Prozessoptimierung: So steigerst Du die Effizienz im Unternehmen

Ein effizientes Prozessmanagement ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen und wettbewerbsfähigen Unternehmen. Aber nicht nur die Implementierung und Einführung von Geschäftsprozessen, sondern auch die fortlaufende Prozessoptimierung im eigenen Geschäftsumfeld bringt unzählige Vorteile mit sich.

Was sind die Vorteile von Prozessoptimierung?

Die Vorteile von Prozessoptimierung können mitunter sein:

• Reduzierung von Kosten und Ressourcen
  (z.B. Senkung Materialeinsatz oder Wasser-/Stromverbrauch)
• Verbesserung der Prozess-Qualität
  (z.B. Planungsgenauigkeit & Risikovermeidung)
• Erhöhung der Prozess-Geschwindigkeit
  (z.B. durch Verkürzung der Produktionsdauer)
• sowie Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  (z.B. durch bessere Arbeitsbedingungen)
• und Sicherstellung der Kundenzufriedenheit
  (z.B. durch bessere Produktqualität- und Verfügbarkeit)

Zuverlässige und optimale Prozesse sind essenziell für das Bestehen und die Weiterentwicklung eines Unternehmens. Nur dann, wenn diese reibungslos und effizient funktionieren, kann ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein.

Prozessoptimierung im Unternehmen hat welchen Stellenwert?

Der Stellenwert der Prozessoptimierung bzw. der Prozessorganisation in Unternehmen steigt stetig – auch aufgrund äußerer Einflussfaktoren, denen sich insbesondere KMUs entgegensehen müssen. Das sind u.a. steigender Wettbewerbsdruck aufgrund von Globalisierung, individuelle Kundenbedürfnisse und gesteigerte Marktanforderungen an Produkte und Leistungen. Auch der demografische Wandel, die damit verbundene Überalterung der Belegschaft und der damit einhergehenden Wissensverlust sind Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen stehen.

Produktinnovation vs. Prozessoptimierung

Oftmals gibt es 2 Antworten, um auf diese Einflussfaktoren zu reagieren bzw. entgegenzuwirken:

1. Produktinnovationen
2. Prozessoptimierungen

Letzteres bezieht sich auf unternehmensinterne Strukturen. Diese sind häufig nachhaltiger als Produktinnovationen, wirken oftmals aber erst später bzw. mit zeitlichem Versatz. Erwirtschaftete und gefühlte Vorteile werden ergo erst später sicht- und messbar.

Prozesse werden zum neuen Unternehmens-Gold

Ein weiterer Vorteil: Da Prozesse oft individuell und passgenau auf das Unternehmen zugeschnitten sind, lassen sich diese nicht vom Wettbewerb kopieren, wie es bei Produktinnovationen der Fall ist. Somit werden Prozesse zum neuen Unternehmens-Gold.

Diese Erkenntnis ist allerdings noch nicht in jedem Unternehmen durchgedrungen. Es fehlt teilweise die Sensibilität für dieses Thema. Fehlendes Verständnis in den Chefetagen, Methodenwissen – aber auch Verantwortlichkeiten (z.B. in Form einer expliziten Rolle im Unternehmen) sind nur einige der gängigen Hemmnisse, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren.

In diesem Blogartikel erhältst du jetzt einen ersten Überblick, was unter einem (Geschäfts-)Prozess zu verstehen ist, wie du diese in deinem Unternehmen erkennst und wie du in 4 Schritten eine erfolgreiche Prozessoptimierung durchführst.

Was ist ein Prozess?

Da Prozesse im Geschäftsumfeld häufig komplex sind, nutzen wir an dieser Stelle ein simples Beispiel, um einen Prozess einmal vereinfacht darzustellen: Mehrere Aktivitäten (das Kneten und Backen) verwandeln die Eingabe (rohe Zutaten, wie: Eier, Mehl, Zucker, Butter etc.) in das Ergebnis (eine fertige Waffel).

Schaut man sich die DNA eines „Prozesses“ genauer an, dann wird die Definition schnell deutlich. Ein Prozess gibt Hinweis darüber, dass etwas in einer bestimmten Art und Weise (mit einer oder mehreren Aktivitäten) durchzuführen ist, um am Ende ein gewünschtes Ergebnis zu produzieren. Dabei verspricht es gleichbleibende und dauerhafte Qualität und Effizienz.

Woran erkenne ich einen Prozess?

Ein Prozess besteht aus wesentlichen Merkmalen, die gleich sind. Anhand der folgenden Kennzeichen lässt sich klar bestimmen, ob es sich um einen Prozess handelt:

• Strukturiertheit: Ein Prozess hat eine bestimmte Struktur und definierte Schritte, die nacheinander ausgeführt werden müssen.
  Beispiel: Ich muss zuerst Teig kneten, bevor ich diesen backen kann.
• Zielorientierung: Ein Prozess hat ein bestimmtes Ziel, das erreicht werden soll, wie zum Beispiel die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung.
  Beispiel: Ziel ist die Herstellung einer Waffel.
• Wiederholbarkeit: Ein Prozess ist darauf ausgelegt, wiederholt durchgeführt zu werden, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
  Beispiel: Ich kann die gleichen Waffeln immer wieder exakt so herstellen.
• Messbarkeit: Ein Prozess kann gemessen werden, um seine Effizienz und Wirksamkeit zu beurteilen.
  Beispiel: Mit einem Waffeleisen lassen sich 30 Waffeln in der Stunde produzieren.
• Kontrollierbarkeit: Ein Prozess kann kontrolliert und gesteuert werden, um sicherzustellen, dass er das gewünschte Ergebnis erzielt.
  Beispiel: Die Backdauer der Waffel dauert exakt 2 Minuten bei 220 °C.
• Flexibilität: Ein Prozess kann angepasst werden, um sich an veränderte Anforderungen oder Bedingungen anzupassen.
  Beispiel: Dem Waffelteig werden frische Blaubeeren als Zutat hinzugefügt, um eine neue Waffel-Variante herzustellen.
• Dokumentation: Ein Prozess wird dokumentiert, um sicherzustellen, dass er einheitlich und standardisiert ausgeführt wird und, um eine Grundlage für Verbesserungen und Optimierungen zu bieten.
  Beispiel: Das Rezept für einen genauen Ablauf zur Waffelherstellung liegt vor.
• Kundenorientierung: Ein Prozess ist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu erfüllen oder zu übertreffen.
  Beispiel: Ziel ist eine leckere Waffel, die allen schmeckt und Kinder lieben.
• Zusammenarbeit: Ein Prozess erfordert oft die Zusammenarbeit und Koordination verschiedener Personen, Abteilungen oder Organisationen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
  Beispiel: Das Huhn muss die Eier legen 😉; Die Rohstoffe kommen nur vom Bio-Bauer meines Vertrauens; Das Waffeleisen muss gewartet und gereinigt werden; Der Bäcker muss das Waffeleisen und den Backofen bedienen können; etc.
• Verbesserungsfähigkeit: Ein Prozess kann kontinuierlich verbessert werden, um seine Effektivität und Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
  Beispiel: Ich schaffe mir ein zweites Waffeleisen an, um mehr Waffeln produzieren zu können oder nehme hochwertigere Zutaten vom Bio-Laden.

Und genau hier lässt sich ansetzen, um Optimierungspotentiale zu identifizieren. Wie findet man also Hebel, die den Prozess verändern und entsprechend besser machen?

Prozessoptimierung: So geht’s in 4 Schritten

Zufällig einen Fehler im Prozess zu entdecken und diesen zu beheben, ist keine Prozessoptimierung. Sie setzt eine systematische, methodische Vorgehensweise voraus. Wie kann also ein solches Vorgehen aussehen? Prozessoptimierung lässt sich in 4 Schritten bewerkstelligen. Alle Schritte dienen letztlich dazu, aus einer Ist-Analyse einen (verbesserten) Soll-Prozess abzuleiten.

1. Prozesse identifizieren und dokumentieren mit einer Prozesslandkarte

Bereits Albert Einstein hat gesagt, „das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“ Bevor du Prozesse optimieren kannst, musst du sie zuerst identifizieren und dokumentieren.

Eine gute Möglichkeit hierfür ist, anhand deiner Ablauforganisation bzw. deines Organigramms eine Prozesslandkarte zu erstellen, die alle Prozesse und deren Abhängigkeiten aufzeigt. Auf diese Weise erhältst du einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen. Die Erstellung einer Prozesslandkarte sollte sorgfältig geplant und angegangen werden, da sie die Ausgangsbasis für die weitere Prozesserhebung, -analyse und -optimierung darstellt.

Worauf ist bei der Erstellung einer Prozesslandkarte zu achten?

• Definiere den Zweck und den Umfang der Prozesslandkarte. Überlege, welche Prozesse du aufnehmen möchtest und welche Ziele du mit der Prozesslandkarte erreichen möchtest. Willst du z.B. nur die Kernprozesse des Unternehmens aufnehmen oder auch unterstützende Prozesse wie Personalwesen oder IT?

• Identifiziere die Prozesse, die in der Prozesslandkarte enthalten sein müssen. Sammle Informationen über die verschiedenen Prozesse im Unternehmen, indem du z.B. Interviews mit Mitarbeiter:innen führst, Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mindmaps oder die 6-3-5-Methode einsetzt, Dokumentationen analysierst oder ergebnisoffene Workshops organisierst.
• Ordne die Prozesse in Kategorien ein. Überlege, welche Prozesse ähnliche Ziele oder Ergebnisse haben und ordne sie entsprechend ein. Dies kann z.B. nach Abteilungen, Funktionen oder Geschäftsprozessen erfolgen.
• Visualisiere die Prozesse. Verwende Symbole und Diagramme, um die Prozesse in der Prozesslandkarte darzustellen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z.B. Flussdiagramme, Swimlane-Diagramme oder BPMN-Diagramme.

Hinweis: Wie man die einzelnen Ebenen einer Prozesslandkarte korrekt interpretiert, erfährst du im Blogartikel Implementierung und Einführung von Geschäftsprozessen.

Dokumentiere anschließend den IST-Zustand deiner Prozesse. Füge Beschreibungen und weitere Informationen zu den einzelnen Prozessen hinzu, um ihre Funktionen und Zusammenhänge besser zu verstehen.

2. Prozesse analysieren

Nachdem du die Prozesse identifiziert hast, solltest du sie analysieren. Dabei geht es darum, Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren und zu verstehen, wie die Prozesse ablaufen. Hier sollten Prozesskennzahlen definiert sein, um die Performance von Prozessen zu messen und zu vergleichen. Beispiele für Prozesskennzahlen sind:

• Durchlaufzeit
• Fehlerquote
• Produktivität

3. Prozesse neugestalten auf Basis der Analyse

Jetzt geht es endlich (!) ans Eingemachte und es folgt der wohl schwierigste Teil: die Umsetzung. Sobald du Schwachstellen und Engpässe in deinen Prozessen identifiziert hast, kannst du diese optimieren. Hier gibt es verschiedene Ansätze, wie z.B. Lean Management, Six Sigma, Business Process Reengineering (BPR) – nur um einige zu nennen.

• Bei Lean Management geht es darum, Verschwendung zu eliminieren und Prozesse schlanker zu gestalten. Es sollte nur Dinge tun, die einen Wert für die Kunden schaffen. Prozesse, die nicht zur Wertschöpfung beitragen, müssen aufgegeben werden.
• Six Sigma hingegen fokussiert auf die Reduktion von Fehlern und Schwankungen in Prozessen und fokussiert eher einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung. Bei dieser Methode werden für jeden Prozess Kennzahlen definiert, durch die gemessen werden kann, wie sich Verbesserungen auswirken.
• Business Process Reengineering (BPR) wird insbesondere dann angewendet, wenn Geschäftsprozesse radikal neu gestaltet werden sollen, insbesondere in etablierten Unternehmen, die sich über einen längeren Zeitraum kaum verändert haben.

4. Prozesse implementieren und kontrollieren

Nachdem du die Prozesse optimiert hast, solltest du sicherstellen, dass die Verbesserungen auch umgesetzt werden. Hierbei ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten und Prozessbeschreibungen zu definieren. Zudem sollten regelmäßige Kontrollen und Reviews stattfinden, um sicherzustellen, dass die Prozesse weiterhin effizient ablaufen.

Wo startet man am besten mit der Prozessoptimierung?

Die Automatisierung von Routineaufgaben, Hyperautomation oder Prozessdigitalisierung im Allgemeinen kann ein besonders effektiver Weg, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Starte doch gleich mit den Dokumentenprozessen in deinem Unternehmen. Diese sind oftmals ein guter Anfang, um Potenziale zu heben. Du kannst zum Beispiel folgende exemplarische Prozesse realisieren:

• Freigabeprozess
• Beschaffungsantrag
• Urlaubsantrag
• Buchungsprozess
• Eingangsrechnungsverarbeitung
• Schadensmeldung

Im Folgenden siehst du, wie ein einfacher Genehmigungsprozess eingerichtet wird.

Wie können Tools wie das d.velop process studio bei der Prozessoptimierung unterstützen?

Das d.velop process studio ist der zentrale Einstieg für das Thema Prozessautomatisierung innerhalb der d.velop platform. Das d.velop process studio besteht aus mehreren Komponenten und Werkzeugen, die dich dabei unterstützen deinen Arbeitsalltag zu digitalisieren, automatisieren und dokumentieren.

Im d.velop process studio hast du folgende Optionen für die Prozessoptimierung:

• Modellieren
• Automatisieren
• Dokumentieren
• Protokollieren
• Überwachen

Was nimmst du mit?

Optimiere deine Prozesse! Wichtig ist dabei, Prozesse zu identifizieren, zu analysieren, zu optimieren und zu implementieren. Das setzt zwar einiges an Aufwand voraus, bietet Unternehmen aber die Chance, sich mit den eigenen Abläufen vertraut zu machen und diese zu hinterfragen. Mit regelmäßigen Kontrollen und Reviews können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse weiterhin effizient ablaufen und kontinuierlich verbessert werden.

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Häufige Fragen zur Prozessoptimierung