Effizientes Procurement: Wie Unternehmen den Prozess optimieren können

Ein sehr bedeutender Prozess innerhalb eines Unternehmens ist Procurement. Die Sicherstellung von Waren, Rohstoffen oder auch Dienstleistungen sind entscheidend und maßgebend für das wirtschaftliche Handeln und den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb haben wir den zugehörigen Prozess einmal unter die Lupe genommen: Wie sieht er genau aus? Welche Herausforderungen gibt es? Und wie können digitale Lösungen bei der Prozessoptimierung helfen?

Die 6 Schritte des Procurement im Überblick

1. Die Bedarfsermittlung

Im Schritt der Bedarfsermittlung wird analysiert und identifiziert, welcher Bedarf an bestimmten Ressourcen, Waren oder Dienstleistungen besteht. Häufig passiert dies durch eine automatisierte Bedarfsplanung, welche von anderen Faktoren abhängt, wie zum Beispiel der Produktionsplanung oder der Lagerbestände. Ziel ist es, den tatsächlichen Bedarf rechtzeitig zu erkennen du Engpässe zu vermeiden.

2. Die Bedarfsanforderung

Für eine effiziente und bedachte Beschaffung ist es wichtig, die richtige Ware beim richtigen Lieferanten in korrekter Menge an den richtigen Ort zu bestellen. Das klingt einfach, jedoch entspricht das nicht immer der Realität. Die Bedarfsanforderung ist eine formalisierte Anfrage an den Einkauf und sorgt für eine zentrale Kommunikation des Bedarfs. Diese kann fachlich am besten bewerten, bei welchem Lieferanten die Ware bestellt wird, um ausgehandelte Kondition optimal zu nutzen, die richtige Ware zu bestellen und verhindert damit den Maverick-Buying-Effekt.

3. Das Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement ist ein entscheidender Aspekt im Procurement-Process. Hier werden die passenden Lieferanten ausgewählt und Lieferkonditionen ausgehandelt. Das Ausarbeiten von Lieferantenverträgen ist hier ebenfalls ein wichtiger Bestandteil. Es werden Verhandlungsziele und Argumentationsketten für ein optimales Verhandlungsergebnis erarbeitet. Ein gutes Lieferantenmanagement sichert langfristig Partnerschaften und minimiert das Risiko von Lieferausfällen.

4. Angebotseinholung und -vergleich

Bei der Angebotseinholung sind Informationen wie perfekte Auftragserfüllung, Preise, Zahlungsbedingungen und Qualität der Ware entscheidende Aspekte. Sie sind die Grundlage für das zu stellende Angebot der Lieferanten. Zudem sind dies die entscheidenden Bestandteile für den Angebotsvergleich. Dabei gewichtet das bestellende Unternehmen die Bestandteile des Angebotes ganz nach seiner individuellen Situation. Ist beispielsweise die gewünschte Ware gerade knapp, ist der Liefertermin entscheidend, ist das bestellende Unternehmen gerade wenig liquide, spielt der Preis oder die Zahlungsbedingung eine größere Rolle.

5. Bestellung

Die Bestellung wird unmittelbar nach endgültiger Auswahl des Angebots getätigt. Die Grundlage ist die vorangegangene Bedarfsanforderung sowie die Auswahlkriterien bei der Angebotswahl. Die Bestellung dient als verbindlicher Auftrag und wird später zur Prüfung der Auftragsbestätigung und für den Wareneingang genutzt. Dieser Schritt ist entscheidend für den weiteren Verlauf des Beschaffungsprozesses.

6. Rechnungsabwicklung

Die Rechnungsabwicklung schließt den Procurement-Prozess ab. Die beschaffte Ware muss je nach festgelegtem Zahlungszeitpunkt bezahlt werden. Dabei ist die ordnungsgemäße und effiziente Abwicklung von Rechnungen entscheidend, um die finanziellen Transaktionen im Beschaffungsprozess zu verwalten und die Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Lieferanten zu erfüllen. Eine effiziente Rechnungsabwicklung stellt sicher, dass der Lieferant fristgerecht bezahlt wird, was wiederum die Geschäftsbeziehung stärkt und spätere Verzögerungen oder Komplikationen verhindert.

Herausforderungen im Procurement Process

Der Procurement-Prozess bringt einige Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Ein zunehmend zentrales Problem ist die schlechte Lieferfähigkeit von bestimmten Rohstoffen aufgrund verschiedener globaler Einflüsse. Unternehmen sind gezwungen, aktives Risikomanagement zu betreiben, um benötigte Waren verfügbar zu machen. Zudem stellen starke Preisschwankungen Unternehmen vor weitere Herausforderungen in der Planbarkeit. Strategische Planung, Koordination und Überwachung sind wichtiger, denn je.

Eine weitere zentrale Herausforderung im Prozess ist die Einhaltung von Compliance Anforderungen. Der Procurement-Prozess unterliegt verschiedenen Compliance sowie rechtlichen Anforderungen. Die Gesetze hinsichtlich ethischer Standards, Umweltauflagen, Zollbestimmungen oder auch Compliance werden immer schärfer. Ein Beispiel stellt das verabschiedete Lieferkettengesetz dar. Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Einhaltung zu überwachen und gegebenenfalls frühzeitig Maßnahmen einzuleiten.

Wie effizient kann Procurement sein?

Neben externen Einflüssen und Vorschriften birgt Procurement oft interne Herausforderungen, insbesondere im Bereich der Effizienz. Ein schlecht strukturierter und nicht automatisierter Prozess führt häufig zu Intransparenz, Medienbrüchen und einem höheren Zeitaufwand. Dies wiederum treibt die Prozesskosten in die Höhe und behindert die Performance des gesamten Prozesses.

Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung im Prozess des Procurement bietet erhebliche Effizienzpotenziale:

• Automatisierung operativer Aufgaben: Tätigkeiten wie der Abgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung oder die Übermittlung prozessrelevanter Dokumente an involvierte Personen können automatisiert und digital durchgeführt werden. Manuelle Eingriffe werden minimiert, Fehler werden reduziert und die Durchlaufzeit beschleunigt.
• Transparenz durch digitale Oberfläche: Eine zentrale digitale Plattform, die alle Prozessschritte abbildet, ermöglicht allen Beteiligten vollständige Transparenz. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Koordination, vermeidet Verzögerungen und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
• Zeit- und Ressourceneinsparungen: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand
• Kostensenkungen: Geringere Prozesskosten durch effiziente Abläufe und weniger Fehler
• Fokus auf strategische Aufgaben: Die Einkaufsabteilung kann sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Lieferantenmanagement, Verhandlungen und die Sicherung der Lieferketten konzentrieren

Tipps zur Optimierung des Procurements im Unternehmen:

Die Optimierung des Procurement kann erheblich zur Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Risikominimierung in einem Unternehmen beitragen. Folgende Best Practices sollten berücksichtigt werden, um den Beschaffungsprozess nachhaltig zu verbessern:

Zukunft: Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Die Zukunft des Procurement liegt in der verstärkten Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Prozessautomatisierung. KI kann dazu beitragen, Muster in Beschaffungsdaten zu erkennen, Preisprognosen zu erstellen und sogar Empfehlungen für Lieferanten abzugeben. Automatisierte Systeme können Bestellungen auslösen, sobald bestimmte Bestände einen definierten Schwellenwert unterschreiten, wodurch Lagerengpässe vermieden werden.

Procurement mit d.velop

Digitalisierung ermöglicht eine Verschlankung der Prozesse und Prozessbeteiligte können sich weg von operativen Tätigkeiten hin zu strategischen Aufgaben bewegen. Im Rahmen von Einkauf 4.0 steht die lern- und entscheidungsfähige Automatisierung als technische Unterstützung sämtlicher Beschaffungsaufgaben im Vordergrund. Aufgrund zunehmender Herausforderungen in den Bereichen Lieferfähigkeiten oder Preisschwankungen muss sich der Einkauf vermehrt mit strategischen Handlungen beschäftigen. Dies bedarf Erleichterungen im operativen Bereich und kann mit Hilfe der d.velop platform gelöst werden. Denn d.velop bietet eine digitale Plattform für alle Bestandteile des Procurement-Prozesses, nativ integriert in SAP. So können Beschaffungsprozesse in SAP vollständig digital und transparent für alle Beteiligten abgebildet werden.