Rechnungsmanagement: Definition, Funktion & Gründe für die Digitalisierung

Was Rechnungsmanagement ist, wie es in Unternehmen heute und zukünftig praktiziert wird und warum Unternehmen auf ein digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement umstellen sollten, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Probleme beim analogen Rechnungsmanagement

In Unternehmen läuft die Rechnungsverarbeitung oftmals noch stark manuell ab. Hinzu kommt, dass eine Rechnung meist mehrere Abteilungen bzgl. verschiedener Freigaben durchlaufen muss und dabei oft mehrfach ausgedruckt wird. Dieser analoge Prozess ist in vielen Unternehmen sehr langatmig, zeitintensiv und fehleranfällig.

Die folgende Darstellung zeigt die Komplexität und Abhängigkeiten des analogen Prozesses auf:

So funktioniert digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement

Bei dem automatisierten Rechnungsprozess wird im allerersten Schritt die Rechnung eingescannt. Sie liegt damit digital vor. Die weiteren Prozessschritte sind ähnlich wie beim analogen Ablauf. Allerdings finden alle Schritte digital statt. Eine Rechnung muss nicht mehr in Papierform auf den Schreibtisch des/der zuständigen Mitarbeiter:in gelegt werden, sie wird im Dokumentenmanagementsystem zugestellt. Alle Bearbeitungsschritte wie Freigabe, Prüfung und Stempeln finden ebenfalls direkt im System statt.

Beim digitalen Rechnungsprozess sind zudem Urlaubsvertretungen und alle möglichen Abhängigkeiten und Wege im automatisierten Rechnungssystem definiert. Eine Rechnung kann so nicht über einen längeren Zeitraum liegen bleiben. Es kann ebenfalls über ein Cockpit im ERP-System beobachtet werden, bei wem die Rechnung aktuell liegt und in welchem Status sie sich befindet. Die Finanzabteilung erhält höchstmögliche Transparenz. Zudem kann die Rechnung gleich digital und revisionssicher archiviert werden.

Vorteile des automatisierten Rechnungsmanagement birgt verschiedenste Möglichkeiten und Vorteile

Um diesen Prozess zu optimieren und die Produktivität zu steigern, empfiehlt es sich, das Rechnungsmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben der Produktivitätssteigerung bietet ein digitales Rechnungsmanagement weitere belegbare Vorteile:

Die Vorteile liegen auf der Hand und der damit einhergehende Nutzen des digitalen Rechnungsmanagements ist enorm und für alle Prozessbeteiligten deutlich spürbar. Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile einmal genauer an:

1. Zeiteinsparungen dank automatisierter Workflows

Nicht nur Kosten werden eingespart, sondern auch wertvolle Zeit. Der gesamte Prozess des digitalen Rechnungsmanagements verkürzt die Durchlaufzeit einer Rechnung um ein Vielfaches. Dabei ist es egal, ob die eingehenden Rechnungen per Post, per E-Mail oder als elektronische Rechnung im XML-Format (z.B. XRechnung) eingehen. Alle gängigen Rechnungsformate können beschleunigt verarbeitet werden. Bis eine Rechnung im herkömmlichen Rechnungsmanagement freigegeben bzw. kontrolliert wurde, vergehen rund 14 Tage.¹

Durch den Einsatz einer digitalen Rechnungsverarbeitung sparen Unternehmen einen Großteil dieser Zeit. Dank automatisierter Workflows für die Verteilung, Prüfung und Freigaben haben die Mitarbeiter:innen mehr Zeit für andere Aufgaben oder müssen keine Überstunden mehr machen.

2. Standortübergreifender und flexibler Zugriff

Da die Cloud standortunabhängig ihre Ressourcen bereitstellen kann, ist es möglich, rechen- und speicherintensive Aufgaben vom Computer in eine leistungsstarke Umgebung zu verschieben. Dadurch ist die Hardware-Beschaffung und die -Upgrades, Konfiguration von Geräten und Bereitstellung der sonstigen Infrastruktur überflüssig.
Flexibilität bedeutet, dass egal, ob im Homeoffice, im Unternehmen oder in einem Co-Working-Space, jeder ortsunabhängig gleichermaßen Zugriff auf die Daten/Dokumente hat und diese ggf. auch bearbeiten kann.

Die digitale Rechnungsverarbeitung kann zudem direkt mit dem genutzten ERP-, Fibu- oder WaWi-System verbunden werden und ist damit vollständig im Bestellwesen und in den buchhalterischen Abläufen integriert. Diese cloudbasierte Lösung für das Rechnungsmanagement ist für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe oder der Branche geeignet und ist mit relativ niedrigem Aufwand schnell implementiert.

3. Datensicherheit im digitalen Rechnungsmanagement

Der Wechsel in ein digitales Rechnungsmanagement ist für viele Unternehmen und Organisationen immer noch ein großes Thema und mit Bedenken hinsichtlich des Themas „Datensicherheit und Gesetzeskonformität“ verbunden.
Eine digitale Rechnungsverarbeitung sollte eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 erhalten haben. Diese bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Zudem wird jeder Bearbeitungsschritt automatisch innerhalb des Rechnungsmanagements ganz genau und unveränderbar protokolliert, um eine Gesamtübersicht über die komplette Prozesslandschaft zu gewährleisten. Die zentrale und revisionssichere Verwaltung und Archivierung von Dokumenten ist somit rechtssicher und GoBD-konform gegeben. Daher stellen diese Bedenken in der heutigen Zeit kein Problem mehr dar.

4. Digitale Rechnungen werden Standard – den Anschluss nicht verpassen

Laut einer Studie von der Bitkom wurden im Jahr 2021 die papierbasierten Rechnungen in Summe erstmals von elektronischen Rechnungen abgelöst.

Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und Organisationen abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist laut Nils Britze, dem Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse bei der Bitkom, nicht mehr zeitgemäß. Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit ist das A&O für den Start in die Automatisierung des Rechnungsmanagements

Die Digitalisierung ist ein Prozess, der alle Unternehmen und Organisationen betrifft. Es ist eine Entwicklung, die entscheiden wird, wer seine Ressourcen optimal kontrolliert und dauerhaft marktfähig sein wird. Viele Unternehmen benötigen Unterstützung, um den traditionellen IT-Fokus zu ändern. 74 % der IT-Entscheidungsträger ziehen eher einen IT-Anbieter in Betracht, der in jeder Phase des Entscheidungsprozesses schult bzw. unterstützt.² (Quelle: 2019 Role & Influence of the Technology Decision-Maker; 2019 IDG Customer Engagement; 2019 IDG Digital Business)
Ziel sollte es daher sein, dass Unternehmen und IT-Dienstleister partnerschaftlich eng zusammenarbeiten. So können branchenerfahrene Lösungsanbieter helfen, für jedes Unternehmen den richtigen Weg zu finden. Für so eine partnerschaftliche Zusammenarbeit stehen wir und bieten Ihnen dafür gerne unsere Unterstützung an.