Die Prozessautomatisierung im Büro ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen und Organisationen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Sie ist so wichtig, weil die Automatisierung manueller, wiederkehrender Aufgaben ein effizienteres und produktiveres Wirtschaften ermöglicht. Mehr noch, lassen sich die Beschäftigten entsprechend ihrer Kompetenzen sinnvoll einsetzen, anstatt ihnen zeitraubende, repetitive Tätigkeiten zu überlassen. Wie die Prozessautomatisierung Kosten senkt und gleichzeitig die Qualität verbessert, erklärt dieser Blogartikel. Ebenso geht es darum, wie Automatisierungen die Einhaltung von Standards und Vorschriften sicherstellen und welche Gedanken sich Unternehmer:innen machen sollten, wenn sie Prozesse automatisieren möchten.
Definition: Was ist Prozessautomatisierung?
Der Begriff Prozessautomatisierung beschreibt die Optimierung von manuellen Routineprozessen mithilfe von digitalen Technologien. Ziel dieser Automatisierung ist es, dass Unternehmen und Organisationen ihre betrieblichen Abläufe verbessern und dadurch Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. Ebenso geht es darum, das Fehleraufkommen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Automatisierung von Prozessen kann dabei verschiedene Technologien und Tools umfassen. Dazu zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder die digitale Rechnungsverarbeitung, die digitale Postzustellung oder das Vertragsmanagement.
Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierung?
Wer wiederkehrende Prozesse automatisiert, entbindet seine Mitarbeiter:innen von monotonen Tätigkeiten und entlastet sie so massiv. Das sorgt dafür, dass vorhandenes Spezialwissen viel gezielter im Sinne des Unternehmens eingesetzt werden kann. Es gibt aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile, die die Automatisierung von Prozessen Unternehmen und Organisationen bietet. Hier sind einige der wichtigsten Vorzüge:
Geschäftsprozesse und wie man diese implementiert – auch ohne IT-Skills.
Prozessautomatisierung mit einem DMS
Das Dokumentenmanagement ist eine der mächtigsten Schrauben, die Unternehmen und Organisationen bei der Digitalisierung drehen können: raus mit dem Papier, weg mit Medienbrüchen, auf zu digitalen Prozessen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) lassen sich im Büro allerlei Routineaufgaben automatisieren, die ansonsten sehr viel Zeit in Anspruch nehmen würden.
Revisionssicher und auffindbar in einem zentralen System
Dazu zählt unter anderem die digitale Rechnungsverarbeitung, die sowohl den Abgleich der Stammdaten als auch die Überprüfung der Rechnungsposten übernimmt, um sicherzugehen, dass die Rechnung korrekt gestellt ist. Über die Rechnungsfreigabe bis hin zur Archivierung im digitalen Archiv lassen sich weitere Prozesse automatisieren. Am Ende landen alle Dokumente revisionssicher und auffindbar archiviert in einem zentralen System.
Vertragsmanagement und Personalaktenverwaltung
Ein weiterer Prozess, den Unternehmen und Organisationen optimieren können, ist das Vertragsmanagement und betrifft sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Abstimmung der Vertragsdetails bis hin zur digitalen Unterschrift und Archivierung.
Selbiges gilt für die Personalaktenverwaltung. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Hinzufügen von Dokumenten, der Aktualisierung von Informationen oder der Überprüfung von Compliance-Vorgaben können Prozesse der Personalsachbearbeitung schneller und effizienter durchgeführt werden.
Höhere Datenqualität, verbesserte Kundenzufriedenheit
Auch das Kundenbeziehungsmanagement profitiert von Automatisierungen, etwa bei Dateneingabe- und -verarbeitungsprozessen. Weniger menschengemachte Fehler, höhere Datenqualität – so lautet die Devise. Diese verbesserte Datenqualität ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Kundenerfahrung zu verbessern.
Prozessautomatisierung: Darauf kommt es an
Wer Prozessautomatisierungen implementieren möchte, sollte bei der Umsetzung auf kleinere Herausforderungen vorbereitet sein. Wer sich dabei allerdings einen erfahrenen Digitalisierungspartner ins Haus holt, der viele Kundenprojekte geleitet hat, wird dabei viel über die Digitalisierung und Prozessautomatisierungen lernen. Einige der wichtigsten Herausforderungen sind:
Die Prozessanalyse
Die Analyse bestehender Prozesse, beispielsweise durch Process Mining, ist der erste Schritt bei der Implementierung von Prozessautomatisierungen. Dabei stellt sich die Frage: Welche Prozesse sind überhaupt automatisierbar und bieten die größten Potenziale? Eine unvollständige oder ungenaue Analyse zieht möglicherweise Fehler und ineffiziente Abläufe nach sich.
Die Technologieauswahl
Es gibt viele Softwareanbieter zur Prozessautomatisierung. Die Auswahl der richtigen Technologie erfordert allerdings ein gewisses Verständnis. Da sind einerseits die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, aber ebenso die Möglichkeiten, die Technologien allgemein überhaupt bieten können. Ein klarer Anforderungskatalog und eine Begegnung mit dem Softwareanbieter auf Augenhöhe helfen bei der Auswahl.
Integration in Bestandssysteme
Die Integration von Prozessautomatisierungen in die bestehende Systemlandschaft kann eine Herausforderung sein. Einige Systeme sind möglicherweise nicht vollständig kompatibel oder erfordern die Verwendung von Schnittstellen, um Daten zwischen den Systemen zu übertragen. Ein Anbieter mit hoher Integrationsexpertise und vielen standardisierten Schnittstellen ist zentral.
Benutzerakzeptanz
Automatisierte Prozesse können auch auf Widerstand bei den Usern stoßen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn diese sich an bestehende Prozesse gewöhnt haben. Eine Einbindung der Nutzer:innen bei der Prozessmodellierung kann hier schnell für Akzeptanz sorgen. Mit dem d.velop process studio können beispielsweise Mitarbeitende von Fachabteilungen Prozesse selbst modellieren. Dies wird ermöglicht durch den No-Code-Ansatz des Process Studios. Im Video sieht man die einfache Modellierung eines Genehmigungsprozesses:
Datenqualität
Automatisierung führt dazu, dass Daten schneller und in größerem Umfang generiert werden. Eine mangelnde Datenqualität bringt Fehler und ungenaue Ergebnisse mit sich. Es ist daher wichtig, dass die gewonnenen Daten korrekt und aktuell sind, um die Wirksamkeit der Automatisierung für die Datenauswertung zu gewährleisten.
Sicherheit und Datenschutz
Da viele Dokumente und Informationen in einem DMS vertraulich sind, sind die Datensicherheit und der Datenschutz von entscheidender Bedeutung. Die Implementierung von Prozessautomatisierung erfordert daher eine sorgfältige Überprüfung der Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen, damit vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
Prozessautomatisierung – das geht auch ohne IT-Skills
Oftmals spüren nur diejenigen den Schmerz einer fehlenden Automatisierung, die unmittelbar mit dem Geschäftsprozess in den Fachabteilungen verbunden sind. Doch genau diese Mitarbeiter:innen müssen häufig einen langwierigen Weg über die IT-Abteilung gehen, um den Prozess zu automatisieren. Diese Hürde kann durch No-Code-Ansätze endlich überwunden werden.
Das d.velop process studio ermöglicht es Fachabteilungen, ihre Prozesse eigenständig zu modellieren und zu automatisieren. Innerhalb der Software skizziert die Fachabteilung den Prozess und gibt direkt an, welche Informationen an welcher Stelle benötigt werden. Der IT-Administrator übernimmt dann die Aufgabe, sicherzustellen, dass die erforderlichen Informationen aus Drittsystemen an den entsprechenden Stellen integriert werden.
Mit dem d.velop process studio Dokumentenprozesse automatisieren
Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop process studio – dem Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Studio versetzt Fachabteilungen selbst in die Lage, ihre Prozesse abzubilden.
Fazit: Automatisierung macht Unternehmen und Organisationen effizienter
Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Faktor für Unternehmen und Organisationen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Automatisierung manueller Aufgaben macht Unternehmen und Organisationen effizienter und verbessert die Qualität ihrer Arbeit.
Die Automatisierung von Prozessen bietet noch viele weitere Vorteile wie eine bessere Einhaltung von Standards und Vorschriften, Zeitersparnis, Fehlervermeidung und analytische Potenziale. Das Dokumentenmanagement ist dabei ein Bereich, in dem Prozessautomatisierung besonders effektiv eingesetzt werden kann, um überdies eine höhere Datenqualität und Kundenzufriedenheit zu erzielen.
Der Online-Guide für Einsteiger: Digitale Prozesse in deiner Organisation einführen
Häufige Fragen und Antworten zur Prozessautomatisierung
Prozesse können automatisiert werden, indem man spezialisierte Software-Tools oder -plattformen einsetzt, die bestimmte Aufgaben automatisch ausführen können. Dazu kann man auch künstliche Intelligenz und Robotik nutzen, um komplexe Prozesse zu automatisieren.
Prozessautomatisierung bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung, Kosteneinsparungen und schnellere Durchlaufzeiten, indem manuelle Aufgaben durch automatisierte Abläufe ersetzt werden. Dies kann die Arbeitsbelastung reduzieren und den Fokus auf höherwertige Aufgaben und strategische Initiativen lenken.
Es gibt verschiedene Arten der Automatisierung, wie z.B. die Büroautomatisierung oder die IT-Automatisierung. Alle diese Arten zielen darauf ab, simple Aufgaben, aber auch komplexe Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität in Unternehmen zu verbessern.
Automatisierung ergibt Sinn, wenn wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln und Vorgängen automatisiert werden können, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern.