Portoerhöhung: So schützen sich Unternehmen vor steigenden Kosten

„Die Deutsche Post bringt eine neue Portoerhöhung auf den Weg!“ – ein Satz, den viele Arbeitgebende und Arbeitnehmende in den letzten Jahren immer häufiger in den Medien zu hören bekommen. Fakt ist: Der deutsche Standardbrief wird immer mehr zum Luxusgut. Aber wie können sich Organisationen vor der stetigen Portoerhöhung schützen? In diesem Artikel erklären wir dir, wie Unternehmen und Organisationen es schaffen, sich von der Portoerhöhung unabhängig zu machen und wie du durch eine digitale Postzustellung und digitalen Unterschrift direkt profitieren kannst.

Portoerhöhung: Die Entwicklung in Zahlen

Zwischen den Jahren 2003-2012 lag der Preis für eine Standardbriefmarke in Deutschland bei 55 Cent. Seitdem haben wir jedoch eine Reihe von Portoerhöhungen erlebt, die den Preis kontinuierlich ansteigen ließen. Im Jahr 2013 stieg der Preis für eine Standardbriefmarke auf 58 Cent. In den folgenden drei Jahren folgten weitere Erhöhungen von 60 Cent in 2014 über 62 Cent im Jahr 2015 bis hin zu 70 Cent im Jahr 2016. Daraufhin blieben die Preise stabil, bis schließlich im Jahr 2019 die bisher größte Erhöhung auf 80 Cent beschlossen wurde. Doch damit nicht genug: bereits im Corona-Jahr 2022 stieg das Briefporto weiter auf 85 Cent und auch im Jahr 2023 werden bereits neue Stimmen für eine Anhebung auf bis zu 95 Cent laut.

Zusammengefasst sind die Kosten für einen Standardbrief in Deutschland in den letzten 10 Jahren um ca. 55 % (!) gestiegen.

Portoerhöhung: Diese Dokumente stehen im Fokus

Wir haben gelernt, dass in den letzten Jahren jeder einzelne Brief enorme Mehrkosten im Unternehmen verursachte. Aber welche Dokumente befinden sich in diesen Briefen und sind von der Portoerhöhung direkt betroffen? Kleiner Spoiler: Ganz schön viele! Um das eigene Einsparpotenzial zu ermitteln, lohnt es sich, sich einmal die Zeit zu nehmen und alle Postversandprozesse in einer Liste zusammenzutragen. Die gesammelten Prozesse variieren je nach Unternehmenstyp und Branche. In diesem Zuge haben wir zur ersten Orientierung die am meisten auftretenden Fälle zusammengetragen:

• Personaldokumente: Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungsanträge, Urlaubsanträge, Änderungsvereinbarungen, (Lohn-) Steuerbescheinigungen, Sozialversicherungsdokumente, Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge, Infoschreiben, Zeitnachweise
• Vertragsmanagement: Lieferantenrahmenverträge, Mietverträge, Gesellschafterbeschlüsse, Kaufverträge

Allein diese kleine Auflistung zeigt, welchen Einfluss eine Portoerhöhung auf die Kosten von Unternehmensprozessen nehmen kann, wenn diese auf den analogen Briefversand ausgelegt sind.

Portoerhöhung: Digitale Lösungen als Ausweg

Die Entwicklung des Briefportos und die zahlreichen Anwendungsfälle zeigen: Unternehmen, die ihren Dokumentenaustausch nicht digitalisieren, werden zunehmend mit höheren Kosten belastet. Die Vorteile von digitalen Lösungen liegen auf der Hand: Unternehmen sparen enorme Papier-, Druck- und Versandkosten ein, beschleunigen administrative Prozesse und schaffen mehr Flexibilität durch Ortsunabhängigkeit. Aber wer sind diese digitalen Helfer und wie genau schützen sie Unternehmen vor Portoerhöhung und Co.?

1. Vor der Portoerhöhung schützen: HR-Dokumente mit der d.velop postbox digital zustellen

Vielen Personalsachbearbeitenden fallen direkt Prozesse wie Druck, Konfektionierung, Kuvertierung und Versand ein, wenn sie beispielsweise an die monatlich zu verschickenden Gehaltsabrechnungen denken. Diese Prozesse sind nicht nur zeitintensiv und nicht mehr zeitgemäß, sondern auch kostspielig.
Wenn zukünftig HR-Dokumente direkt und unkompliziert in die cloudbasierte Postbox zugestellt werden, entlastet das zum einen HR-Mitarbeitende, die wieder mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Die d.velop postbox übernimmt die Aufteilung der Dokumente und es ist keine Anpassung im Erstellungssystem notwendig.

Zum anderen erspart es Mitarbeitenden das lästige Papierchaos und Ordnerwälzen und sie haben alle wichtigen Dokumente an einem Ort – digital und rechtskonform in einer ISO zertifizierten deutschen Cloud. Die Dokumente sind jederzeit und von überall via PC oder Smartphone abrufbar, selbst ohne VPN-Zugang.

Auch über das Arbeitsverhältnis hinaus bleibt die d.velop postbox für Ex-Mitarbeitende bestehen. Im Vergleich zu einer Portallösung müssen Personalsachsachbearbeitende in diesem Fall keine Dokumente nachsenden, da sie ab dem Zeitpunkt der Zustellung im Eigentum des jeweiligen Mitarbeitenden sind.

Das Kosten-Einsparpotenzial durch die digitale Postzustellung hängt zwar von unterschiedlichen Faktoren wie Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl ab, tendenziell gilt jedoch: Die Einführung der digitalen Zustellung sorgt für ca. 50 % Kostenersparnis.

Und wer denkt, die Kostenersparnis kann nur mit Sicherheitslücken einhergehen, den können wir beruhigen: Die Unterlagen liegen verschlüsselt und sicher in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, das den strengen Datenschutzbestimmungen genügt. Darüber hinaus erhält man einen rechtlich gültigen Zustellnachweis für alle versendeten Dokumente und Dateien.

2. Vor der Portoerhöhung schützen: Dokumente mit d.velop sign digital unterschreiben

Verantwortliche im Unternehmen erstellen, prüfen und archivieren Dokumente meist schon vollkommen digital. Wird jedoch für einen Vertrag eine Unterschrift fällig, treten sie oft noch den Weg zum Drucker an und versenden diesen per Post. Ein klassischer Medienbruch, der den Vertragsprozess unnötig verlangsamt und enormen Aufwand mit sich bringt. Genau hier kommt d.velop sign ins Spiel. d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen aus jeder Branche Dokumente rechtssicher digital signieren und bereitstellen können.

So läuft der digitale Signaturprozess ab:

1. Dokument in der Signatursoftware hochladen
2. Signaturprozess starten
3. Einstellungen im Signaturprozess vornehmen: Interne und externe Empfänger:innen auswählen, Signaturlevel festlegen, Signaturreihenfolge bestimmen, Nachricht und Anhang auswählen, … – ganz nach deinem individuellen Fall
4. Empfänger:innen erhalten per Mail eine Signaturaufforderung und unterschreiben das Dokument
5. Nachdem alle Beteiligten unterschrieben haben, erhalten diese das finale, digitale Dokument vollkommen automatisch – der digitale Postweg ist damit überwunden!
   Falls du bei den einzelnen Schritten und Einstellungen noch Fragen haben solltest, steht dir dein:e persönlicher Signaturexperte:in mit Rat und Tat zur Seite.

Fazit zur Portoerhöhung: Agieren statt Reagieren!

Die Tendenz ist eindeutig: auch in Zukunft wird das deutsche Briefporto weiter steigen und damit vor allem die Unternehmen und Geschäftskunden zunehmend belasten. Statt nur zu reagieren, sollten Unternehmen jetzt vorangehen und Ihren Briefversand auf einen digitalen Prozess umstellen. Wann diese Transformation erfolgen sollte? Nicht heute, nicht morgen, sondern am besten Gestern! So kannst auch du in Zukunft lachen, wenn es wieder heißt: „Die Deutsche Post fordert eine weitere Portoerhöhung!“.