Portoerhöhung: So schützen sich Organisationen vor steigenden Kosten

„Die Deutsche Post bringt eine neue Portoerhöhung auf den Weg!“ – ein Satz, den viele Organisationen und Bürger:innen in den vergangenen Jahren immer häufiger in den Medien zu hören bekommen. Fakt ist: der deutsche Standardbrief wird immer mehr zum Luxusgut. Aber wie können sich Organisationen vor der stetigen Portoerhöhung schützen? In diesem Artikel erklären wir, wie Organisationen es schaffen, sich von der Portoerhöhung unabhängig zu machen und wie Fachabteilungen von der digitalen Postzustellung mehr als nur von eingesparten Portokosten profitieren können.

Portoerhöhung: Die Entwicklung in Zahlen

Zwischen den Jahren 2003-2012 lag der Preis für eine Standardbriefmarke in Deutschland bei 55 Cent. Seitdem haben wir jedoch eine Reihe von Portoerhöhungen erlebt, die den Preis kontinuierlich ansteigen ließen. Im Jahr 2013 stieg der Preis für eine Standardbriefmarke auf 58 Cent. In den folgenden drei Jahren folgten weitere Erhöhungen von 60 Cent im Jahr 2014 über 62 Cent im Jahr 2015 bis zu 70 Cent im Jahr 2016. Daraufhin blieben die Preise stabil, bis schließlich im Jahr 2019 die bisher größte Erhöhung auf 80 Cent beschlossen wurde. Doch damit nicht genug: Bereits im Jahr 2022 stieg das Briefporto weiter auf 85 Cent und schließlich im Jahr 2025 wurde das Porto auf 95 Cent angehoben.

Zusammengefasst sind die Kosten für einen Standardbrief in Deutschland in den vergangenen 10 Jahren um ca. 73% (!) gestiegen.

Portoerhöhung: Diese Dokumente stehen im Fokus

Wir haben gelernt, dass in den letzten Jahren jeder einzelne Brief enorme Mehrkosten in Organisationen verursachte. Aber welche Dokumente befinden sich in diesen Briefen und sind von der Portoerhöhung direkt betroffen? Kleiner Spoiler: Ganz schön viele! Um das eigene Einsparpotenzial zu ermitteln, lohnt es sich, sich einmal die Zeit zu nehmen und alle Postversandprozesse in einer Liste zusammengetragen. Die gesammelten Prozesse variieren je nach Unternehmenstyp und Branche. In diesem Zuge haben wir zur ersten Orientierung die am meisten auftretenden Fälle zusammengetragen:

• Personaldokumente: Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungsanträge, Urlaubsanträge, Änderungsvereinbarungen, (Lohn-) Steuerbescheinigungen, Sozialversicherungsdokumente, Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge, Infoschreiben, Zeitnachweise
• Vertragsmanagement: Lieferantenrahmenverträge, Mietverträge, Gesellschafterbeschlüsse, Kaufverträge

Allein diese kleine Auflistung zeigt, welchen Einfluss eine Portoerhöhung auf die Kosten von Unternehmensprozessen nehmen kann, wenn diese auf den analogen Briefversand ausgelegt sind.

Portoerhöhung: Digitale Lösungen als Ausweg

Die Entwicklung des Briefportos und die zahlreichen Anwendungsfälle zeigen: Organisationen, die ihren Dokumentenaustausch nicht digitalisieren, werden zunehmend mit höheren Kosten belastet. Die Vorteile von digitalen Lösungen liegen auf der Hand: Organisationen sparen enorme Papier-, Druck- und Versandkosten ein, beschleunigen administrative Prozesse und schaffen mehr Flexibilität durch Ortsunabhängigkeit. Aber wer sind diese digitalen Helfer und wie genau schützen sie Organisationen vor Portoerhöhung und Co.?

1. Vor der Portoerhöhung schützen: HR-Dokumente mit der d.velop postbox digital zustellen

Vielen Personalsachbearbeitenden fallen direkt Prozesse wie Druck, Konfektionierung, Kuvertierung und Versand ein, wenn sie beispielsweise an die monatlich zu verschickenden Gehaltsabrechnungen denken. Diese Prozesse sind nicht nur zeitintensiv und nicht mehr zeitgemäß, sondern auch kostspielig. 

Wenn zukünftig HR-Dokumente direkt und unkompliziert in die cloudbasierte postbox zugestellt werden, entlastet das zum einen HR-Mitarbeitende, die wieder mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Die d.velop postbox übernimmt die Aufteilung der Dokumente und es ist keine Anpassung im Erstellungssystem notwendig. Zum anderen erspart es Mitarbeitenden das lästige Papierchaos und Ordnerwälzen und sie haben alle wichtigen Dokumente an einem Ort – digital und rechtskonform in einer ISO-zertifizierten deutschen Cloud. Die Dokumente sind jederzeit und von überall via PC oder Smartphone abrufbar, selbst ohne VPN-Zugang. Auch über das Arbeitsverhältnis hinaus bleibt die postbox für Ex-Mitarbeitende oder Betriebsrentner:innen bestehen. Im Vergleich zu einer Portallösung müssen Personalsachsachbearbeitende in diesem Fall keine Dokumente nachsenden, da sie ab dem Zeitpunkt der Zustellung im Eigentum der:s jeweiligen Mitarbeitenden sind.  

Das Kosten-Einsparpotenzial durch die digitale Postzustellung hängt zwar von unterschiedlichen Faktoren wie Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl ab, tendenziell gilt jedoch: Die Einführung der digitalen Zustellung sorgt für ca. 50% Kostenersparnis. 

Und wer denkt, die Kostenersparnis kann nur mit Sicherheitslücken einhergehen, den können wir beruhigen: Die Unterlagen liegen verschlüsselt und sicher in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, das den strengen Datenschutzbestimmungen genügt. Darüber hinaus erhält man einen Zustellnachweis für alle versendeten Dokumente und Dateien. 

Entlastung der Personalabteilung

Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie dem monatlichen Versand von Gehaltsabrechnungen, führt zu einer deutlichen Entlastung der Personalabteilung. Durch das Wegfallen von manuellen Schritten wie Drucken, Sortieren, Konvertieren und dem postalischen Versand wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehleranfälligkeit reduziert. Dadurch können die Verantwortlichen in der Personalabteilung ihre Zeit besser für strategische Aufgaben wie die Personalplanung und -entwicklung nutzen. Die Mitarbeitenden können sich so verstärkt darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Talente an Bord hat und dass diese effektiv betreut werden.

Alles, was digitalisiert werden kann, muss digitalisiert werden!

Carly Fiorina
ehemalige CEO von Hewlett-Packard

Auch über das Arbeitsverhältnis hinaus bleibt die d.velop postbox für Ex-Mitarbeitende bestehen. Im Vergleich zu einer Portallösung müssen Personalsachsachbearbeitende in diesem Fall keine Dokumente nachsenden, da sie ab dem Zeitpunkt der Zustellung im Eigentum des jeweiligen Mitarbeitenden sind.

2. Vor der Portoerhöhung schützen: Dokumente mit d.velop sign digital unterschreiben

Verantwortliche in Organisationen erstellen, prüfen und archivieren Dokumente meist schon vollkommen digital. Wird jedoch für einen Vertrag eine Unterschrift fällig, treten sie oft noch den Weg zum Drucker an und versenden diesen per Post. Ein klassischer Medienbruch, der den Vertragsprozess unnötig verlangsamt und enormen Aufwand mit sich bringt. Genau hier kommt d.velop sign ins Spiel. d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen aus jeder Branche Dokumente rechtssicher digital signieren und bereitstellen können.

Fazit zur Portoerhöhung: Agieren statt Reagieren!

Die Tendenz ist eindeutig: auch in Zukunft wird das deutsche Briefporto weiter steigen und damit vor allem die Organisationen und Geschäftskunden zunehmend belasten. Statt nur zu reagieren, sollten Organisationen jetzt vorangehen und Ihren Briefversand auf einen digitalen Prozess umstellen. Wann diese Transformation erfolgen sollte? Nicht heute, nicht morgen, sondern am besten gestern! So kannst auch du in Zukunft lachen, wenn es wieder heißt: „Die Deutsche Post fordert eine weitere Portoerhöhung!“.