Der Rechnungseingang: manueller & automatisierter Prozess im Check

Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren viele Geschäftsprozesse grundlegend verändert und auch in der Buchhaltung wird ihr Einfluss immer deutlicher spürbar. Grund genug, sich einen der zentralen Bereiche der (Finanz-) Buchhaltung vor diesem Hintergrund nochmals etwas genauer anzuschauen: den Rechnungseingang.

Der digitale und manuelle Rechnungseingang im Vergleich

Die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Rechnungseingang eröffnen Unternehmen und Organisationen beträchtliche Chancen. Nur wie sieht das konkret aus? Wir zeigen es dir. Und zwar in dem wir den manuellen und automatisierten Rechnungseingang Schritt für Schritt gegenüberstellen. Danach kannst du selbst entscheiden, welcher Prozess mehr Vorteile birgt. Los geht’s mit der Betrachtung des manuellen Rechnungseingangsprozesses.

Ablauf des manuellen Rechnungseingangsprozesses

Eine Rechnung dient dazu festzuhalten, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen wann von wem gekauft hat und die damit einhergehenden Zahlungsbedingungen, anfallenden Steuern u. Ä. für beide Seite transparent zu protokollieren. Nach dem Eingang einer Rechnung müssen all diese Informationen geprüft werden und diese Prüfung dauert oftmals. Denn neben der Buchhaltung sind in vielen Fällen die jeweiligen Fachabteilungen ebenfalls involviert oder abhängig vom Rechnungsbetrag und der Unternehmensgröße auch die Geschäftsführung.

Der manuelle Rechnungseingangsprozess sowie die nachfolgenden Schritte im Rahmen der Rechnungsprüfung sind trotz Unterschiede in der Unternehmensgröße oder Branche dabei oft vergleichbar:

• Rechnungen gehen in Papierform im Unternehmen ein, elektronisch erhaltene Rechnungen (z.B. per E-Mail) werden ausgedruckt.
• Auf dem Papierbeleg werden Informationen zur Freigabe der Rechnung vermerkt, z.B. mit Hilfe eines Stempels.
• Weitere Informationen wie die zugehörige Bestellung oder der Wareneingangsbeleg werden der Rechnung zugeordnet.
• Die Rechnungen werden häufig in einer Mappe zu den jeweiligen Abteilungen gebracht, die am Freigabeprozess der Rechnungen beteiligt sind. Diese können unter Umständen auch an verschiedenen Standorten des Unternehmens sein. Die Verantwortlichkeiten müssen allen Personen bekannt sein oder jedes Mal nachgeschaut werden.
• Nach der Freigabe werden die Rechnungen zurück zur Buchhaltung transportiert. Hier werden nochmals alle Daten überprüft – werden Fehler festgestellt, gehen die Rechnungen zurück in die Fachabteilungen.
• Alle buchungsrelevanten Daten müssen händisch von den Papierdokumenten in das FiBu-System übertragen werden. Der Rechnungseingang wird verbucht und die Zahlung veranlasst.
• Die Rechnung sowie zugehörige Dokumente werden händisch abgelegt.

Herausforderungen im manuellen Rechnungseingangsprozess

Dieser manuelle Prozess bringt einige Herausforderungen mit sich:

Sind Mitarbeiter:innen beispielsweise auf Geschäftsreise, kann sich die Freigabe einer Rechnung mehrere Tage oder vielleicht sogar Wochen hinziehen. Dadurch werden Skontofristen verpasst oder im schlimmsten Fall sogar Mahn- und Verzugsgebühren fällig.

Darüber hinaus ist es schwierig, Transparenz im manuellen Rechnungseingangsprozess zu halten und stets nachzuvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Rechnungen können mittlerweile über die verschiedensten Kanäle eingehen, sei es per Post, per E-Mail oder über unterschiedliche Portale, aus denen sie heruntergeladen werden müssen.

All dies führt dazu, dass vor allem bei hohen Rechnungsvolumen viele personelle Ressourcen gebunden werden, die sich mit der Verwaltung beschäftigen müssen, anstatt wertschöpfenden Tätigkeiten nachgehen zu können.

Der automatisierte Rechnungseingang & seine Vorteile im Überblick

Die Herausforderungen des manuellen Rechnungseingangsprozesses im Kopf folgt nun ein Überblick, wie der Rechnungseingang z.B. mit d.velop invoices automatisiert und optimiert werden kann.

Je nach Anwendungsfall und individuellen Rahmenbedingungen kann der Prozess unterschiedlich gestaltet werden. Es folgt ein beispielhafter Standardablauf, in dem sich viele der Prozessschritte teilweise vollständig automatisieren lassen:

• Die Rechnungen gehen entweder im E-Mail-Postfach des Unternehmens ein und gelangen von dort aus automatisiert in den Folgeprozess oder kommen über unterschiedlichste Import-Schnittstellen an. Dieser Schritt kann komplett automatisch im Hintergrund ablaufen.
• Alle relevanten Rechnungsdaten werden dank Unterstützung durch die KI ausgelesen – auch dies geschieht, ohne dass eine Interaktion mit der Software notwendig wäre. Die Daten werden automatisch mit Hilfe der vorhandenen Stammdaten validiert.
• Je nach individuellem Anwendungsfall und Kundenwunsch können die Daten mit Hilfe einer Indexierungsmaske kontrolliert und ggf. bearbeitet werden. Dieser Schritt ist optional.
• In vielen Fällen erfolgt die erste Interaktion der Fachanwender:innen mit der Rechnung so erst im Prüf- und Freigabeworkflow. Die korrekten Bearbeiter:innen findet die Software dabei dank festgelegter Freigabeprozesse selbst. Der Workflow enthält im Standard die Schritte Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Abschlusskontierung (Buchhaltung).
• Je nach Konfiguration wird nach Ende des Workflows automatisch ein fertiger Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung im ERP- oder FiBu-System generiert und übertragen.
• Die Rechnung sowie dazugehörige Dokumente, Notizen o. Ä. werden automatisch revisionssicher digital abgelegt.

Automatisierter Rechnungseingang im Video

In folgendem Video erhältst du einen Überblick, wie der automatisierte Rechnungseingang mit d.velop invoices aus Anwender:innen Perspektive aussehen könnte:

Vorteile des automatisierten Rechnungseingangs im Überblick

Abschließend steht fest, dass die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs und seiner Folgeprozesse Unternehmen und Organisationen weit mehr Vorteile als z.B. nur die Ersparnis von Papier- und Transportkosten bietet. Hier zum nochmals drei zentrale Aspekte zusammengefasst:

• Zeitersparnis: Mit Hilfe eines automatisieren Rechnungseingangs entfällt die lästige Suche nach Rechnungen sowie den richtigen Ansprechpartner:innen bei Rückfragen. Fachanwender:innen werden durch Funktionen wie eine automatische Dublettenprüfung sowie §14-Vorprüfung (formelle Rechnungsprüfung) unterstützt. Die Durchlaufzeiten von Rechnungen können auf diese Weise erheblich verkürzt und Skontofristen eingehalten werden.
• Transparenz: Mitarbeiter:innen sind jederzeit aussagekräftig, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung gerade bei welchem:r Bearbeiter:in befindet. Kommentare und Schriftwechsel zu einer Rechnung werden mit der Rechnung revisionssicher abgelegt und sind stets transparent einsehbar.
• Zukunftssicher: Die Digitalisierung sowie Automatisierung des Rechnungseingangs ist ein wichtiger Schritt, um sich zukunftssicher aufzustellen. Denn die E-Rechnungspflicht, welche aktuell bereits für die Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen gilt, wird auch im Bereich B2B weiter ausgebaut. Im Laufe der nächsten Jahre werden Papierrechnungen so immer weiter verschwinden.

Der Start in den automatisierten Rechnungseingang

Du bist überzeugt, dass dein Unternehmen zukünftig einen digitalen Rechnungseingang benötigt? Dann findest du hier die ersten Schritte auf dem Weg zum voll automatisierten Prozess: Die folgenden 3 Schritte bilden die Grundlage für einen digitalen und automatisierten Rechnungseingang sowie der damit einher gehenden Prozesse im Rahmen der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe.

1. Die Einrichtung eines digitalen Postfaches

Ein erster Schritt hin zu einem automatisierten Rechnungseingang ist die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfaches. Dort sollen in Zukunft alle eingehenden Rechnungen gesammelt werden. Hierzu empfiehlt es sich eine möglichst eindeutige E-Mail-Adresse zu wählen wie z.B. invoices@unternehmenxyz.de. Anschließend ist es ratsam, mit allen Lieferanten Kontakt aufzunehmen und diese zu bitten, zukünftig alle Rechnungen an das neu eingerichtete E-Mail-Postfach zu schicken. Hier hilft ggf. eine kurze Argumentation, welche Vorteile dies für den Lieferanten mit sich bringt. Von den gesparten Portokosten über den geringeren Zeitaufwand bis zu mehr Nachhaltigkeit.

Zudem können Rechnungen über weitere unterschiedlichste Import-Schnittstellen im Unternehmen eingehen und z.B. automatisch aus diversen Portalen abgeholt werden. Auch diese können problemlos an moderne Rechnungsverarbeitungslösungen angebunden werden.

2. Das Auslesen der Rechnungsdaten automatisieren

Im zweiten Schritt geht es darum, das Auslesen der Rechnungsdaten zu automatisieren. Denn die manuelle Erfassung wichtiger abrechnungsrelevanter Daten ist sowohl fehleranfällig als auch mit großem Aufwand verbunden.

Gehen die Rechnungen bereits in einem elektronischen und strukturierten Format im Unternehmen ein, ist der Prozess in der Regel recht simpel. Digitale Rechnungsverarbeitungslösungen wie d.velop invoices lesen die verschiedenen elektronischen Rechnungsformate im Standard aus.

Liegen die Rechnungen in Form von eingescannten Bilddateien oder als PDF-Dokumente vor, wird zunächst eine Optical Character Recognition (OCR) benötigt, welche die Informationen auf den Bilddateien in maschinenlesbaren Text umwandelt. Hier kommt in vielen Fällen künstliche Intelligenz zum Einsatz, welche mit der Zeit selbstständig mit lernt – so werden die Erkennungsquoten automatisch und stetig gesteigert.

3. Freigabeprozesse definieren und digital abbilden

Je nach Unternehmensgröße und interner Strukturen können Freigabeprozesse durchaus komplex werden. Im dritten Schritt sollten diese deshalb klar definiert und festgehalten werden, damit sie digital abgebildet werden können.

Hier ergibt es Sinn, sich ausreichend Zeit zu nehmen, um die digitalen Freigabeprozesse einzurichten. Denn sind sie einmal korrekt eingerichtet, führen die Digitalisierung sowie Automatisierung an dieser Stelle zu einer enormen Zeitersparnis. Das ständige Hinterhertelefonieren und die Suche nach Rechnungen haben ein Ende, Freigebende werden automatisch benachrichtigt, wenn sie eine Aufgabe haben und es ist jederzeit transparent einsehbar, wo eine Rechnung gerade in Bearbeitung liegt. Sind Genehmiger:innen mal krank oder im Urlaub, werden ihre Stellvertreter:innen automatisch kontaktiert. Weiterhin können die einzelnen Schritte im Prüf- und Freigabeprozess z.B. abhängig von Betragsgrenzen oder Lieferanten gesetzt werden.