein durch Belohnung klugen Ausgabeverhaltens um 20-30 % reduziert.
Erhöhe die Flexibilität durch rechtzeitige Planung
Fördere Flexibilität! Auch wenn nicht jede Reise angepasst werden kann, lasse deine:n Reisemanager:in wissen, wenn sie etwas Spielraum haben. Um eine vorausschauende Planung zu fördern, solltest du einen Reiseantragsprozess in deine Reiserichtlinie aufnehmen. Dadurch kann dein:e Reisemanager:in Reisen buchen, wenn die Preise am niedrigsten sind. Durch die Vermeidung von Stoßzeiten und Feiertagen können hohe Kosten für Flüge und Hotels sowie andere Ausgaben vermieden werden.
Mach (angemessene) Ausnahmen von der Reiserichtlinie
Die Einhaltung der Reiserichtlinie ist wichtig, aber manchmal müssen Ausnahmen erlaubt werden. Um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen, gestatte eine gewisse Flexibilität. Beachte, dass es Situationen geben kann, in denen eine Geschäftsreise nicht der Richtlinie entspricht. Sei offen für Ausnahmen! Du kannst eine günstigere Option finden, wie eine alternative Fluggesellschaft oder ein Hotel außerhalb deines üblichen Netzwerks, die nicht strikt deiner Reiserichtlinie entsprechen.
Priorisiere die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Warum sich während einer Geschäftsreise in einem Taxi quälen? Staus, Verkehrsstaus und hohe Fahrpreise sind das Letzte, was du brauchst, wenn du ohnehin schon unter Zeitdruck stehst. Ermutige dazu, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen.
Fördere die Nutzung von Gruppenverkehr bei Reisen zum gleichen Ziel
Warum nicht einen Schritt weitergehen? Erwäge die Buchung von Gruppenverkehr oder sogar eines Shuttleservices für alle, die zum gleichen Ziel reisen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, sowohl die Reisekosten als auch den ökologischen Fußabdruck deiner Geschäftsreisen zu reduzieren. Es ist auch eine gute Gelegenheit, den Teamgeist zu stärken und dir die Möglichkeit zu geben, während der Geschäftsreise zu sozialisieren.
Don’ts bei der Reduzierung von Reisekosten
Vermeide Last-Minute-Buchungen
Möchtest du deine Reisekosten reduzieren? Warte nicht bis zur letzten Minute, um Transport und Unterkunft zu buchen. Plane im Voraus und frühzeitig! Ermutige dein Team, Reiseanfragen so früh wie möglich einzureichen. Dieser Punkt sollte in deiner Reiserichtlinie enthalten sein, mit einigen vernünftigen Ausnahmen natürlich. Mach deutlich, dass Last-Minute-Buchungen nicht erwünscht sind, damit du von niedrigeren Preisen profitieren und unnötigen Stress vermeiden kannst – dies gilt sowohl für deine Mitarbeiter:innen als auch für deine Buchhaltungsabteilung.
Zwinge deine Mitarbeiter:innen nicht dazu, ein Hotelzimmer zu teilen
Seien wir realistisch: Das Teilen eines Hotelzimmers mit einer Kollegin oder einem Kollegen auf einer Geschäftsreise ist nicht gerade ideal. Nach einem langen Arbeitstag verdient jeder etwas Privatsphäre und Raum zum Entspannen. Der Komfort und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter:innen sollten Vorrang vor Kosteneinsparungen haben. Sofern deine Mitarbeiter:innen nicht ausdrücklich darum bitten, ein Zimmer zu teilen, solltest du diese Option nicht einmal in Betracht ziehen.
Hebe die Business-Class-Privilegien für Vielreisende nicht auf
Das Aufheben vertrauter Privilegien wird bei Führungskräften oder Vielreisenden nicht gut ankommen. Es ist wichtig, die unterschiedlichen Hierarchieebenen in deinem Unternehmen zu berücksichtigen und deine Reiserichtlinie entsprechend anzupassen. Statt alle Mitarbeiter:innen strikt gleich zu behandeln, biete unterschiedliche Reiseoptionen an, die für jede Ebene angemessen sind.
Konzentriere dich nicht nur auf abgeschlossene Deals und Verträge
Obwohl es sinnvoll sein kann, Vereinbarungen mit Taxiunternehmen oder Verträge mit Reiseanbietern zu haben, solltest du andere Optionen nicht außer Acht lassen. Deine Mitarbeiter:innen oder Reisemanager:innen könnten eine kostengünstigere Alternative finden, die immer noch deiner Reiserichtlinie entspricht. Alternativen sind immer eine Überlegung wert und können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, insbesondere bei längeren Geschäftsreisen. Sei aufgeschlossen und erkunde alle Optionen, die deine Reisekosten reduzieren können.
Effizientes Reisekostenmanagement: Tipps für Kostenreduzierung
Die Reduzierung deiner Reisekosten ist eine wichtige Aufgabe. Durch die Umsetzung der oben genannten Tipps kannst du die Kosten deiner Geschäftsreisen reduzieren, ohne die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen oder die Unternehmenskultur zu beeinträchtigen. Um die Umsetzung der Tipps zu erleichtern, kannst du eine automatisierte Lösung für dein Reise- und Spesenmanagement verwenden. Eine solche Lösung kann dir dabei helfen, Reisekosten zu verwalten, zu verfolgen und zu analysieren. Dadurch kannst du Kosteneinsparungen identifizieren und erreichen.
Mit Mobilexpense bietet d.velop eine Lösung für das Spesen und Reisekostenmanagement an, die dir dabei helfen kann, deine Reisekosten zu reduzieren. Mobilexpense bietet dir folgende Vorteile:
- Automatisierung: Mobilexpense automatisiert die Buchung von Reisen und die Abwicklung von Reisekosten. Dies spart Zeit und Aufwand.
- Transparenz: Mobilexpense bietet dir Transparenz über deine Reisekosten. Du kannst sehen, wofür du Geld ausgibst und wo du Einsparungspotenzial hast.
- Analyse: Mobilexpense bietet dir Analysemöglichkeiten, mit denen du Kosteneinsparungen identifizieren und erreichen kannst.