PDF signieren: Warum eine Software unerlässlich ist

Aus dem digitalen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken: Dokumente und Verträge papierlos mit Textprogrammen am PC erstellen. Aber wie gehe ich vor, wenn ich eine PDF signieren möchte? Was muss ich dabei beachten? Und wie schaffe ich ein einheitliches und rechtssicheres Vorgehen im Unternehmen? Wir erklären dir im Blogartikel die wichtigsten Punkte, damit auch du in Zukunft sicher dein PDF signieren kannst.

PDF signieren: Diese 2 Probleme gilt es zu lösen

Was viele Verantwortliche nicht wissen: Beim PDF signieren geht es nicht nur darum, ein möglichst „schönes“ Unterschriftenbild auf dem Dokument aufzubringen. Vielmehr geht es darum, mit seiner Unterschrift auch die notwendige (Rechts-)Sicherheit zu gewährleisten. Diese 2 Punkte muss deine digitale Unterschrift unbedingt erfüllen, wenn wir eine PDF signieren:

Unveränderbarkeit des Dokuments sicherstellen

Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift kann zu immensen Sicherheitsproblemen führen. Ein gescanntes Unterschriftenbild kann leicht kopiert und auf anderen Verträgen genutzt werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichnende davon in Kenntnis gesetzt wird. Darüber hinaus können nachträgliche Änderungen am Vertrag vorgenommen werden, mit dem der Unterzeichnende gar nicht einverstanden ist. Zudem gibt es (z.B. beim PDF signieren an unterschiedlichen Orten) keine Möglichkeit zu prüfen, ob die aufgebrachte Unterschrift zweifelsfrei von der Person stammt, die sie vorgibt zu sein. Das kann im schlimmsten Fall zu Betrug und rechtlichen Konsequenzen führen.

Gesetzliche und vertraglich vereinbarte Formerfordernisse einhalten

Die wichtigste Funktion von Verträgen liegt darin, Verbindlichkeit für ein (Rechts-) Geschäft zwischen zwei oder mehreren Partnern zu schaffen. Dabei ist es essenziell, dass die gesetzlichen und/oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse eingehalten werden, da Verträge sonst nachträglich für nichtig erklärt werden können (§ 125 BGB). Wird z.B. für einen Vertrag die Schriftform (§126 BGB) vorgeschrieben, reicht eine eingescannte Unterschrift bzw. ein einfaches Unterschriftenbild zur Erfüllung dieser Form nicht aus. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur gewahrt werden, solange sich aus dem Gesetz kein anderes ergibt (§126, 126a BGB).

Zwischenfazit

Die Unveränderbarkeit des Dokuments und die Einhaltung von Formerfordernissen sollten beim PDF signieren unbedingt gewährleistet werden. Um an diesem Punkt Probleme zu vermeiden, setzten Verantwortliche bestenfalls auf eine E-Signatur-Software.

PDF signieren: E-Signatur-Software sorgt für Sicherheit

Worin liegen jetzt die Vorteile einer E-Signatur-Software? Eine E-Signatur-Software ermöglicht den Verantwortlichen den Einsatz von fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen, bei denen sich die Unterzeichnenden gemäß eIDAS-Verordnung und Vertrauensdienstegesetz zunächst eindeutig verifizieren und identifizieren müssen. Beim Aufbringen der Signaturen werden sog. Signaturzertifikate erzeugt. Aus diesen Signaturzertifikaten können transparent mithilfe eines PDF-Readers die zentralen Informationen zu einer getätigten Signatur ausgelesen werden:

1. Wer hat das Dokument unterschrieben?
2. Wann wurde das Dokument unterschrieben?
3. Gab es nachträgliche Änderungen am Dokument?
4. Mit welchem Signaturlevel wurde unterschrieben?
5. Ist die digitale Signatur LTV-fähig? (Long Term Validation)

Darüber hinaus „speichert“ das Signaturzertifikat den aktuellen Stand des Dokuments zum Zeitpunkt der Unterschrift. Das Signaturzertifikat stellt daher die Lösung für die vorher beschriebenen Probleme dar, weil es auf der einen Seite den Integritätsschutz des Dokuments sicherstellt und auf der anderen Seite den Nachweis erbringt, dass die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Formerfordernisse eingehalten werden.

PDF signieren: So gelingt die Einführung im Unternehmen

Wir haben gelernt, dass wir mit der E-Signatur-Software rechtssicher unsere PDFs signieren können. Aber wie schaffe ich einen einheitlichen Rahmen für das PDF signieren im Unternehmen? Mit diesen 6 Schritten gelingt die erfolgreiche Einführung der digitalen Unterschrift:

1. Dokumentarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge und Dokumente werden in meiner Abteilung immer noch traditionell mit Stift und Papier unterschrieben?
2. Dokumentarten priorisieren: Welche Dokumente und Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Dokumenten liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen hier, eine Rechtsberatung zu konsultieren.
4. Erste Signaturprozesse digitalisieren: Stelle deine priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um. Unsere Signaturexperten:innen unterstützen dich dabei gerne!
5. Potenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse digitalisiert hast.
6. Abteilungsgrenzen überwinden: Feiere deine Erfolge und lass auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich findet ihr über die deine Abteilung hinaus weitere Signaturprozesse, die digitalisiert werden können!

Jetzt digital durchstarten und erste PDF signieren

Am Ende kommt es beim Projekt „PDF signieren“ auf eines an: Loslegen! Verbanne auch du Papier und Drucker aus deinem Büro – und das ganz ohne rechtliche Bedenken. Solltest du noch offene Fragen haben, melde dich gerne bei unseren Signaturexperten:innen. Unsere Empfehlung: Teste die digitale Unterschrift vollkommen kostenlos und unverbindlich. Denn jede:r weiß: Probieren geht über Studieren!