Selbst in den besten Geschäftsbeziehungen können Fehler bei der Rechnungsstellung auftreten. Deshalb ist die Rechnungsprüfung ein entscheidender Schritt jedes Unternehmens. Eine sorgfältige und gründliche Kontrolle der Eingangsrechnungen kann nicht nur dazu beitragen, finanzielle Unregelmäßigkeiten zu verhindern, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse zu verbessern. Was bei der Rechnungsprüfung zu beachten ist, um potenzielle Fehler aufzudecken erfährst du in diesem Blogartikel – inklusive Rechnungsprüfung Checkliste und Erklärvideo.
Rechnungsprüfung als Teilschritt der Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungsprüfung ist ein Teilschritt bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen. Sie erfolgt nach dem der Schritt der Rechnungserfassung, im Prüf- und Freigabeworkflow. Eine Übersicht über die 5 Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung sind in nachfolgender Abbildung dargestellt:
Bei der Rechnungsprüfung unterscheidet man zum einen in die formelle Rechnungsprüfung und zum anderen in die sachliche Rechnungsprüfung.
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Prüfung ist der erste Part der Rechnungsprüfung Checkliste: Sie bezieht sich auf die Überprüfung von Rechnungen und anderen Buchhaltungsdokumenten, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen und den internen Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dabei geht es weniger um die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung, sondern vielmehr um die formale Vollständigkeit und die Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorschriften und Unternehmensregeln.
Beachte!
- § 14 UStG: Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer
- § 33 UStDV: Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 €
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Prüfung ist der zweite Part der Rechnungsprüfung Checkliste: Dabei geht es darum, die inhaltliche Richtigkeit und Genauigkeit der in einer Rechnung oder einem Buchhaltungsdokument enthaltenen Informationen zu überprüfen. Im Gegensatz zur formellen Prüfung, die sich auf die formale Vollständigkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzentriert, bezieht sich die sachliche Prüfung auf die Überprüfung der tatsächlichen Transaktionen, die in der Rechnung erfasst sind.
Beispiele
- Leistungsgegenstand: Stimmt die Menge oder der Umfang der Produkte bzw. Dienstleistungen?
- Preis und Konditionen: Stimmen die auf der Rechnung angegebenen Preise und Konditionen (z.B. Stückpreise, Gesamtbeträge, Rabatte, Versandkosten) mit den vereinbarten Preisen und Vertragsbedingungen überein?
- Umsatzsteuer: Entspricht der Umsatzsteuerausweis den gesetzlichen Anforderungen?
- Belege und Unterlagen: Liegen ausreichende Belege und Unterlagen vor, um die in der Rechnung aufgeführten Transaktionen zu stützen? Dies können Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge oder andere Dokumente sein.
Rechnungsprüfung Checkliste
Die Rechnungsprüfung Checkliste soll für die einfache und schnelle Kontrolle der Eingangsrechnungen dienen. Erfahre im Video, worauf bei der Kontrolle zu achten ist und wie du die Checkliste bestmöglichst nutzt, um die Genauigkeit der Buchführung zu gewährleisten und finanzielle Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Rechnungsprüfung Checkliste – und dann?
Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt. Vereinfachen und automatisieren Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – vom Rechnungseingang über den Rechnungsworkflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Die digitale Rechnungsverarbeitung bringt zahlreiche Vorteile mit sich.