Dokumente per Post zu versenden ist eine kostspielige Angelegenheit. Sinnvollerweise gibt es Möglichkeiten der Portooptimierung, um beim Briefversand Geld zu sparen. Wenn man zusätzlich zum Geld auch noch Arbeitszeit und Ressourcen einsparen möchte, gibt es neben der Möglichkeit der Portooptimierung von analogen Briefen auch die digitale Briefzustellung.
In diesem Artikel wird erklärt, welche Möglichkeiten der Portooptimierung vorliegen und wie du im Vergleich dazu von der digitalen Briefzustellung profitieren kannst.
Was ist Portooptimierung?
Unter Portooptimierung versteht man die Aufbereitung von Briefen nach gewissen Richtlinien eines Postanbieters, sodass die Absender der Briefsendungen Teilleistungsnachlässe bzw. Rabatte gewährt bekommen. Grundsätzlich gibt es verschiedene Maßnahmen der Portooptimierung, die berücksichtigt werden können.
Aber dazu später im Artikel mehr. Warum sollten Unternehmen die Kosten für Brief-Porto im Blicke haben? Das Versenden von Briefpost wird kontinuierlich teurer.
Steigende Portokosten treffen vor allem Geschäftskunden
Vor allem für Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Geschäftspost versenden, verursacht der Briefversand beträchtliche Portokosten. Ab 2022 kostet ein Standardbrief – der nicht mehr als 20 Gramm wiegen darf – 85 Cent. Zum Vergleich: seit Juli 2019 lag die Gebühr bei 80 Cent. Vor der Preiserhöhung 2019 lag das Briefporto noch bei 70 Cent. Diese regelmäßigen Portoerhöhungen treffen vor allem Geschäftskunden, da diese mit einem Anteil von ca. 90 % zu der anteilig größten Gruppe von Versendern in Deutschland zählen. Im Gegensatz dazu liegt der Anteil der privaten Sendungen nur bei ca. 10 %.
Ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung der Portokosten bei Geschäftskunden
Um den Kostenpunkt besser zu veranschaulichen, nehmen wir ein simples Rechenbeispiel zur Hand. Betrachten wir hierfür das Szenario der Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen. Gehen wir davon aus, dass pro Jahr und pro Mitarbeiter:in 12 Abrechnungen per Post versendet werden. Dabei gehen die Abrechnungen an 1.000 Mitarbeitende. Bei 85 Cent pro Brief betragen die Portokosten im Jahr 10.200 €, sofern keine Portooptimierung vorgenommen wird.
Durch die Portooptimierung kann hingegen einiges an Geld eingespart werden. Wie sieht das aus?
Gängige Maßnahmen zur Portooptimierung
Die Portooptimierung kann grundsätzlich auf verschiedene Weisen umgesetzt werden. Hier sind vier beispielhafte Maßnahmen gelistet, die Unternehmen zur Senkung des Briefportos durchführen können:
- Briefsendungen konsolidieren: Eine konsequente Vorsortierung und Selbstanlieferung beim zuständigen Briefzentrum führt zu effektiver Portooptimierung.
- Zusammenfassung von Sendungen: Durch das Bündeln von verschiedenen Dokumenten einer Sendung können Versandkosten gespart werden.
- Briefe elektronisch frankieren: Die Deutsche Post AG gewährt bei elektronischer Frankierung lukrative Portorabatte.
- Optimierung des Gewichts der Briefsendungen.
Durch diese und ähnliche Maßnahmen gelingt es Unternehmen, Portokosten zu reduzieren. Aber da geht noch mehr. Ein Weg nicht nur Kosten, sondern zusätzlich auch Arbeitszeit und Ressourcen einzusparen, ist die digitale Postzustellung.
Portooptimierung oder digitaler Versand von Briefpost: Was bringt mehr?
Warum versenden wir heutzutage eigentlich noch Dokumente auf dem traditionalen Postweg? Mittlerweile gibt es dank digitaler Lösungen effiziente Prozesse, die die Briefpost digitalisieren und digital zustellen. Der klassische Versand von Dokumenten – ob mit oder ohne Portooptimierung – kostet in jedem Fall eine Menge (Arbeits-)Zeit. Mitarbeitende sind beispielsweise mit dem Druck der Dokumente oder der Kuvertierung von Briefen beschäftigt. Darüber hinaus kann gerade der Prozess der Portooptimierung zusätzliche Zeit beanspruchen, da vorab Maßnahmen zur Portooptimierung getroffen werden müssen und Dokumente beispielsweise vorab gesammelt sowie sortiert werden müssen.
Portokosten reduzieren mit digitaler Post
Anders ist es jedoch mit einem digitalen Versand von Briefen. Heute haben wir eine Vielzahl an Möglichkeiten, Informationen und Daten elektronisch zu übermitteln. So können beispielsweise verschiedene Arten von Dokumenten wie Angebote, Rechnungen oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf elektronischem Weg viel kostengünstiger versendet werden. Die Transaktionskosten entsprechen in dem Fall nur einem Bruchteil dessen, was bei normalem Briefporto anfällt.
Schauen wir erneut auf die digitale Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Pro digitale Gehaltsabrechnung kann ein Unternehmen zum Beispiel 0,75 € einsparen. Wenn wir das auf das gesamte Unternehmen hochrechnen, resultiert eine umfassende Ersparnis, die an anderer Stelle besser investiert werden könnte. Möchtest du eine konkrete Einschätzung Deiner Kostenersparnis? Dann berechne gerne deinen persönlichen Return on Investment mit unserem kostenfreien Online-Rechner und erfahre, ob sich die Umstellung auf digitale Post lohnt.
Lohnt sich die digitale Post für Dich?
Die digitale Post spart zusätzliche Ressourcen und Zeit
Im Gegensatz zur Portooptimierung liegen bei der digitalen Post ebenfalls weitere Vorteile auf der Hand. Der elektronische Versand von Dokumenten geht schnell und ist sicher. Es werden erhebliche Ressourcen auf Seiten der Mitarbeitenden eingespart, da keine manuellen Tätigkeiten mehr notwendig sind. Neben der enormen Zeitersparnis, wird gleichzeitig auch die Umwelt geschont, denn der digitale Briefversand laut Nachhaltigkeitsrechner der IFEU-Studie ca. 200ml Wasser, 2g Holz und ca. 2g CO2 pro Seite.
Wie funktioniert der digitale Briefversand genau?
Die digitale Zustellung von Dokumenten lässt sich beispielsweise mit Software von d.velop einfach und verschlüsselt umsetzen.
Bleiben wir bei dem Anwendungsszenario der digitalen Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, so können diese Dokumente mittels Schnittstelle einfach aus bestehenden IT-Systemen heraus an Mitarbeitende zugestellt werden. Mitarbeitende erhalten hierfür ein persönliches und cloudbasierten Online-Postfach, über welches die eigene Abrechnung per Web- oder App-Anwendung eingeht und dort von überall und zu jeder Zeit abrufbar ist.