Rechnungsfreigabe: Was eine zeitgemäße Software können muss

Um einen besseren Überblick zum Thema Rechnungsfreigabe zu gewährleisten, gehen wir direkt zu Beginn dieses Artikels auf die vier Teilprozessschritte, die sich in der digitalen Rechnungsfreigabe etabliert haben. Diese sind:

1. Entgegennahme bzw. Import der Rechnung (z.B. als PDF- oder X-Rechnung via E-Mail, Papierrechnungen)
2. Automatische Klassifizierung der Eingangsrechnung und Validierung gegen Stammdaten im ERP
3. Ausführung einer individualisierbaren digitalen Rechnungsfreigabe via Workflow
4. Optionale Erzeugung einer Buchungsvorlage bis hin zur automatisierten Buchung im ERP –System

Nachstehende Grafik verdeutlicht diese Schritte als Prozessfluss: 

Wir betrachten jetzt die Teilprozessschritte genauer und werfen einen Blick auf die dahinterliegenden notwendigen Funktionen von Software im Detail.

1. Entgegennahme / Import der Rechnung

In der Vergangenheit war es häufig so, dass vor allem papiergebundene Rechnungen gescannt werden mussten. Dies hat sich gravierend geändert. Ein modernes System muss somit in der Lage sein, Rechnungen über beide Eingangskanäle zu verarbeiten.

Zu beachten ist außerdem, dass neben der PDF-Rechnung weitere digitale Rechnungsformate eine Rolle spielen können. In Deutschland sind dies vor allem ZUGFeRD– oder X-Rechnungen.

Trotz aller Digitalisierung, ein Teil der Eingangsrechnungen trifft weiterhin postalisch ein. Bei der Verarbeitung dieser Rechnungen ist darauf zu achten, ob die Belege z.B. über einen Barcode voneinander getrennt werden können oder ob dies über den Einsatz künstlicher Intelligenz automatisch geschehen kann.

2. Klassifizierung der Eingangsrechnungen und Validierung gegen Stammdaten im ERP

Jegliche Eingangsrechnungen werden über eine OCR (Optical Character Recognition), zu dt. Texterkennung, ausgelesen. Die erkannten Textinformationen werden auf Kopf- und auf Positionsebene gegen die Stammdaten im ERP-System abgeglichen. Die Erkennungsquoten hängen dabei stark von der Qualität der Stammdaten im zugrundeliegenden ERP-System ab.

Je nach System können die Positionen auf Kosten- und/oder bei Bestellrechnungen verarbeitet werden. Eine Kostenrechnung ist eine Rechnung ohne eine zugrundeliegende Bestellung. Dies kann beispielsweise bei einer Reparaturrechnung der Fall sein.

Ist eine Bestellreferenz vorhanden, so können Informationen auch auf Positionsebene gegen die Bestell- oder Wareneingänge abgeglichen werden. Das bedeutet, dass etwaige Abweichungen, z.B. im Preis oder der Menge, umgehend erkannt werden.

Neben weiteren fachlichen Gründen ist in einer solchen Situation ein Rechnungsbuch aus Sicht der Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung besonders wichtig. Sie müssen das Vertrauen in die Lösung haben und zu jedem Zeitpunkt genau wissen, welche Rechnung in welchem Status unterwegs ist.

3. Ausführung der Rechnungsfreigabe via Workflow

Der Freigabeworkflow ist für viele Unternehmen das Herzstück der digitalen Rechnungsverarbeitung. Hier wird entschieden, unter welchen Bedingungen welche Workflowschritte auszuführen sind. Beispielsweise kann es bei einer Bestellrechnung, bei der keine Abweichungen zur Bestellung vorliegen, der Fall sein, dass diese direkt durchgebucht werden kann und alle Freigabe-Schritte einer Rechnung somit gar nicht erst durchlaufen werden müssen. Es kann auf Basis abgebildeter Regeln jedoch auch der Fall sein, dass durch den Workflow automatisch zunächst entschieden wird, welche Personen für welche Freigaben herangezogen werden und ab welcher Freigabegrenze z.B. weitere Personen zu involvieren sind.

Eine der zentralsten Fragen ist dabei, ob der Workflow im führenden ERP-System oder außerhalb – z.B. in einer ganzheitlichen Lösung wie d.velop invoices – abgebildet werden soll.

Für einen Workflow, der im ERP-System abgebildet ist, sprechen die direkte Integration und die Möglichkeiten in der Kontierung, da hier direkt auf die Logik des ERP-Systems zugegriffen werden kann. Für einen Workflow, der außerhalb des Systems abgebildet ist, spricht hingegen die Möglichkeit auch jene Mitarbeiter:innen involvieren zu können, die nicht über eine ERP-Lizenz verfügen. Zusätzlich ist die Implementierungszeit oftmals deutlich geringer, wenn der Workflow außerhalb der ERP-Systems vorgenommen wird.
Zunächst sollte eine moderne Lösung die Möglichkeit bieten, Mitarbeiter:innen für die sachliche Rechnungsprüfung und für die Freigabe automatisch identifizieren zu können. Dies kann z.B. anhand von Kostenstellen- oder Projektverantwortlichkeiten geschehen.

Um Mitarbeiter:innen bei der Freigabe bestmöglich zu unterstützen ist es zudem hilfreich, wenn Begleitdokumente, wie die Bestellung aus dem ERP, Wareneingangsdokumente, etwaiger Schriftverkehr zur Bestellung etc., direkt im Kontext der Freigabe eingesehen werden können. Dieser wichtige Punkt wird längst nicht durch jedes System erfüllt.

Sollten tatsächlich Unklarheiten bei der Zuständigkeit entstehen, so sollte es einen Schritt der Verteilung geben. Die Verteilung kann, sofern erforderlich, von der Zentrale oder von einem Sekretariat in einer Abteilung vorgenommen werden.
Weiterhin sollte es die Möglichkeit geben, im Bedarfsfall eine Clearingstelle zu involvieren. Eine Clearingstelle wäre sinnvoll, wenn Abweichungen vorhanden sind. Eine Abweichung könnte entstehen, wenn der Preis, der auf der Rechnung steht, nicht deckungsgleich zu dem Preis auf der Bestellung ist. Dieser Abgleich und die damit verbundene Anzeige ist übrigens aufgrund der vorherigen Klassifizierung möglich.

Noch etwas: Um die Clearingstelle bestmöglich zu unterstützen, sollte ein moderner Workflow Weitergaben an besagter Stelle nur dann zulassen, wenn dieser Schritt vorab durch eine Notiz begründet wurde. Diese Notizen sind ebenfalls Bestandteil des Workflowverlaufsprotokolls, welches im Anschluss an den Rechnungsfreigabeworkflow erstellt wird.

Nachfolgende Grafik beschreibt diese Schritte nochmals:

Je nach Kundensituation kann es sein, dass nachdem eine Rechnung den Freigabeworkflow durchlaufen hat 
automatisch einen Buchungsdatensatz im ERP-System erzeugt werden soll. Es kann jedoch auch der Wunsch sein, dass vor dem Übertrag eines Buchungsdatensatzes eine Sichtung durch die Buchhaltung vorgenommen werden kann. Dieser Schritt wird oftmals als Differenzanzeige betrachtet, da hier etwaige Änderungen an dem Rechnungsdatensatz nachvollzogen werden können. 

4. Erzeugung eines gebuchten Rechnungsbelegs im ERP

Ist auch seitens der Buchhaltung alles in Ordnung, so kann der (Buchungs-)datensatz im ERP-System erzeugt werden: 

Je nach Bedarf kann der Buchungsdatensatz auch automatisch durchgebucht werden. 

Reflexion der Rechnungsfreigabe aus Perspektive der Anwender:innen

Aus Anwender:innensicht ist dieser Freigabeprozess eher unspektakulär. Der Anwendenden erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zur sachlichen Prüfung sowie Freigabe vorhanden ist. Nach einem Klick auf den Link kann er oder sie die Freigabe ausführen – fertig.

Die Komplexität liegt für Unternehmen, welche die Rechnungsverarbeitung einführen, eher in der Definition der Prozesse. Beispiele:

• Welche Verantwortlichkeiten gibt es?
• Benötigen wir unterschiedliche Freigabeworkflows für unterschiedliche Situationen?
  (Intercompany Rechnung vs. monatliche Telefonrechnung vs. klassische Bestellrechnung.)
• Welche Betragsgrenzen sind relevant, um zusätzliche Personen zu involvieren?
• Welche Abgleiche benötigen wir? Z.B. gegen Bestellungen oder Wareneingänge?
• Gibt es Toleranzen, innerhalb der die Korrektur einer Rechnung für das Unternehmen nicht wirtschaftlich ist?
• usw.

Genau diese und weitere Fragen machen in modernen Lösungen eine Abweichung vom Standardvorgehen notwendig. Früher sind aufwändige Workshops initiiert worden, in denen Ziele theoretisch erarbeitet worden sind. Daraus resultierten komplexe Prototypen welche die Erwartungen der Kunden allerdings oftmals nicht erfüllt haben. Daraus entstanden dann langwierige weitere Abstimmungsrunden.

Das geht heute anders: Eine moderne Lösung aus der Cloud sollte einen Standardprozess abbilden. Dieser Standardprozess kann vor einem gemeinsamen Kurzworkshop bei dem Kunden eingerichtet werden. In dem Kurzworkshop (der remote stattfinden kann) werden die Deltas zwischen der Standardlösung und den Kundenprozessen aufgenommen. Nachfolgend werden diese Anpassungen direkt am Kundensystem vorgenommen, sodass Sie durch Key-User fortlaufend getestet werden können. Je nach Größe des Projektes kann ein Testsystem weiterhin sinnvoll sein. Dieses Vorgehen hat sich etabliert und trägt zu einer maßgeblichen Reduktion von Dienstleistungstagen bei.

Reflexion der Rechnungsfreigabe aus unternehmerischer Perspektive

Aus Sicht von Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess seit jeher kritisch, zeitaufwändig und fehlerintensiv.

Eine moderne Cloud-Lösung ist hingegen relativ schnell einzurichten. Das kann bedeutet, dass Kräfte besser zur Zielerreichung der Organisation genutzt werden können. Für Angestellte lohnt sich die Einführung eines digitalen Rechnungsfreigabeprozesses ebenfalls. Lästige Arbeiten, wie das Nachtelefonieren, das lange Recherchieren nach Belegen oder die Korrektur von Fehlern entfallen. Auch hier werden Kräfte freigesetzt, die zur Erreichung anderer Ziele eingesetzt werden können.