Rechnungsbearbeitung digital in SAP – am Beispiel der Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG

Im Bereich der rechtskonformen Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen herrscht bei vielen Unternehmen noch große Unsicherheit. Das führt mitunter dazu, dass in 90 % der Unternehmen die digitale Rechnungsbearbeitung noch ein Fremdwort ist. Für Andreas Schafft, Berater und bei der Deutschen-Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG als Projektleiter für die DMS-Einführung tätig, allerdings nicht: Er stellt im Webinar mit d.velop die digitale Rechnungsbearbeitung innerhalb von SAP und den Weg dorthin vor.
Du möchtest wissen, wie die digitale Rechnungsbearbeitung im Unternehmen Schritt für Schritt ablaufen kann? In diesem Blogartikel geben wir spannende Einblicke in das konkrete Kundenprojekt der DAL.

Wer ist die DAL und welche Gründe sprechen für den Einsatz der digitalen Rechnungsbearbeitung?

Die DAL Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG bietet als Teil der Sparkassen-Finanzgruppe individuelle, assetbasierte Finanzierungslösungen nach Maß in den Zielmärkten Großgeschäft Firmenkunden, Immobilien, Versorgung & Infrastruktur, Transport & Logistik sowie IT & Gesundheitswesen. Mit einem begleiteten Transaktionsvolumen von über 1,6 Mrd. EUR pro Jahr gehört das Unternehmen zu einem der führenden Spezialisten bei der Realisierung von großvolumigen Investitionsvorhaben in Deutschland.

Was treibt das Unternehmen dazu, eine digitale Eingangsrechnungsbearbeitung einzuführen? Bei der DAL sind das ca. 10.000 sogenannte Massenrechnungen, die jährlich verarbeitet werden müssen. Beispielhaft kann man hier die Rechnungen zählen, die jedes Unternehmen zu tragen hat, wie IHK, Steuerberatung und Bundesanzeiger Rechungen , sowie andere speziell das Immobilienleasing betreffende Rechnungen. Die automatische Zuordnung der Rechnungen muss auf 2.000 Unternehmen erfolgen. Große Baurechnungen mit bis zu 100 Seiten stellen Anforderungen an die Komprimierung der Rechnungen.

Es musste ergo eine digitale Rechnungeingangsverarbeitung und eine zentrale Rechnungserfassung her. Bei einer jährlich eingehenden Anzahl von insgesamt 25.000 Rechnungen und vielen anzusteuernden Personen für die Freigabe und sachliche Prüfung, war es schwer einen Überblick über im Umlauf befindlichen Rechnungen zu behalten. Viele Prüfer und Freigeber ohne Zugang zum SAP System mussten auch Zugang erhalten. Eine Aufbewahrung in Papierform erübrigte sich auch durch die Archivierung im d.3 System und die digitalen Freigaben und Prüfungen.

Das Ziel war klar definiert: ein revisionssicheres Dokumentenarchiv mit einem Rechnungseingangs-Workflow im Unternehmen. Herausforderungen ergaben sich bei der Ansteuerung der Rechnungsprüfer und Freigeber sowie der Anreicherung der Informationen aus SAP. Ein Gesamtüberblick über die sich im Umlauf befindenden Rechnungen und den sich daraus ergebenen kurzfristigen Verbindlichkeiten für das Unternehmen war ein weiteres Ziel.

Der Prozess des DAL Kundenprojekts – Vom Scannen bis zur Langzeitarchivierung

Der Aufwand des Projekts lag bei ca. 35 Tagen für die d.velop AG und bei ca. 25 Tagen für die DAL. Hierdurch konnte der im Vorfeld definierte Zeitrahmen von ca. 6 Monaten eingehalten und die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zum vereinbarten Zeitpunkt „live“ genommen werden.
Die Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung lief parallel zu anderen Teilprojekten einer DMS Einführung.

Das Projekt setzt sich zusammen aus:

• der Konzeption,
• dem Customizing/ der Implementierung der Eingangsrechnungen,
• dem Testing,
• den Schulungen der Mitarbeiter/innen,
• die Abnahme und Produktivschaltung des Rechnungseingangs.

Die Rechnungseingangsbearbeitung bei der DAL im Überblick

Im Folgenden wird schrittweise beschrieben, wie die DAL Ihre Rechnungen vom Rechnungseingang bis hin zu Langzeitarchivierung mit Hilfe der d.velop Software verarbeitet.

1. Schritt) Der Eingang von Rechnungen

In der zentralen Scanstelle wird der Rechnungseingang von Rechnungen in Papierform in die digitale Form per Scannen der Belege umgewandelt. Um die Rechnungen digital zu erhalten sowie entsprechend weiterzuverarbeiten, wurde ein zentrales E-Mail-Konto eingerichtet. Rechnungen (ZUGFeRD oder PDF-Dokumente), die an dieses E-Mail-Postfach gesendet werden, werden automatisch über eine Importschnittstelle an den Rechnungsleser übergeben. Alle digital erhaltenen Rechnungen werden automatisch auf die Bestandteile des § 14 Umsatzsteuergesetzgebung geprüft. Hierbei besteht die Möglichkeit, Rechnungen, die nicht § 14 Umsatzsteuergesetzgebung konform sind, automatisch abzulehnen – somit werden falsch ausgestellte Rechnungen noch vor dem SAP System abgelehnt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass manuell entschieden wird, ob die fehlerhaften Rechnungen trotzdem an das SAP System übergeben wird. In jedem Fall werden alle eingehenden Rechnungen – ob richtig oder falsch ausgestellt – selbstverständlich in die Vorgangsakte im DMS revisionssicher abgelegt.

2. Schritt) Das Ein- und Auslesen von Rechnungen

Die gescannten Rechnungen, die wir elektronisch erhalten haben, wie beispielweise E-Mail oder ZUGFeRD – werden über Importschnittstellen in das System überführt.

OCR-Texterkennung

Das System erkennt die Rechnungen, kontrolliert diese auf Vollständigkeit und Lese-Qualität und verarbeitet diese größtenteils automatisch. Der Rechnungsleser bildet aus ersten Bildern eine OCR-Texterkennung (Zeichenerkennung). Von dort läuft die eingescannte Rechnung als PDF-Datei entsprechend mit einer XML-Datei in das SAP System und in das zentrale Eingangsrechnungsbuch.

Erkennung der Schlüsselattribute

Der Rechnungsleser erkennt auf intelligente Weise sogenannte Schlüsselattribute. Wie z.B. die IBAN, Steuer ID oder Steuernummer. Alle Pflichtangaben, die auf einer Rechnung stehen müssen. Das Finanzbuchhaltungssystem (SAP System) führt einen Abgleich mit den ERP-Stammdaten durch, ob es zu diesem Schlüsselattribut einen Kreditor gibt oder ob eine Bestellnummer bekannt ist. Nun gleicht das System die ausgelesenen Daten (Kopf- und Positionsdaten) mit den Stamm- und Bestellpositionen im SAP System ab, die komplett in das Bestellwesen integriert sind.

Auslesen von Kopf- und Positionsdaten

Einzelne Kopf- und Positionsdaten, wie zum Beispiel – auf Belegkopfeben Namen, Anschriften – und auf Positionsebene – Beträge wie der Netto- und Bruttobetrag werden von Rechnungsleser ausgelesen und es erfolgt ein Abgleich mit dem SAP Stammdaten. Falls ein Kreditor im SAP System nicht erkannt wird, kann ein sogenannter Geschäftspartner-Neuanlage-Workflow gestartet werden. Hierbei erhält der Mitarbeitende die ausgelesenen Daten der Rechnungen als Vorschlag für die Neuanlage eines Kreditors.

Übergabe Unternehmensspezifische Anreicherung mit SAP Daten

Da die unterschiedlichen Mitarbeitenden bei nicht-Verwaltungsrechnungen nur über Informationen aus dem SAP System angesteuert werden können, werden beim Upload die Mitarbeitenden teilweise mitgegeben.

3. Schritt) Der Workflow in SAP

Übertragung in das Rechnungsbuch

Nach der Validierung werden die Rechnungsdokumente und die erkannten Daten an das Rechnungseingangsbuch im SAP übergeben. Für jede Rechnung wird ein Datensatz im Rechnungseingangsbuch angelegt. Das digitalisierte Rechnungsdokument wird über die vorhandene Schnittstelle im Archiv abgelegt und mit dem Datensatz im Rechnungseingangsbuch verknüpft.

Das Rechnungseingangsbuch enthält eine tabellarische Übersicht aller übergebenen Rechnungen. Das Rechnungsbuch gibt Auskunft über:

• Kreditor
• Rechnungsbetrag
• Bearbeiter
• Fälligkeit
• Workflowschritt (Prüfung, Rückfrage, Freigabe)

Somit erhält der Leiter/in Finanz- und Rechnungswesen einen vollständigen Überblick über die sich im Umlauf befindenden Rechnungen.

Direkt aus dem Rechnungsbuch wird dann der Workflow gestartet:

Workflow

Mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows können Rechnungen in einigen wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden. Die vorerfassten Daten sind durch das automatisierte Auslesen schon an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben worden. Der Workflow beinhaltet in jedem einzelnen Workflowschritt die Möglichkeit der Weiterleitung, der Rückfrage, eine Notiz oder einen Beleg dem Workflowschritt anfügen:

• Die sachliche Prüfung
• Die Freigabe
• Die Kontierung
• Die Buchung

Prüf- und Freigabeprozess

Nachdem die Rechnungen in das Eingangsrechnungsbuch geschrieben wurden, müssen diese noch geprüft und freigegeben werden. Hierbei kann der Prüfer:in und Freizeichner:in bereits direkt bei der Erfassung anhand des Kreditors ermittelt werden (bspw. Rechnungen von Kreditor 12345 prüft immer Herr Müller und werden von Frau Meier freigegeben) oder wir geben die Prüfung an eine vorher definierte Gruppe. Hierbei können die Prüfer:innen allesamt im Einkauf beschäftigt sein und der verantwortliche Mitarbeitende im Einkauf prüft die Rechnung sachlich. Nachdem diese Rechnung sachlich geprüft wurde, wird sie von den Mitarbeitenden im Finanz- und Rechnungswesen vervollständigt – dies bedeutet, es werden Kontierungsinformationen wie bspw. Kostenstellen usw. mitgegeben. Anhand dieser Informationen wird der Freizeichner:in der Rechnung ermittelt. Bei der DAL haben die Freizeichner:innen keinen eigenen SAP User. Sie zeichnen per Nutzung eines Webclients frei. Hierbei erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung in ihren Online-Postkorb. Von dort können Sie die Rechnungen dann bequem freigeben. Diese Informationen werden dem SAP Beleg mitgegeben. Im Anschluss findet die Verbuchung der Rechnung durch die Mitarbeiter des Finanz- und Rechnungswesens der DAL statt. Wenn man diese Kontrollwerkzeuge des Cockpits zusammenfasst, kann man das Eingangsrechnungsbuch von d.velop für SAP wie folgt beschreiben:

Durch das Eingangsrechnungsbuch wird ein vollständiger und umfassender Überblick Ihrer kreditorischen Supply Chain Finance gewährleistet. Alle offenen und bereits im Unternehmen eingetroffenen Belege, in Form von Rechnungen, Reisekosten und Beschaffungsanträgen, werden übersichtlich in einem Cockpit dargestellt. Dadurch besteht die Möglichkeit alle kreditorischen Vorgänge eines Unternehmens im Blick zu haben sowie Maßnahmen und Vorkehrungen für die optimale Versorgung durchzuführen und die Steuerung der Unternehmensliquidität zu ergreifen.

Die Highlights des Workflows im Überblick:

• Positionsgenaue sachliche Prüfung und Freigabe (n-stufig)
• Kurze Implementierungsphasen aufgrund standardisierter Prozesse
• Variable Abbildung der Unternehmensprozesse im Workflow
• Standortübergreifendes Prüfen und Freigeben mit Web-Interface für NON-SAP User
• Entwicklung im reservierten SAP Namensraum der d.velop
• Vollumfängliche Prozesstransparenz mit Hilfe des Eingangsrechnungsmonitors im SAP
• Zentrales Datenmanagement ohne redundante Kopien
• Workflow basierend auf SAP oder NON-SAP Belege
• Automatische Ermittlung von Bearbeitern im Workflow (auch manuell anpassbar)
• Revisionssichere Ablage von Anhängen im Workflow und automatische Archivierung des Workflowprotokolls
• Nativ integrierter Rechnungsworkflow in deinem SAP

4. Schritt) Rechnungen revisionssicher archivieren

Alle Änderungen und Anpassungen während des Workflows werden in einem Workflowprotokoll protokolliert und automatisch revisionssicher im Dokumentenmanagement-System abgelegt. Dieses Protokoll ist mit jeder Eingangsrechnung verknüpft und kann jederzeit aufgerufen werden, sodass die Verarbeitung kontinuierlich nachvollziehbar ist.

Alle Rechnungen werden gleichzeitig auf Vollständigkeit nach § 14 Umsatzsteuergesetzgebung geprüft. Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Ebenso Geschäftsbriefe, die dazu gehören, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Diese werden dann in dem Archivsystem d.velop documents eingepflegt. Zusätzlich ordnet das d.velop documents die Rechnungen in einen digitalen Aktenplan ein. Was das heißt? Die Informationen und Dokumente werden voll automatisiert strukturiert in die entsprechende Akte sortiert.

Der gesamte Prozess im Video über nativ integrierten Rechnungsworkflow

Die einzelnen Prozessschritte erklärt Andreas Schafft, SAP-Berater der DAL, live im Video.

Alle Vorteile im Überblick

Aktualität

Da jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert wird, sind alle berechtigten Mitarbeitenden jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Bearbeitungsstand und Bearbeiter:in, Prüfer:in und Freigeber:in können so direkt kontaktiert werden („die Rechnung ist im Marketing“ gibt es dann nicht mehr).

Zeitersparnis

Es fällt wesentlich weniger Zeit für Rückfragen, Belegtransporte und Freigabeprozesse an. Das Workflowprotokoll im DMS und SAP erspart Rückfragen und kann jederzeit von Prozessbeteiligten aufgerufen werden. Zuständigkeiten und Vertreterregelungen sind klar definiert.

Geschwindigkeit

Die Einführung einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung führt zu einer schnelleren Auskunftsfähigkeit, Einhaltung aller Verfahrensfristen und zu einer perfekten Übersicht über den gesamten Prozess.

Vollständige Transparenz

Die Eingangsrechnungen sind nicht nur im DMS zusehen, sondern auch am SAP Beleg im SAP System. Alle relevanten Belege für den Monats-, Quartals- und Jahresabschluss werden berücksichtigt. Kritische Liquiditätssituationen (Monatsende, Lohnauszahlung) und vorteilhafte Liquiditätssituationen können wesentlich besser ausgenutzt und gesteuert werden.

Kostenersparnis

Druck- und Druckerwartungskosten werden reduziert.

Organisation und Recherche

Alle benötigten Informationen zu den Rechnungen, Reisekosten und Beschaffungsanträge und zum Kreditor sind direkt anzeigbar (alle Belege und Freigaben). Kleine Beträge können direkt vom Leiter:in Finanz- und Rechnungswesen ohne Prüfung (die BANF wurde bereits geprüft und freigegeben) durchgebucht werden. Die Vertretungsreglung ist zudem zentral steuerbar. Neue Freiräume können geschafft werden, da die typischen Routineaufgaben entfallen. Durch die Erstellung eines eigenen Rechnungsbuches ist die einfache Workflowsteuerung und Customizing möglich.

Zeitmanagement

Alle Skonto- und Aufbewahrungsfristen werden eingehalten, die Mahngebühren werden dadurch vermieden. Während des gesamten Prozesses ist es jederzeit möglich, das Workflowprotokoll einzusehen.

Revisionssicherheit

Frühes Scannen ermöglicht eine schnelle und sichere Verarbeitung. Alle Rechnungen werden auf Vollständigkeit nach § 14 Umsatzsteuergesetzgebung geprüft. Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert.

Rechnungen per E-Mail

Alle Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch verarbeitet. Zudem erhalten die Kolleg:innen auf ohne SAP Zugang E-Mail-Benachrichtigung.

Die DAL ist überzeugt – Sie auch?

Der Einsatz der digitalen Rechnungsbearbeitung erhöht die Übersicht über die Rechnungsprozesse, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten und sichert wertvolle Skontoerträge. Auch die Liquiditätsplanung des Unternehmens wird entscheidend unterstützt.

In Handarbeit Eingangsrechnungen erfassen bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Das zeigt der Vergleich zwischen der manuellen und der automatisierten Rechnungsbearbeitung an. Es verkürzen sich Durchlaufzeiten dank des elektronischen Rechnungsworkflows und die Transparenz während des kompletten Prozesses wird erhöht.