Effektives Prozessmanagement: Grundlagen und Methoden

Prozessmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der effizienten Unternehmensführung. Es stellt sicher, dass alle Abläufe in einem Unternehmen strukturiert, optimiert und kontinuierlich verbessert werden. In diesem Blogartikel setzen wir uns mit dem Thema Prozessmanagement auseinander und erklären, warum es für Unternehmen von großer Bedeutung ist. Neben den Zielen gehen wir dabei auch auf die Vorteile sowie die Prozessmanagement-Methoden ein.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement spielt eine entscheidende Rolle in der heutigen Unternehmenswelt, indem es hilft, Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten.

Klassisches vs. digitales Prozessmanagement

Der Unterschied zwischen klassischem und digitalem Prozessmanagement liegt in der Art und Weise, wie man Geschäftsprozesse erfasst, gestaltet und optimiert.  

Im klassischen Prozessmanagement erfolgt die Dokumentation und Analyse von Abläufen oft auf Papier oder in statischen Dokumenten. Änderungen und Verbesserungen sind zeitaufwendig und erfordern manuelle Aktualisierungen.  

Im Gegensatz dazu ermöglicht das digitale Prozessmanagement den Einsatz von Softwarelösungen, um Prozesse in Echtzeit zu modellieren, zu überwachen und anzupassen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Veränderungen und verbessert die Transparenz. Überdies können digitale Prozessmanagement-Tools Automatisierungsfunktionen bieten, die die Effizienz weiter steigern. Unternehmen, die auf digitales Prozessmanagement setzen, sind in der Lage, agiler und kosteneffizienter zu arbeiten und haben einen klaren Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt. 

Ziele des Prozessmanagements

In modernen Organisationen spielt Prozessmanagement eine Schlüsselrolle, da es maßgeblich zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit beiträgt. Dieser ganzheitliche Ansatz zur Kontrolle von Arbeitsabläufen ermöglicht Unternehmen, ihre Ziele erfolgreich zu verfolgen und sich flexibel an die sich stetig ändernden Marktbedingungen anzupassen.

Zu den Zielen des Prozessmanagements gehören insbesondere:

1. Effizienz steigern: Prozessmanagement ermöglicht es, Abläufe effizienter zu gestalten, indem überflüssige Schritte oder Unterbrechungen eliminiert werden. Das führt dazu, dass Aufgaben schneller und mit weniger Ressourceneinsatz erledigt werden können. 
2. Qualität steigern: Die kontinuierliche Überwachung und Optimierung von Prozessen trägt dazu bei, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Fehler und Unregelmäßigkeiten können frühzeitig erkannt und behoben werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. 
3. Flexibilität erhöhen: Durch das Prozessmanagement können Abläufe so gestaltet werden, dass sie an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen angepasst werden können. Dies erhöht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens. 
4. Kosten reduzieren: Effiziente Prozesse und die Beseitigung von Verschwendung tragen dazu bei, die Betriebskosten zu senken. Dies ist besonders in wettbewerbsintensiven Branchen von großer Bedeutung. 
5. Schnittstellen verbessern: Prozessmanagement fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Dadurch werden reibungslose Schnittstellen geschaffen, was zu einer effektiveren Gesamtorganisation beiträgt. 
6. Bearbeitung standardisieren: Die Einführung von klaren Prozessstandards ermöglicht es, Aufgaben und Arbeitsabläufe konsistent und nachvollziehbar zu gestalten. Dies führt zu einer höheren Vorhersagbarkeit und Qualität der Ergebnisse. 

Durch die gezielte Verfolgung dieser Teilziele kann das Prozessmanagement dazu beitragen, die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend zu steigern.

Vorteile von Prozessmanagement

Prozessmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Organisationen. Einer der wichtigsten Vorteile besteht dabei in der Steigerung der Produktivität. Dies geschieht durch die Optimierung von Abläufen, die Beseitigung unnötiger Schritte und die effizientere Nutzung von Ressourcen. Gleichzeitig trägt Prozessmanagement zur Reduzierung von Fehlern bei, indem es ermöglicht, Fehler und Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Eine weitere Auswirkung ist die Beschleunigung von Abläufen. Effiziente Prozesse ermöglichen es, Aufgaben schneller zu erledigen, wodurch die Durchlaufzeiten verkürzt und die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kundenanfragen gesteigert werden. Dies trägt auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei, da klare Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe die Effektivität der Mitarbeiter:innen steigern und ihr Engagement fördern.

Weiterhin erhöht Prozessmanagement die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, da sie flexibler auf Marktveränderungen reagieren können. Die Transparenz und Verantwortlichkeit, die durch Prozessmanagement geschaffen werden, ermöglichen eine bessere Planbarkeit von Projekten und Aktivitäten, während langfristige strategische Ziele besser verfolgt werden können.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Risikominimierung. Prozessmanagement hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften und Qualitätsstandards einzuhalten, wodurch das Risiko von rechtlichen Problemen und Qualitätsproblemen minimiert wird. Insgesamt trägt Prozessmanagement wesentlich zur Steigerung der Effektivität und Effizienz von Organisationen bei, senkt Kosten und verbessert die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Deswegen ist es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen geworden.

Die gängigsten Prozessmanagement-Methoden

Im Prozessmanagement gibt es viele verschiedene Methoden. Welche für dein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt unter anderem von Faktoren wie der Branchenzugehörigkeit oder der Unternehmensgröße ab.

• Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine standardisierte Modellierungssprache, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse in Diagrammen darzustellen. Es bietet eine visuelle und einheitliche Methode zur Dokumentation und Kommunikation von Prozessen. 
• Business Process Reengineering (BPR) konzentriert sich auf radikale Umgestaltungen von Prozessen, um Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen zu erzielen. Dieser Ansatz zielt oft auf eine komplette Neugestaltung von Abläufen ab. 
• Lean Six Sigma ist eine Methode, die Lean-Prinzipien zur Verschlankung von Prozessen mit Six Sigma-Methoden zur Fehlerreduzierung kombiniert. Sie zielt auf kontinuierliche Verbesserungen ab. 
• Total Quality Management (TQM) legt den Schwerpunkt auf die kontinuierliche Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Es integriert Qualitätsbewusstsein in alle Aspekte der Organisation. 
• Kaizen ist eine japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, die darauf abzielt, kleine Schritte in der täglichen Arbeit zu machen, um langfristige positive Veränderungen zu bewirken. 
• Scrum ist eine agile Projektmanagementmethode, die zur effizienten und flexiblen Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen verwendet wird. Es betont die Zusammenarbeit und kurze Entwicklungszyklen. 
• Agiles Prozessmanagement ist eine Erweiterung agiler Methoden auf Geschäftsprozesse. Es zielt darauf ab, Prozesse an sich ändernde Anforderungen und Märkte anzupassen und fördert die Zusammenarbeit und kontinuierliche Lieferung von Werten. 
• ISO 9001 ist eine internationale Norm für Qualitätsmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, effektive Prozesse zu etablieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. 
• Process Mining verwendet die Datenanalyse, um die tatsächliche Ausführung von Prozessen zu visualisieren und Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufzudecken. 
• Kanban ist eine visuelle Methode zur Steuerung von Arbeitsabläufen und zur Verbesserung der Prozesseffizienz. 

Mithilfe verschiedener Techniken kann überprüft werden, wie gut Abläufe funktionieren, dabei werden sowohl ihre Qualität als auch ihre Effizienz bewertet. Dies kann z. B. über Kennzahlen für die Prozessleistung geschehen, die dann mit den eigenen Vorgaben (intern/extern) verglichen werden können.

Grundlegende Vorgehensweise in 4 Schritten

Schritt 1: Prozess identifizieren und auswählen

Nicht alle Prozesse eines Unternehmens sind gleich wichtig. Konzentriere dich zunächst auf die Prozesse, bei denen du ein großes Potenzial für Verbesserungen siehst. Das können zum Beispiel Prozesse sein, die

• viel Zeit in Anspruch nehmen,
• häufig Fehler verursachen,
• von vielen Mitarbeitenden genutzt werden,
• für Kunden wichtig sind.

Schritt 2: Prozess erfassen und ausgestalten

Um einen Prozess zu verstehen, musst du ihn genau beschreiben. Dazu solltest du mit den Mitarbeitenden sprechen, die den Prozess durchführen. Frage sie nach den einzelnen Schritten, den verwendeten Tools und den verwendeten Daten.

Schritt 3: Prozess bewerten und analysieren

Sobald du den Prozess verstanden hast, kannst du ihn bewerten. Dabei solltest du folgende Fragen beantworten:

• Sind alle Schritte notwendig?
• Können Schritte vereinfacht oder automatisiert werden?
• Gibt es Möglichkeiten, die Qualität zu verbessern?

Schritt 4: Prozess optimieren

Basierend auf deiner Analyse kannst du den Prozess nun optimieren. Dabei kannst du folgende Maßnahmen ergreifen:

• Vereinfachung von Prozessschritten
• Automatisierung von Prozessschritten
• Verbesserung der Qualität

Auch der neu optimierte Prozess sollte regelmäßig überprüft werden. Dabei solltest du folgende Fragen beantworten:

• Funktioniert der Prozess wie geplant?
• Gibt es neue oder weitere Verbesserungsmöglichkeiten?

Fazit: Prozessmanagement ist für Organisationen von großer Bedeutung

Prozessmanagement ist ein wichtiger Ansatz für Organisationen, um ihre Abläufe zu optimieren und so ihre Effizienz und Effektivität zu steigern. Durch eine systematische Analyse und Verbesserung von Prozessen können Unternehmen Kosten senken, die Kundenzufriedenheit verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Ein wichtiger Schritt im Prozessmanagement ist die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Durch die Nutzung digitaler Tools und Automatisierungslösungen können Unternehmen ihre Prozesse effizienter und fehlerfreier gestalten.

Das d.velop process studio hilft bei der Automatisierung von Prozessen – ohne IT-Skills

Das d.velop process studio ermöglicht es Fachabteilungen, eigene Abläufe zu visualisieren und zu automatisieren. Die Fachabteilung entwirft ihren Prozess und gibt im d.velop process studio an, welche Informationen an welchen Punkten benötigt werden. Danach kümmert sich der IT-Administrator darum, dass die erforderlichen Informationen aus externen Systemen an den entsprechenden Stellen integriert werden.

Die Prozessmodellierung im d.velop process studio ist ganz einfach, wie das folgende Video zeigt: