Personalprozesse optimieren: Von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen profitieren

In vielen Organisationen sind die Personalabteilungen mit administrativen Prozessen konfrontiert, die zeitaufwendig und ressourcenintensiv sind. Hast du auch manchmal das Gefühl, dass deine Personalprozesse alles andere als effizient sind? Dass sie sich anfühlen, wie aus den 90er Jahren, die niemand mehr versteht, aber die keiner anfassen will, weil sie irgendwie noch funktionieren? Der endlose Kampf gegen repetitive, monotone Aufgaben, die keinen Raum für Kreativität lassen, ist eine Realität, mit der sich viele von uns konfrontiert sehen. Eine dieser Routineaufgaben, die sich regelmäßig wiederholt und einen enormen Aufwand verursacht, ist der manuelle Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen – ein zeitraubender Kostentreiber, der Monat für Monat zurückkehrt und den jede:r von uns kennt. Spoiler zu Beginn: Das muss nicht sein. Hier kann Abhilfe geschaffen werden, denn man kann Personalprozesse teils einfach optimieren.

Die großen Fragen, um die es hier geht, sind simpel: Warum sollte man Personalprozesse optimieren? Wie lässt sich der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deiner Organisation durchgängig digitalisieren und automatisieren? Welche weiteren Personalprozesse, neben dem Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, können durch Digitalisierung vereinfacht und schneller gestaltet werden? Das erfährst du in diesem Blogartikel.

Warum sollte man Personalprozesse optimieren?

Steigerung der Produktivität

Man kennt es: Eine Anfrage kommt per E-Mail, die nächste über das interne Ticket-System, dann per Telefon oder persönlich durch die Kolleg:innen vor Ort im Büro. Auch personalrelevante Dokumente finden die verschiedensten Wege zu den Personalverantwortlichen: über die Hauspost, per E-Mail, per Post oder persönlich. In drei Viertel (77%) der deutschen Unternehmen kommt sogar das Fax noch immer zum Einsatz!¹ Diese unterschiedlichen Wege der Informationsweitergabe führen oftmals zur fehlenden Ordnung, die die Produktivität hemmt. Eine Produktivitätsstudie aus UK hat Folgendes bewiesen: Mitarbeitende verbringen im Durchschnitt mehr als 45 Minuten pro Tag (was, hochgerechnet auf eine Arbeitswoche, ungefähr 3,75 Stunden oder fast einen halben Arbeitstag bedeutet) damit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu wechseln. Von der E-Mail-Inbox zur Zeiterfassungs-App zur internen Messenger-Plattform zum Projektmanagement-Tool und dann wieder zurück zur E-Mail, weil man vergessen hat, warum man sie überhaupt verlassen hat – und benötigen dann zusätzlich Zeit um sich wieder in einen halbwegs produktiven Arbeitsfluss zu begeben.²

Was es braucht, sind digitale Tools, die nicht nur versprechen, Routineaufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, sondern die das auch wirklich tun, ohne dabei selbst zu einer weiteren digitalen Last zu werden.

Nach den Löhnen ist vor den Löhnen! Ein strukturierter Abrechnungsprozess ist unabdingbar für eine reibungslose Auszahlung der Löhne und Gehälter. Unsere Mitarbeiter:innen sind schließlich unser höchstes Gut und sollen entsprechend pünktlich und zuverlässig entlohnt werden.

Monika Hartz, Personalsachbearbeiterin Lohn- und Gehaltsabrechnung
d.velop AG

Medienbrüche vermeiden

Einer der häufigsten Medienbrüche in Personalprozessen ist der Bruch zwischen der digitalen Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und ihrer analogen Verteilung.

Ein hochmodernes Lohnbuchhaltungssystem generiert die Abrechnungen in Sekundenbruchteilen, speichert sie als PDFs und legt sie ab. Und dann passiert etwas völlig Irrationales: Diese digital entstandenen Dokumente werden ausgedruckt, konfektioniert, kuvertiert und dann entweder von Hand verteilt oder auf dem Postweg geschickt. Und da ist er wieder: der klassische Medienbruch zwischen der digitalen Erstellung und der physischen Verteilung. Ein Effizienzverlust, der nicht nur Zeit verschlingt, sondern auch Kosten generiert, die in der heutigen, digitalisierten Welt einfach nicht mehr gerechtfertigt sind.

Schlimmstenfalls sind einige Prozesse sogar datenschutzrechtlich unsicher. Ein klassisches Beispiel: die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die immer noch über die Hauspost verteilt werden. Und dann? Der/die Mitarbeitende ist im Urlaub, die Post landet im falschen Fach, eine neugierige Hand greift versehentlich zum falschen Umschlag. Kein böswilliger Datenverstoß, sondern ein Systemfehler – verursacht durch einen unnötigen Medienbruch, der sich längst vermeiden ließe.

Herausforderung der Erreichbarkeit

Oft unterschätztes Problem, das die klassische Verteilung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verursacht: Betriebsrentner: innen und weitere (ehemalige) Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens sind auf dem analogen Wege nur schwer erreichbar. Stattdessen bist du auf umständliche Anfragen angewiesen, die Zeit und Ressourcen kosten. Wäre es nicht besser, wenn es ein digitales System gäbe, das nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch moderne Arbeitsweisen unterstützt? Ein Produkt, über das alle Empfangenden jederzeit und überall sicher auf die Dokumente zugreifen können – mobil, effizient und ohne den Umweg über veraltete Strukturen?

Veraltete Personalprozesse sind also nicht nur Effizienzbremsen in der Personalabteilung – sie sind auch vermeidbare Kostentreiber in deiner Organisation. Sie schleichen sich nicht als plötzlicher Systemabsturz ein, sondern wirken wie ein stetiger Tropfen auf den heißen Stein: unscheinbar, aber auf Dauer enorm schädlich. Je mehr Hürden ein Prozess aufweist, desto größer sind die Reibungsverluste – Zeit verpufft, Kosten steigen, Abläufe werden unnötig kompliziert. Und genau deswegen sollte man sie optimieren.

Wie lässt sich der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deiner Organisation durchgängig digitalisieren und automatisieren?

Die Hürde ist nicht die Technologie. Die gibt es längst. Sie ist erprobt und sie funktioniert. Im ersten Schritt benötigst du also eine Software, die die digitale Postzustellung ermöglicht und sich nahtlos an bestehende Systeme anbinden lässt – ohne komplizierte Workarounds. Das macht die d.velop postbox möglich.

Technischen Voraussetzungen

Die Frage nach den technischen Voraussetzungen für die digitale Zustellung mit d.velop postbox? Ganz einfach: Es gibt keine. Oder besser gesagt, fast keine. Es braucht keine umfangreichen Installationen. Die IT-Abteilung muss nicht mehrere Monate mit Servern, Datenbanken und nervigen Updates kämpfen, um das System zum Laufen zu bringen. Die einzige Voraussetzung ist die Installation des virtuellen Druckertreibers – und diese dauert ca. fünf Minuten. 

Was d.velop postbox wirklich auszeichnet, ist ihre Kompatibilität. Eine Fähigkeit, sich nahtlos an bestehende Lohnabrechnungssysteme wie SAP, LOGA, DATEV, SAGE oder Microsoft Dynamics oder DMS wie  d.velop documents anzubinden. 

Ich war sehr begeistert, wie einfach die Umsetzung ging. Wir hatten die technische Herausforderung die Gehaltsabrechnungen direkt aus SAP zuzustellen. Gemeinsam mit der d.velop konnten wir den Versand aus SAP einwandfrei realisieren.

Julia Frank-Rössle, Global Lead in Digital Collaboration
GEKA GmbH

So funktioniert die digitale Postzustellung

Und so einfach funktioniert der Versand von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen an deine Mitarbeitenden. Statt eines physischen Briefes erhalten die Mitarbeitenden nun ein digitales Dokument, das sicher in ihren persönlichen Postboxen abgelegt wird. Diese Postbox – und das ist entscheidend – gehört ihnen selbst, also nicht der Organisation, sondern den Mitarbeitenden. Hier werden alle relevanten Unterlagen abgelegt und sortiert und stehen rund um die Uhr zur Verfügung, überall, jederzeit, unabhängig von Endgerät oder Betriebssystem.

Das bringt dir folgende Vorteile: Weil die Postboxen den Mitarbeitenden gehören, sind die Mitarbeitenden selbst für die Pflege ihrer Stammdaten verantwortlich. Nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen bleibt die d.velop postbox in ihrem Besitz, sodass kein Nachversand von Dokumenten nötig ist – sie bleiben einfach dort, wo sie schon immer waren. Und falls doch mal eine Nachsendung nötig sein sollte, passiert das ebenfalls in der bestehenden Postbox, was für dich praktisch ist, weil du dich um nichts kümmern musst.

5 Vorteile der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

1. Effizienzsteigerung dank automatisierter, papierloser Prozesse
2. Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen. 
3. Zeitersparnis für Personalsachbearbeiter:innen, da keine Verwaltung von Papierdokumenten mehr notwendig ist. Die Dokumente lassen sich (per App oder am PC) einfach und schnell mit den relevanten Stakeholdern teilen.
4. Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus, zum Beispiel durch Transport- und Ablageverschlüsselung und ein deutsches Rechenzentrum.
5. Hybride Post – Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.

Weitere Personalprozesse, die sich durch Digitalisierung optimieren lassen

HR-Spezialist:innen müssen aber auch weitere vielfältige administrative und verwaltungstechnische Aufgaben erledigen, die sich optimieren lassen.

Zu den häufigsten gehören:

• Onboarding
• Stellenausschreibungen und Bewerbungsmanagement
• Mitarbeiterdatenmanagement
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
• Leistungsbewertung

Dank d.velop process studio können auch diese Personalprozesse optimiert werden. 

• Onboarding: Digitalisiere den Onboarding-Prozess, indem du Checklisten, Willkommenspakete und Trainingsprogramme zentral in einem System verwaltest. 
• Stellenausschreibungen und Bewerbungsmanagement: Automatisiere und verwalte die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie die Erfassung und Bearbeitung von Bewerbungen. 
• Mitarbeiterdatenmanagement: Verwahre und aktualisiere Mitarbeiterdaten digital, um jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen zu haben. 
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Automatisiere die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, um eine genaue und effiziente Verwaltung zu gewährleisten. 
• Leistungsbewertung: Plane und dokumentiere Leistungsbeurteilungen digital, um eine kontinuierliche Nachverfolgung und Verbesserung zu ermöglichen. 

Goodbye, monotone Aufgaben. Willkommen, effiziente Workflows! 

Die digitale Unterschrift: Rechtssicher, nachhaltig und schnell signieren

In vielen Personalabteilungen werden Signaturprozesse noch traditionell mit Stift und Papier erledigt. Dafür werden die zu unterzeichneten Dokumente extra ausgedruckt, signiert und dann wiederum eingescannt, um sie digital zu versenden oder im System abzulegen. Wieso sich nicht mehrere Schritte sparen und auf eine elektronische Signatur setzen? Dank des Einsatzes einer digitalen Signatur – zum Beispiel für Anträge, Bescheinigungen, Onboarding-Dokumente, Datenschutzerklärungen & Co. – minimieren sich Zeit- und Kostenaufwände. Personalverantwortliche können somit alle signierpflichtigen Dokumente orts- und zeitunabhängig, egal ob im Büro am PC oder unterwegs auf dem Smartphone, an die Mitarbeiter:innen zum Unterschreiben versenden. Zudem lassen sich Dokumente, die über die d.velop postbox zugestellt wurden, digital signieren. So bilden Personalverwaltungen einen ganzheitlichen Workflow für die Mitarbeitenden ab und optimieren ihre Personalprozesse. 

Darum ist d.velop sign die Personalsachbearbeitung wie gemacht

• Software Made in Germany 

• Intuitive und mobile Nutzung 

• eIDAS- und DSGVO-konform 

• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten 

• Alle Signaturlevel inkl. QES im Standard verfügbar 

• Persönlicher Support aus dem eigenen Hause 

• Umfangreiches Onboarding 

Personalprozesse optimieren lohnt sich

Schon minimale digitale Eingriffe in die Personalprozesse haben unverhältnismäßig große Auswirkungen. Routineaufgaben wie der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder die Datenpflege erledigen sich quasi von selbst, was Kosten und Arbeitszeit spart. Und Mitarbeitende profitieren von schnellerem Zugang zu bequemen digitalen Tools. Personalprozesse optimieren ist wichtig, denn vor allem Jüngere erwarten effiziente HR-Prozesse und bewerten Unternehmen danach, ob sie zeitgemäß aufgestellt sind oder als digitale Fossilien enden. 

Für HR-Abteilungen heißt das: Jetzt oder nie. „Digital Workplace“ und “Arbeitsplatz der Zukunft“ sind keine Buzzwords mehr.