Personalsachbearbeitung optimieren: 4 hilfreiche digitale Personalprozesse

Wenn man sich das Profil von Personalsachbearbeiter:innen näher anschaut, wird einem schnell klar, dass hinter diesem Job organisierte, ordentliche und vertrauensvolle Personen stecken müssen. Denn nicht nur die Fülle an Aufgaben und das Handling unterschiedlichster HR-Dokumente machen den Job so anspruchsvoll, sondern auch der verantwortungsbewusste Umgang mit Personaldaten sowie der empathische Umgang und intensive Austausch mit Kolleg:innen. Doch oftmals bleibt fast keine Zeit für aktives People Management und beratende Tätigkeiten. Der Grund: sperrige Personalprozesse, die noch analog oder bereits digital, aber ohne eine übersichtliche Struktur, ablaufen.
Spoiler zu Beginn: Das muss nicht sein. Hier kann Abhilfe geschafft werden.
Beginnen wir zunächst von vorne: Welche Routineaufgaben und Personalprozesse fordern aktuell viel Bearbeitungszeit? Mit welchen zentralen Herausforderungen sind Personalsachbearbeiter:innen konfrontiert? Und wie können vier ganz konkrete digitale HR-Prozesse dazu beitragen, Kosten und Zeit zu sparen? Kurzum: Wie lässt sich die Personalsachbearbeitung optimieren?

Die Hauptaufgaben in der Personalsachbearbeitung

Personalsachbearbeiter:innen erledigen vielfältige administrative und verwaltungstechnische Aufgaben.

Alle Personalstammdaten der Belegschaft müssen in der Personalakte stets gepflegt und auf dem aktuellen Stand sein. Dazu zählen auch die saubere Dokumentation der betrieblich relevanten Aktivitäten und Abwesenheiten der Kolleg:innen, wie die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen. Eine Personalbedarfsplanung kann in Teilen auch Bestandteil der Position sein. Individuelle Bescheinigungen für Ämter (z.B. Finanzamt) auszustellen und den Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen, ist ein weiterer Aufgabenbereich. Zudem ist eine der wichtigsten Anforderungen die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Hier ist die Einhaltung von Abgabe- und Übermittlungsfristen ein zentraler Baustein und müssen beachtet werden. Aber auch in Onboarding-Prozessen und Personalaustritten ist die Personalverwaltung gefragt: So übernimmt sie oftmals den administrativen Bereich des Bewerbermanagements (z.B. Ablage von Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen, Datenschutzerklärungen, etc.) und sorgt für einen reibungslosen Prozess, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen (z.B.: Arbeitszeugnis, Empfehlungsschreiben, etc.).

Abteilungsstruktur: Das Team im Team?

Gerade größere Unternehmen gliedern ihre Personalverwaltung in zwei Teams. Zum einen das Abrechnungs-Team und zum anderen das Beratungs-Team. Interne und externe Anfrage müssen geordnet, bearbeitet oder an die zuständigen Stakeholder weitergegeben werden. Beratende Personalsachbearbeiter:innen kümmern sich um eine transparente Kommunikation im Unternehmen, unterstützen Kolleg:innen bei personalrelevanten Fragen und sind im engen Austausch mit ihrem Abrechnungs-Team. Da Personalprozesse und die Aufgaben von Personalsachbearbeiter:innen so vielfältig sind, kann die Struktur je Unternehmen variieren. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Jedes Unternehmen sollte die für sich optimale Abteilungsstruktur erarbeiten. Diese 6 Schritte können dabei helfen, eine übersichtliche Personalverwaltung aufzubauen:

Tägliche Herausforderungen im Job als Personalachbearbeiter:in

Die Bandbreite der Aufgaben in der Personaladministration stellt die Personalsachbearbeiter:innen jeden Tag aufs Neue vor Herausforderungen. Vor allem alle Tätigkeiten in der gewohnten Arbeitszeit unter einen Hut zu bekommen, wird zur Mammutaufgabe. Die Abwicklung von Einstellungen, Beförderungen, Vertragsanpassungen, Austritten, usw. sowie Payroll-Themen rund um die Abrechnung von Gehalt, Reisekosten und Co. gepaart mit der Erstellung von Meldebescheinigungen und der Überwachung von Arbeitszeiten, Urlauben und Krankmeldungen, sind nur einige von vielen Prozessen.
Zusammengefasst: Um einen Überblick über alle Personalprozesse zu behalten, benötigen Personalsachbearbeiter:innen transparente und funktionierende Strukturen im Unternehmen sowie digitale Tools, die Routineaufgaben automatisieren und vereinfachen.

Doch welche zentralen Abhängigkeiten stehen einer Optimierung der Prozesswelt in der Personalverwaltung gegenüber?

1. Medienbrüche als Show-Stopper in der Personalsachbearbeitung

Mal kommt eine Anfrage per E-Mail oder internes Ticket-System, mal eine per Telefon, und wiederum eine weitere Aufgabe persönlich durch die Kolleg:innen vor Ort im Büro. Aber auch personalrelevante Dokumente finden auf unterschiedliche Art und Weise ihren Weg zu den Personalsachbearbeiter:innen: Über die Hauspost, per E-Mail, per Post oder persönlich. Je mehr Medienbrüche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Nachteile gehen damit einher. Gerade personalrelevante Themen sind höchst schützenswert und dürfen nicht problemlos von anderen Mitarbeiter:innen eingesehen werden. Datenschutz ist das A und O. Wenn Informationen und Dokumente über verschiedene Wege eingereicht oder verschickt werden, kann dies zu Kommunikationsproblemen, Mehraufwände und Redundanzen führen, die Personalprozesse verlangsamen. Schlimmstenfalls sind einige Prozesse sogar datenschutzrechtlich unsicher.

2. Unordentliche Systemlandschaft hemmt Arbeitsabläufe

Wie bereits in dem Kapitel der Medienbrüche erklärt, führen unterschiedliche Wege der Informationsweitergabe oftmals zu langsameren Personalprozessen. Analoge Prozesse sind darüber hinaus oftmals fehleranfälliger als Digitale. Wenn am Ende allerdings zahlreiche unterschiedliche Systeme und Programme im Einsatz sind, ist dies auch nicht zielführend. So führen Excel-Listen mit Übersichten zu Fehl- und Urlaubstagen gepaart mit Ticketsystemen, beispielsweise einmal zur Zeiterfassung und einmal zu personalrelevanten Anfragen, Personalstammdaten-Tools und Archivierungssysteme für Dokumente zu einem heilosen Durcheinander. Doppelte Datenpflege ist oftmals die Folge.
Der Fokus sollte auf einem vollumfänglichen System liegen oder einem System, welches einfache Schnittstellen zu anderen Systemen mitbringt. Nur so können Datensilos oder der ständige, aufwändige Wechseln zwischen mehreren Tools vermieden werden.

3. Fristeinhaltung eines der zentralen Aufgaben in der Personalverwaltung

Personalsachbearbeiter:innen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen kennen diese 2 Fristen nur zu gut:

1. Die Lohn-, Steuer- und Sozialabgaben-Berechnung muss spätestens am Ende der dritten Woche eines laufenden Monats abgeschlossen sein
2. Bis zum fünft-letzten Bankarbeitstag sollte die Meldung über die voraussichtlichen Sozialversicherungsbeiträge übermittelt sein

Somit sind Meldungen an verschiedenste Ämter, Versicherungen und Banken, wie beispielsweise das Finanzamt, die Krankenversicherung, die Sozialversicherung oder Berufsgenossenschaften, fristgerecht zu übermitteln.

„Nach den Löhnen ist vor den Löhnen! Ein strukturierter Abrechnungsprozess ist unabdingbar für eine reibungslose Auszahlung der Löhne und Gehälter. Unsere Mitarbeiter:innen sind schließlich unser höchstes Gut und sollen entsprechend pünktlich und zuverlässig entlohnt werden.“

Monika Hartz
d.velop AG
Personalsachbearbeiterin Lohn- und Gehaltsabrechnung

4. Abhängigkeiten von Prozessen, Systemen und Kolleg:innen

Kein anderer Bereich im Unternehmen besitzt so viele menschliche Berührungspunkte zu den eigenen Kollegen:innen wie die Personalverwaltung. Mitarbeiter:innen werden eingestellt, versetzt, befördert oder treten aus dem Unternehmen aus: All das sind HR-Prozesse, die häufig zeitintensiv und mit hohem administrativen Aufwand verbunden sind. Darüber hinaus entstehen zahlreiche Abhängigkeiten für Personalsachbearbeiter:innen. Smarte Prozesse und Systeme, mithilfe derer Routineaufgaben automatisiert werden können, müssen lücken- und reibungslos funktionieren. Aber viel mehr noch sind Personalprozesse von den Menschen dahinter abhängig. Zum einen müssen im Team der Personalverwaltung alle Aufgaben klar verteilt und sich gegenseitig unterstützt werden. Zum anderen müssen Führungskräfte bei Stellenfreigaben, Zahlungsfristen und weiteren Entscheidungsprozessen Timings einhalten und ständig im Kontakt mit ihren Mitarbeitenden bleiben. Ist dies nicht gegeben, führt das zu chaotischen Prozessen und langsamen Bearbeitungszeiten.

Diese 4 digitalen Personalprozesse optimieren die Personalsachbearbeitung

Die wichtigsten Ziele von Personalsachbearbeitern liegen somit auf der Hand:

• Ordentliche Pflege der Personaldokumente in Personalakten
• Reibungsloser Ablauf von Personalprozessen (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, On- und Offboarding, Bescheinigungen, usw.)
• Kompetente Beratung für Kolleg:innen in personalrelevanten Themen
• Nachhaltige Personalprozesse aufbauen

Stell dir vor, du könntest Personaldokumente ganz einfach digital unterschreiben, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Zeugnisse & Co. digital zustellen, Abwesenheitsmeldungen über eine Mitarbeiter-App steuern und alle Personaldokumente auf einen Blick in einer digitalen Personalakte bearbeiten?
Klingt zu schön, um wahr zu sein?

Wir zeigen dir, wie die einzelnen digitalen Personalprozesse aussehen.

1. Die digitale Personalakte: weg von papierlastigen Personaldokumenten  

Elektronische Personalakten vereinfachen die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Zudem garantiert die Lösung schnelle Zugriffszeiten, eine datenschutzkonforme Bearbeitung und Ablage der Personalakten sowie individuelle Berechtigungsstrukturen. Folgende Dokumente sind häufig in einer Personalakte zu finden:

• Bewerbungsunterlagen 
• Arbeitsvertrag 
• Beurteilungen 
• Urlaubsanträge 
• Fehlzeiten 
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen 
• Unterlagen zur Lohnsteuer 

Warum solltest du auf eine digitale Personalakte setzen?

Es gibt viele Gründe, warum Personalabteilungen eine elektronische Personalakte einführen sollten. Zusammengefasst sind sie effizienter, tragen zu einer übersichtlichen Struktur innerhalb der Personalsachbearbeitung bei und vereinfachen der Belegschaft den Arbeitsalltag. Wie genau? Mitarbeitende sind positiv gestimmt, wenn beispielsweise der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Erstellung von Bescheinigungen rasch erfolgt. In Zeiten von Remote Work sind Kolleg:innen aus der HR-Administration, die im Homeoffice arbeiten, nicht mehr an Papierordner gebunden und können dank der digitalen Personalakte auf die Daten problemlos zugreifen, sie bearbeiten und somit ihre Arbeit wie gewohnt erledigen.

2. Die digitale Gehaltsabrechnung: Auf Knopfdruck versenden statt kuvertieren

Ein wichtiger Schritt in Richtung digitalisierter Personaladministration besteht in einer digitalen Erstellung und Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die reine digitale Erstellung sorgte zunächst für eine Erleichterung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses. Anschließend wird jedoch die Gehaltsabrechnung ausgedruckt, konfektioniert, kuvertiert und händisch verteilt oder mit der Post verschickt. Derartige Medienbrüche sorgen wirtschaftlich und organisatorisch für einen massiven Effizienzverlust. Denn schon heute können Unternehmen Gehalts- und Lohnabrechnungen komplett digital zustellen und somit ihre Prozesse optimieren, Potenziale nutzen und Zeit sowie Kosten einsparen. Das macht die d.velop postbox möglich.

6 Vorteile der digitalen Gehaltszustellung 

• Effizienzsteigerung dank automatisierter, papierloser Prozesse
• Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen. Kostenersparnis berechnen.
• Zeitersparnis für Personalsachbearbeiter:innen, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist. Die Dokumente lassen sich (per App oder am PC) einfach und schnell mit den relevanten Stakeholdern teilen.
• Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus, zum Beispiel durch Zustellnachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung und eines deutsches Rechenzentrums
• Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox im Corporate Design des Unternehmes
• Hybride Post – Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.

3. Die digitale Unterschrift: Rechtssicher, nachhaltig und schnell signieren

In vielen Personalabteilungen werden Signaturprozesse noch traditionell mit Stift und Papier erledigt. Dafür werden die zu unterzeichneten Dokumente extra ausgedruckt, signiert und dann wiederum eingescannt, um es digital zu versenden oder im System abzulegen. Wieso sich nicht mehrere Schritte sparen und auf eine elektronische Signatur setzen? Dank des Einsatzes einer digitalen Signatur – zum Beispiel für Anträge, Bescheinigungen, Onboarding-Dokumente, Datenschutzerklärungen & Co. – minimieren sich Zeit- und Kostenaufwände. Personalsachbearbeiter:innen können somit alle signierpflichtigen Dokumente orts- und zeitunabhängig, egal ob im Büro am PC oder unterwegs auf dem Smartphone, an die Mitarbeiter:innen zum Unterschreiben versenden. Zudem lassen sich Dokumente, die über die d.velop postbox zugestellt wurden, digital signieren. So bilden Personalverwaltungen einen ganzheitlichen Workflow für die Mitarbeitenden ab.

Darum ist d.velop sign für die Personalsachbearbeitung wie gemacht

• Software made in Germany
• Intuitive und mobile Nutzung
• eIDAS- und DSGVO-konform
• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
• Alle Signaturlevel inkl. QES im Standard verfügbar
• Persönlicher Support aus dem eigenen Hause
• Umfangreiches Onboarding

4. Die Mitarbeiter-App: Employee Self Services auf dem Smartphone abbilden

Krankmeldungen und Urlaubsanträge sind die besten Beispiele für wiederkehrende Personalprozesse, die auf beiden Seiten – Mitarbeiter:in und Personalsachbearbeiter:in – Aufgaben mit sich bringen. Genau solche Routineaufgaben lassen sich spielend leicht automatisieren: mit einer Mitarbeiter-App. Dank der mobilen Anwendung hat die Belegschaft Zugriff auf intelligente HR-Self-Services. So kann die Krankmeldung bequem vom Krankenbett erledigt werden und der Urlaub problemlos auch nach Feierabend in der App eingetragen werden. Die Bearbeitungszeit von Personalprozesse verkürzt sich dadurch rasant. Die Mitarbeitenden schätzen es, wenn solche Prozesse schnell bearbeitet werden und sie sich auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren können. Ein weiteres Highlight: Durch die Integration der digitalen Gehaltszustellung über die d.velop postbox, ist die Zustellung und das Abrufen der Gehaltsabrechnung jederzeit möglich.

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit dank Employee Self Services

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht eine Selbstverwaltung der eignen personalrelevanten Prozesse. Mitarbeitende können selbst entscheiden, wann und wo sie ihren Urlaub beantragen möchten, sind flexibler durch die Nutzung der App auf dem privaten Handy, und sind somit nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden – Stichwort Non-Desk-Worker. Kürzere Kommunikationswege runden die Vorteile ab.

Vorteile für Personalsachbearbeiter:innen

• Prozessbeschleunigung
• Entlastung und mehr Zeit für strategische Aufgaben
• Verringerung der Fehlerquote durch automatisierte Prozesse
• Verbesserung der Datenqualität und Transparenz
• Reduzierung von Druckkosten und Senkung des Papierverbrauchs

Personalprozesse optimieren lohnt sich

Wenn Personalverwaltungen bereits an kleinen digitalen Stellschrauben drehen, bewirkt dies große Effekte. Auf Seiten der Personalverwaltung erübrigen sich manuelle und zeitfressende Routineaufgaben -beispielsweise in der Zustellung von Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen oder der Pflege von Personaldaten in Personalakten. Zeit für ein kreatives Miteinander und neue Projekte in der Personalsachbearbeitung entstehen.

Auf der anderen Seite profitieren Mitarbeiter:innen von schnelleren Employee Self Services dank einer Mitarbeiter-App und kompetenter Beratung in persönlichen Fragen.

Insbesondere die jüngere Generation fordert heute einen modernen Umgang mit HR-Prozessen und schätzt diese wert. Wie zeitgemäß, modern und effizient ein Unternehmen aufgestellt ist, ist ein ausschlaggebender Punkt für Angestellte, beim Unternehmen zu bleiben oder zu wechseln.
Umso wichtiger ist es für HR-Abteilungen, sich mit Themen wie Digital Workplace und dem Arbeitsplatz der Zukunft auseinander zu setzen.

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Häufige Fragen zur Personalsachbearbeitung