Von Kaffeemaschinen und Druckern bis hin zu industriellen Pressen und Schaltkästen. Jede im Industrieunternehmen genutzte Anlage bzw. jedes Arbeitsmittel muss regelmäßig geprüft werden, um die Sicherheit im Betrieb zu gewährleisten. Hauptziel ist es dabei, Unfälle vorzubeugen und so Mitarbeiter:innen zu schützen. Diese Pflicht zur regelmäßigen Prüfung wird mittlerweile durch mehrere Gesetze und Verordnungen vorgeschrieben, so zum Beispiel gemäß der Betriebssicherheitsverordnung, durch das Produktsicherheitsgesetz oder laut der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Zu der Prüfung eines Betriebsmittels gehört auch die entsprechende Dokumentation in einem Prüfprotokoll.
Was ein Prüfprotokoll beinhalten muss und wie dieses rechtssicher aufbewahrt werden kann, wird in diesem Artikel beschrieben.
Bedeutung von Prüfprotokollen
In einem Prüfprotokoll wird der Verlauf einer Prüfung von Anlagen, Arbeits- und Betriebsmitteln dokumentiert. Diese muss nach der Unfallverhütungsvorschrift (DGUV Vorschrift 3) bei Neuanschaffung, nach einer Reparatur oder Wartung sowie in regelmäßigen Abständen durch eine qualifizierte Elektrofachkraft oder unter Leitung einer Fachkraft erfolgen.
Die Dokumentation des Prüfprozesses stellt im Rahmen von modernen Managementsystemen einen sehr wichtigen Faktor dar. So ist das sorgfältig ausgefüllte Prüfprotokoll eine relevante Voraussetzung für die Bescheinigung der normgerecht durchgeführten Prüfung. Allgemein dient der Prüfbericht dem Prüfer als Nachweis der Leistung und dem Auftraggeber als Bestätigung der durchgeführten gesetzlichen Prüfung nach der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Darüber hinaus können Prüfprotokolle und Berichte dem Betreiber/Auftraggeber Hinweise auf Mängel, eine Einsatzbeschränkung oder weitere Besonderheiten geben.
Was muss ein Prüfprotokoll beinhalten?
Die Form des Prüfprotokolls (konkrete Darstellung der Prüfergebnisse) ist zu Beginn bzw. bei Auftragserteilung mit dem Betreiber/Auftraggeber zu vereinbaren und wird in der Regel im Einzelfall festgelegt. Am Ende der Prüfung muss der Prüfer das Prüfprotokoll eigenhändig unterschreiben. Sofern dieses elektronisch erstellt wurde, reicht die Angabe des Erstellers aus.
Bis dato gibt es keine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Form eines Prüfprotokolls, dennoch sollten Industrieunternehmen darauf achten, dass gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) durch das Prüfprotokoll mindestens die Art, der Umfang und das Ergebnis der Prüfung hervorgeht.
Besondere Voraussetzungen für Prüfprotokolle elektrischer Anlagen
Bei elektrischen Arbeitsmitteln, Anlagen und Erzeugnissen (z.B. Ersatzstromversorgungen oder Feuermeldeanlagen), die eine besondere Bedeutung für die Sicherheit haben oder an einem Ort mit besonderer Gefahrenlage eingesetzt werden, bestehen nochmals dezidierte Anforderungen an den Inhalt des Prüfprotokolls.
Ein Prüfprotokoll für elektrische Anlagen sollte folgende Informationen enthalten:
- Grundlagen der Prüfung
- Hersteller, Typbezeichnung und Nummer des geprüften Geräts
- Beschreibung der Prüfschritte (Besichtigen, Erproben, Messen)
- Prüfergebnisse
- Auftraggeber und Auftragnehmer
- Ausführende Elektrofachkraft
- Datum der Prüfung
- Einsatzort (bei ortsveränderlichen Betriebsmitteln)
- Verwendetes Prüf-/Messgerät
Elektrische Anlagen werden darüber hinaus nochmals zwischen ortsfesten und ortsveränderlichen Betriebsmitteln unterschieden. Ortsfeste Anlagen müssen in der Regel im Abstand von vier Jahren und ortsveränderliche innerhalb von zwei Jahren erneut geprüft werden. Dabei kann es jedoch zu individuellen Abweichungen je nach Zustand, Umgebung und Häufigkeit des Einsatzes kommen.
Warum ist ein rechtssicheres Prüfprotokoll elektrischer Anlagen wichtig?
Ein Prüfprotokoll hat juristische Relevanz und kann im Schadensfall als Beweisurkunde dienen. Nur so kann ein Unternehmen vor Gericht nachweisen, dass es seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Fehlt das Prüfprotokoll eines elektrischen Geräts bei einem Unfall oder Brand könnte der Fall eintreten, dass die Berufsgenossenschaft die Haftung ausschließt. Darüber hinaus kann es sein, dass ein Brandversicherer möglicherweise nicht für den entstandenen Schaden zahlt und auf das Unternehmen enorme Schadensersatzforderungen aufgrund eines Personenschadens zukommen. Mit einem Prüfprotokoll kann ein produzierendes Unternehmen so bei einem Fehler Eigenverschulden und Fahrlässigkeit ausschließen.
Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Prüfprotokolle?
Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Prüfprotokolle. Dennoch wird es Unternehmen empfohlen, diese mindestens bis zur nächsten Prüfung des Betriebsmittels aufzubewahren, sodass ein Abgleich der Prüfprotokolle erfolgen könnte. Um jedoch bei einem Schadensfall einen Nachweis zu haben, ist es ratsam, das jeweilige Prüfprotokoll (insbesondere von elektrischen Anlagen) bis zu 10 Jahre aufzubewahren.
Sicherheitsnachweise für geprüfte Anlagen und Betriebsmittel
Ein weiterer Bestandteil der Dokumentation im Prüfprozess ist die eindeutige Kennzeichnung des geprüften Betriebsmittels. Der/die Prüfer:in muss sicherstellen, dass die Anlage zweifelsfrei dem Prüfprotokoll und den Prüfergebnissen zugeordnet werden kann.
Als Nachweis kann beispielsweise eine Prüfplakette dienen, die nach der Prüfung auf dem Gerät angebracht wird. Durch die Prüfplakette wird in der Regel ersichtlich, wann die Prüfung durchgeführt wurde, ob das Gerät in Ordnung ist und wann gegebenenfalls die nächste Prüfung durchgeführt werden sollte.
Wie können Prüfprotokolle rechtssicher archiviert werden?
Bei der rechtssicheren Archivierung/Aufbewahrung von Dokumenten kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützen. Vom Scannen bis zur digitalen Archivierung: Durch die hohe Integrität zu bereits bestehenden Systemen und Lösungen kann ein vollkommen medienbruchfreier Prozess sichergestellt werden. Dabei können die Daten auf einem eigenen lokalen Storage-System oder in einem bereitgestellten Cloud-Speicher gesichert werden.
Die elektronische Speicherung eines Prüfprotokolls auf einem digitalen Datenträger kann entweder durchgängig digital abgebildet werden oder zunächst papierbasiert mit einer anschließenden digitalen Erfassung. Hierzu wird das Prüfprotokoll durch einen Scanvorgang digitalisiert und im Anschluss in das DMS importiert. Im nächsten Schritt wird dieses klassifiziert und die relevanten Daten aus dem Prüfprotokoll ausgelesen. Nun kann das jeweilige Prüfprotokoll automatisch in eine digitale Akte abgelegt und rechtssicher aufbewahrt werden.
Digitale Akten: So gelingt die Einführung – inklusive 7 Erfolgsstories
GoBD-konform archivieren:
Auch bei der Digitalisierung von Prüfprotokollen sollten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigt werden. Das bedeutet, (gescannte) Dokumente gegen mögliche Fälschungs-/Angriffsversuche abzusichern, Änderungen nachvollziehbar zu machen sowie Daten in einem strukturierten Ordnungssystem digital aufzubewahren. Darüber hinaus sollten Datenmengen nicht verkleinert und die Ursprungsformate der Dokumente (z.B. PDF) beibehalten werden.
Warum digital archivieren?
Dokumente, wie zum Beispiel Prüfprotokolle, die digital archiviert und gespeichert wurden, lassen sich im Nachgang jederzeit spontan und ortsunabhängig von berechtigen Nutzer:innen über eine interne Archivierungssoftware aufrufen und bearbeiten. So wird für Transparenz und zentrale Verfügbarkeit gesorgt. Da in einem produzierenden Unternehmen nicht nur Prüfprotokolle, sondern auch viele andere relevante Informationen und Dokumente anfallen, die rechtskonform archiviert werden sollten, bietet es sich an, im Rahmen der eigenen Digitalisierungsstrategie über ein eigenes digitales Archivsystem nachzudenken.
Vorteile durch digitales archivieren:
- Mehr Platz
- Schnelle Ablage
- Anpassbarkeit
- Kostenersparnis
- Zeitersparnis
- Mehr Sicherheit
- Hohe Transparenz
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Automatisierte Workflows