Die Digitalisierung steht bei vielen Unternehmen weit oben auf der To-Do-Liste. In diesem Sinne ist die Digitalisierung der Postbearbeitung im Unternehmen und die Einrichtung einer digitalen Poststelle oft ein erster Meilenstein der eigenen Digitalisierungsstrategie.
Inwiefern sich die digitale Postbearbeitung von der manuellen Postbearbeitung unterscheidet, haben wir in diesem Blog zusammengefasst.
Was bedeutet Postbearbeitung?
Die Postbearbeitung zählt zu den Haupttätigkeiten kleiner und mittelständischer Unternehmen. In großen Unternehmen stellt die Postbearbeitung in der Regel eine eigene Abteilung im Unternehmen dar. Die unternehmenseigene Poststelle kann dabei eine manuelle Postbearbeitung oder eine digitale Postbearbeitung durchführen.
Manuelle Postbearbeitung – Definition
Die Postbearbeitung im Unternehmen stellt eine Organisationeinheit dar, die den Posteingang, die Postverteilung und den Postausgang umfasst. Grundsätzlich geht es bei der Postbearbeitung um die Bearbeitung eingehender Dokumente in Unternehmen. Die Eingangspost umfasst neben Briefen auch Pakete, Faxe und E-Mails.
Digitale Postbearbeitung – Definition
Die digitale Postbearbeitung im Büro umfasst die Verarbeitung digitaler und analoger Dokumente – und zwar gleichermaßen. Geht die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein, wird sie mittels Scanner digitalisiert und so für die digitale Postbearbeitung vorbereitet. Insbesondere zwischen Posteingang und Postverteilung spielt die digitale Postbearbeitung eine zentrale Rolle für die effiziente Verarbeitung.
Postbearbeitung – Ablauf im Überblick
Die 6 Schritte der Postbearbeitung
1. Schritt: Aussortieren
Im R ahmen der sogenannten Adresskontrolle wird die Eingangspost aussortiert, die nicht vom Postbeauftragten geöffnet werden dürfen. Bei der Postbearbeitung tritt das Briefgeheimnis in Kraft, sobald es sich um private Post handelt. Dies ist der Fall, wenn nicht der Firmenname, sondern die Person an erster Stelle steht.
2. Schritt: Öffnen
Die Eingangspost wird nach dem Aussortieren vom Postbeauftragten geöffnet. Ziemlich selbsterklärend, daher weiter mit Schritt drei der Postbearbeitung.
3. Schritt: Entnehmen
Bei der Entnahme gibt es einige Kontrollen, die vom postbeauftragten durchzuführen sind. Folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Kontrollen der manuellen Postbearbeitung:
4. Schritt: Poststempel setzen
Der Posteingangsstempel wird rechts neben dem Empfänger gesetzt. Folgende Dokumente dürfen jedoch nicht gestempelt werden:
- Urkunden
- Zahlungsdokumente (z.B. Checks)
- Zeugnisse
- Vertragsdokumente
5. Schritt: Sortieren
Die Eingangspost wird nach individuellen Vorgaben des Unternehmens sortiert. Eine Möglichkeit der Sortierung im Rahmen der Postbearbeitung im Büro ist die Sortierung nach Abteilung.
6. Schritt: Verteilen
Die Post wird nun im Unternehmen verteilt. Hierbei kann die Post beispielsweise in der jeweiligen Abteilung vom Mitarbeiter abgeholt werden.
Digitale Postbearbeitung – Ablauf und Vorteile
Die Umstellung auf eine digitale Postbearbeitung im Unternehmen sorgt unter anderem für eine erhebliche Verschlankung des gesamten Prozesses. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung auf eine entsprechende Software-Lösung. In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt die digitale Postbearbeitung einen wichtigen Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens dar.
Ablauf der digitalen Postbearbeitung
Einige manuelle Schritte sind auch bei der digitalen Postbearbeitung im Büro oftmals unumgänglich. Insbesondere dann, wenn die Eingangspost nicht elektronisch in die digitale Poststelle eingeht. In diesem Fall sind auch für die digitale Postbearbeitung die ersten drei Schritte (aussortieren, öffnen, entnehmen) vom Postbeauftragten durchzuführen. Anschließend umfasst der Ablauf der digitalen Postbearbeitung folgende Schritte:
1. Schritt der: Digitalisieren
Liegt die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form vor, wird sie im ersten Schritt der digitalen Postbearbeitung zunächst digitalisiert. Dies erfolgt über einen Scanprozess. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen für das ersetzende Scannen zu beachten.
2. Schritt der: Erfassen
Der zweite Schritt bildet die eigentliche digitale Postbearbeitung im Unternehmen. An dieser Stelle kommen intelligente Software-Lösungen ins Spiel. Durch eine automatische Erfassung werden sämtliche Informationen ermittelt, die für die interne Verteilung nötig sind. Die Erfassung setzt sich dabei aus der Klassifizierung und der Indexierung zusammen.
Durch die Klassifizierung stellt die zunächst Software fest, worum es inhaltlich geht. Bei der Indexierung werden präzise Daten wie z.B. Kopfdaten, Positionsdaten oder Kontoverbindung ausgelesen, um das jeweilige Dokument zielsicher digital weiterzuleiten.
3. Schritt: Prüfung
Nach der Erfassung folgt im dritten Schritt der Postbearbeitung die Prüfung. Bei digitalen Eingangsrechnungen ist es beispielsweise wichtig, die extrahierten Daten gegen die Bestandsdaten zu prüfen. Mit Software-Lösungen wie d.velop invoices erfolgen Stammdatenprüfung und auch Dublettenprüfung vollautomatisiert.
4. Schritt: Verteilen
Im letzten Schritt der digitalen Postbearbeitung im Büro wird die digitale Post schließlich automatisch an die jeweiligen Fachbereiche verteilt.
Der digitale Posteingang als Grundbaustein für ein papierloses Büro
Mehr als nur eine digitale Poststelle – Vorteile der digitalen Postbearbeitung
Eine digitale Postbearbeitung im Unternehmen ist weit mehr als nur eine digitale Poststelle und bringt daher zahlreiche Vorteile mit sich. Die wichtigsten Vorteile sind:
Kostensenkung
Durch die digitale Postbearbeitung im Unternehmen entfallen einige Kostenstellen. So zum Beispiel:
- Materialkosten
- Mietkosten
- Personalkosten
Entlastung der Mitarbeiter
Von der Einführung der digitalen Postbearbeitung profitieren insbesondere die zuständigen Mitarbeiter. Da die Postbearbeitung inklusive Prüfung und Verteilung vollständig und automatisiert in der digitalen Poststelle erfolgt, sorgt dies für eine spürbare Entlastung der Belegschaft.
Mehr Sicherheit und Datenschutz
Die Integration der Postbearbeitung in ein DMS bietet grundsätzlich hohen Schutz bezüglich der Anforderungen von GoBD und DSGVO. Auch die Postbearbeitung selbst wird durch den Einsatz intelligenter Software von typischen Flüchtigkeitsfehlern befreit.
Effiziente Workflows
Ein schneller Datenzugriff und die digitale Weiterverarbeitung sorgen im Rahmen der Postbearbeitung und auch darüber hinaus für ein effizientes Workflow Management.