5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung

Von allen Seiten wird deutschen Unternehmen, insbesondere dem Mittelstand, vorgeworfen, dass sie die Digitalisierung verschlafen. Die Digitalisierung im Mittelstand geht nur sehr schleppend voran. Laut dem Digital Office Index 2022 wollen Unternehmen digitaler werden, sehen aber dennoch einige Probleme bei der Digitalisierung. Dabei sollte Digitalisierung gar nicht angsteinflößend sein oder Stress und Handlungszwang bedeuten und auch nicht überfordern. Ganz im Gegenteil: Sie entlastet uns von mühseligen Arbeiten, spart Zeit und Geld und ermöglicht es, Zeit für andere Dinge zu nutzen. Wir beweisen dir, dass dies nicht nur Marketing-Floskeln sind. Wie? Mit einem ersten Prozess, den alle Unternehmen kennen und digitalisieren sollten: der Rechnungsbearbeitung. Wir wagen sogar zu behaupten, dass du deine Eingangsrechnungen bald lieben wirst. Hier sind fünf Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung.

Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung im Überblick

1. Die digitale Rechnungsbearbeitung spart Zeit

Ein digitaler Prozess spart einzelnen Mitarbeitern eine Menge Zeit, die sie in andere, spannendere Aufgaben investieren können. Wieso das so ist? Werfen wir einmal einen Blick auf einen möglichen analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Erschreckend, nicht? Ein Ungetüm von Wegen und Abhängigkeiten. Kann ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder aus sonstigen Gründen, seinen Arbeitsschritt nicht erfüllen, gerät der Prozess ins Stocken. Das Problem: Bei einem analogen Ablauf weiß keiner, wo der Prozess ins Stocken geraten ist. Denn wie hat es einst ein Finanzbuchhalter ausgedrückt: „Papier ist toll, aber es schreit nicht hier, wenn man danach ruft!“.

Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze Büro geschleppt. Bei fünf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen. Das war ein extrem zeitfressender, manuelle Aufwand. Das wollten wir vereinfachen.

Tobias Kaus, Software- und IT-Experte bei FOND OF Bags

2. Die digitale Rechnungsbearbeitung schafft Überblick

Rechnungen, die sich melden, wenn man nach ihnen ruft? Tauscht man das Rufen mit Suchen aus, erfüllt die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung diesen Anspruch. In vielen ERP-Systemen findest du ein Cockpit, mit dem du jederzeit überblicken kannst, wo Rechnungen im Unternehmen liegen. Beispielsweise in welcher Abteilung und bei welchem Mitarbeiter. Damit aber nicht genug der Transparenz. Zusätzlich wird ersichtlich, in welchem Status sich die Bearbeitung befindet, um welche Summe es sich handelt und eine Skontoampel gibt es oftmals auch. Diese lässt sich beispielsweise in drei Stufen einstellen: grün=noch 10 Tage Frist bis Skonto verfällt, gelb= noch 2 Tage Frist bis Skonto verfällt, rot= Skonto verfallen. Die Skontoampel führt uns auch direkt zu Grund 3.

Durch die elektronisch ablaufende Freigabe können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher.

Mike Riddermann | Bilanzbuchhalter Winkhaus

3. Die digitale Rechnungsbearbeitung spart Kosten

Der Prozess der Rechnungsbearbeitung ist einfach zu digitalisieren. Warum? Die Kosteneinsparungen lassen sich einfach berechnen. Die folgende Infografik zeigt es:

Logisch. Durch die Zeitersparnis können Fristen zur Sicherung der Skontoerträge besser eingehalten werden. So werden Kosten auf direktem Wege eingespart.

Durch die hohe Automatisierung verringern sich gleichzeitig die Prozesskosten und es können nun Zahlungsfristen zur Sicherung der Skontoerträge noch besser eingehalten werden.

Matthias Gärtner, IT-Projektleitung VHB

4. Die digitale Rechnungsbearbeitung schont deine Nerven

Neben eher rationalen Gründen, wie Kosten- und Zeitersparnis, gilt es einen emotionalen Grund nicht zu unterschätzen, der für die digitale Rechnungsbearbeitung spricht: Sie schonen deine Nerven! Vielleicht findest du dich in einigen der folgenden Situationen wieder:

• „Wie oft hab ich schon gesagt, dass keine Kopien von Rechnungen angefertigt werden sollen!“
• „Eine Rechnung ist doch kein Notizblock.“
• „Die Post muss die Rechnung verbummelt haben.“
• „Schon wieder eine Mahnung, die eingegangen ist. Und das nur, weil die Rechnungen von so vielen Personen bearbeitet werden müssen. Irgendwer hat bestimmt wieder getrödelt.“
• „Ich bin mir sicher, dass ich diese Rechnung schon einmal gesehen habe. Ist die nicht auch per Mail eingegangen? Jetzt werden Rechnungen schon doppelt versendet. Als wäre es nicht so schon alles undurchsichtig genug.“

Ganz schön nervenaufreibend, die analoge Rechnungsbearbeitung. Dabei muss das längst nicht mehr so sein. Digitalisierung macht an dieser Stelle wirklich Spaß und schont deine Nerven. All die genannten Situationen entfallen mit einem digitalen Prozess.

5. Die digitale Rechnungsbearbeitung ist im Trend

Vermutlich hast du bereits von ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol gehört. Du bist kein öffentliches Unternehmen und denkst deshalb, dass diese elektronischen Rechnungsformate sowie die Plattform zur Übermittlung elektronischer Dokumente für dich nicht relevant sind? Bedenke, dass ca. 45-65 % der deutschen Unternehmen Zulieferer für den öffentlichen Sektor sind und nahezu jeder Privathaushalt Rechnungen von ihm erhält. Die elektronischen Standards werden in den kommenden Jahren branchenübergreifend eine immer größere Rolle spielen und auch auf den B2B-Bereich übergreifen. Dass E-Rechnungen „im Kommen“ sind, untermauern ebenfalls aktuelle Studien.

Daher ist klar, elektronische Rechnungsformate werden zukünftig zum Standard. Unternehmen brauchen demnach eine Lösung zur Bearbeitung dieser. Nur dann handeln sie zeitgemäß und können vollumfänglich von den vielen weiteren Vorteilen dieses Trends profitieren.

Der digitale Wandel erfordert ein sehr gut ausbalanciertes Zusammenspiel zwischen Agilität und Sicherheit. Mit einem Partner, der nicht nur mitdenkt, sondern auch vorausschaut, lassen sich heute Ziele erreichen, die gestern noch unrealistisch waren.

Panagiotis Anastassiadis, Projektleitung Informationsmanagement + Leiter MS SharePoint & Vehicle Database, Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG

Ob das nun Gründe für dich sind, deine Eingangsrechnungen zu lieben bleibt fraglich. Denn „lieben“ ist ein sehr starkes Wort. Aber eins ist sicher, du wirst sie weniger verfluchen!

Du hast es vielleicht gemerkt: Die Frage nach dem „Wie?“ ist noch offen. Keine Sorge! Wir haben sie nicht vergessen. Denn wie genau die Projektierung einer Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen abläuft, verraten wir dir im Blog-Artikel „In sechs Schritten zum digitalen Rechnungsworkflow“ unserer Serie zum Thema Eingangsrechnungsverarbeitung.