Das Rechnungseingangsbuch oder kurz auch Rechnungsbuch ist ein wichtiger Bestandteil vieler Prozesse rund um die Verarbeitung eingehender Rechnungen. In diesem Artikel erfährst Du alles Wissenswerte zum Rechnungseingangsbuch, von der Definition über die gesetzlichen Vorschriften bis hin zu den Digitalisierungspotentialen.
Was ist ein Rechnungseingangsbuch?
In einem Rechnungseingangsbuch werden alle in einem Unternehmen eingehenden Rechnungen, die nicht direkt bar bezahlt wurden, zentral erfasst sowie verwaltet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungen per Mail, EDI oder ganz klassisch auf Papier eintreffen.
Unmittelbar nach dem Eingang einer Rechnung wird diese in das Rechnungseingangsbuch mit Datum, Rechnungsnummer und Bruttoendbetrag eingetragen. Außerdem werden die Rechnungen in diesem Schritt direkt mit Informationen zu Wareneingängen, Gutschriften oder auch Storno-Wareneingängen versehen. Umbuchungen vom Finanzamt oder Mahnungen gehören nicht in das Rechnungseingangsbuch.
Mithilfe der zentralen Erfassung aller eingehenden Rechnungen wird eine umfassende sowie möglichst frühzeitige Übersicht sämtlicher offener Zahlungsverpflichtungen ermöglicht. Weiterhin unterstützt das Rechnungseingangsbuch bei der Umsatzsteuervoranmeldung, denn die abzugsfähige Vorsteuer kann mit einem Blick in das Buch ermittelt werden. Mit diesen Eigenschaften stellt das Rechnungseingangsbuch eine bedeutende Schnittstelle zwischen Einkauf und Rechnungswesen dar.
Gegenstück zu einem Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch. Dort werden alle von einem Unternehmen gestellten Rechnungen, Gutschriften und Stornobuchungen mit den entsprechenden Kundeninformationen erfasst.
Gesetzliche Vorschriften rund um das Rechnungseingangsbuch
Gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann zu einer Buchführung verpflichtet. Im Rahmen der doppelten Buchführung wird dabei zwischen drei Arten von Büchern unterschieden: Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbuch.
In Grundbüchern werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und in einem späteren Schritt in das Hauptbuch übertragen. Dort erfolgen dann die sachliche Zuordnung sowie systematische Gliederung der Buchungen. In den Nebenbüchern werden einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert, damit dieses übersichtlich bleibt.
Ein Rechnungseingangsbuch zählt zu den Grundbüchern und muss stets folgende Angaben enthalten:
- Buchungsdatum
- Laufende Journalnummer
- Soll- & Habenkonto
- Buchungsbetrag
- Buchungstext
- Belegdatum & Belegnummer
Eine explizite Pflicht zur Führung eines Rechnungseingangsbuches besteht nicht. Allerdings hilft dieses wesentlich dabei die im HGB festgelegten Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und fortlaufenden Aufzeichnung in der Buchhaltung einzuhalten und nachweisen zu können. Die Vorschriften zur Buchhaltung besagen weiterhin, dass sämtliche Unterlagen, welche für eine Überprüfung steuerlich relevanter Tatbestände benötigt werden, aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft im Falle des Rechnungseingangs die Originaldateien der Rechnungen sowie unter Umständen per Mail gestellte Rückfragen samt Antworten. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder einer externen Wirtschaftsprüfung ist das Rechnungsbuch ein wesentliches Mittel, um den Rechnungseingang mit gebuchten Rechnungen abgleichen zu können.
Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, auch ohne die unmittelbare Verpflichtung stets alle eingehenden Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch festzuhalten.
Digitales Rechnungseingangsbuch – Diese Vorteile bringt die Digitalisierung mit
Wird ein Rechnungseingangsbuch digital geführt, bringt dies einige Vorteile mit sich. Die wichtigsten 3 haben wir im Folgenden zusammengefasst:
1) Zeitersparnis und Erhöhung der Transparenz
Mit Einsatz eines digitalen Rechnungseingangsbuches müssen Mitarbeiter:innen nie wieder nach Papierbelegen suchen. Denn eingehende Papierrechnungen werden unmittelbar gescannt und sind danach sofort im ganzen Unternehmen verfügbar. Mitarbeitende verschiedener Abteilungen sowie Standorte können so jederzeit auf die Rechnungen zugreifen. Auch Rechnungen, die bereits digital im Unternehmen eingegangen sind, können in ein digitales Rechnungseingangsbuch übernommen werden.
Zusätzlich bieten viele digitale Rechnungseingangsbücher die Möglichkeit, Rechnungen nach bestimmten Kriterien wie dem Eingangsdatum oder dem Bearbeitungsstand zu filtern. Auf diese Weise werden sämtliche Zahlungsfristen stets transparent auf einen Blick dargestellt.
2) Vermeidung von Dubletten
Oftmals versenden Lieferanten ihre Rechnungen doppelt, einmal per Post und noch zusätzlich per Mail. Bei einer analogen Buchführung kann dies dazu führen, dass die gleiche Rechnung zweimal erfasst und im Zweifel auch doppelt bezahlt wird. Eine manuelle Überprüfung, ob eine eingehende Rechnung eine Dublette ist, ist mit hohem Zeitaufwand verbunden.
Auch hier kann ein digitales System zur Verwaltung eingehender Rechnungen Abhilfe verschaffen. Anhand eindeutiger Parameter wie der Rechnungsnummer erkennt die Software, ob es sich bei einer importierten Rechnung um eine Dublette handelt und weist Anwender:innen automatisch darauf hin.
3) Kombination mit einem automatisierten digitalen Rechnungsworkflow
Wird in Kombination mit einem digitalen Rechnungsbuch auch der Freigabe- und Prüfungsworkflow der Rechnungen digitalisiert und automatisiert, ergeben sich viele weitere Vorteile. Die einzelnen Workflowschritte lassen sich je nach Anwendungsfall individualisieren und auch Eskalationsprozesse können konfiguriert und automatisiert werden.
Mithilfe dieser digitalen Prozesse werden Skontofristen einfach überwacht und Skontoverluste vermieden. Rechnungen bleiben nicht mehr unentdeckt liegen und Mahngebühren können erheblich reduziert werden. Weitere Vorteile sind die Zinsersparnis und der höhere Liquiditätsspielraum, denn mit einer zeitnahen Buchung der Rechnungen kann der Vorsteuerabzug umfassend genutzt werden.