Wir kennen sie aus jedem Krimi und Spionagethriller: geheime Dokumente. Manchmal ist mit roter Tinte ein „vertraulich“ darauf gestempelt, manchmal vernichten sich Dokumente nach Lektüre selbst und manchmal sind viele Passagen der Unterlagen überhaupt nicht lesbar, denn sie wurden geschwärzt. Vertrauliche Inhalte werden seit Jahrhunderten auf verschiedenste Art geschützt. Heutzutage ist besonders spannend, wie Unterlagen im Digitalen unkenntlich gemacht werden können. Schauen wir daher einmal darauf, wie man ein PDF schwärzen kann.
Definition PDF schwärzen
PDF schwärzen bezieht sich auf den Prozess des Unkenntlichmachens von bestimmten Inhalten in einer PDF-Datei, um sensible oder vertrauliche Informationen zu schützen. Beim Schwärzen werden ausgewählte Textpassagen, Bilder, Grafiken oder andere Elemente in einer PDF-Datei geschwärzt und damit unkenntlich gemacht. Dadurch wird verhindert, dass diese Informationen für unbefugte Personen sichtbar sind, während der Rest des Dokuments erhalten bleibt.
PDF schwärzen bezieht sich auf den Prozess des Unkenntlichmachens von bestimmten Inhalten in einer PDF-Datei, um sensible oder vertrauliche Informationen zu schützen. Beim Schwärzen werden ausgewählte Textpassagen, Bilder, Grafiken oder andere Elemente in einer PDF-Datei mit einer undurchsichtigen schwarzen Fläche überdeckt. Dadurch wird verhindert, dass diese Informationen für unbefugte Personen sichtbar sind, während der Rest des Dokuments erhalten bleibt.
Warum sollte man überhaupt Dokumente schwärzen?
Unterlagen werden geschwärzt oder verschlüsselt, damit unberechtigte Dritte keine Information erlangen, die als „geheim“ oder „wertvoll“ eingestuft wird, die Nachwelt bestimmte Dinge nicht erfährt oder die Rechte von Personen oder Gruppen gewahrt werden.
Persönlichkeitsrechte wahren
Ein ganz reales Beispiel für geschwärzte Dokumente sind Stasi-Unterlagen. Hier wurden Kopien geschwärzt und dann vervielfältigt, um sicherzugehen, dass es möglichst unmöglich ist, die Schwärzung zu umgehen. Konkret wurden Textpassagen unkenntlich gemacht, um Nichttäter oder auch Opfer der Stasi-Spionage zu schützen und z.B. Persönlichkeitsrechte zu wahren.
Besprechung von Fallakten
Aber auch in weniger aufregenden Fällen kann es Sinn machen, Dokumente zu schwärzen. So kann zum Beispiel im Rahmen eines Best Practices Austausch eine Fallakte eines Patienten einer Klinik mit Kollegen:innen besprochen werden. Damit unklar ist, um welche Person es sich handelt, können hier personenbezogene Daten durch Schwärzung unkenntlich gemacht werden. Auch Zeitungen veröffentlichen mitunter Unterlagen, in denen Textpassagen geschwärzt sind, um z.B. ihre Quellen zu schützen. In der Wirtschaft sind passende Beispiele Vertragswerke, sodass z.B. Kaufsummen oder bestimmte Absprachen nicht – oder noch nicht – an die Öffentlichkeit gelangen können.
Schattenseite des Schwärzens: Die Zensur
Eine Schattenseite des Schwärzens von Unterlagen ist die Zensur. So sind z.B. während des Nationalsozialismus Bücher händisch bearbeitet worden, um kritische Passagen und Denkweisen unlesbar zu machen. 2007 machte der Donaukurier mit einer vollständig geschwärzten Titelseite auf sich aufmerksam – hierbei ging es allerdings nicht um Pressefreiheit per se, sondern um einen „schwarzen Tag für die Bürgerrechte“ und den Schutz von Informanten. Das Schwärzen wurde also als ein Stilmittel benutzt.
Wie wurden früher Unterlagen geschützt?
Wie auch digitale Nachrichten verschlüsselt werden müssen, mussten auch vor vielen Jahren analoge Schriftstücke manches Mal geschützt werden.
Steganografie
Zum einen konnte die Geheimhaltung durch Steganografie erzielt werden. Dies bedeutet, eine Nachricht in einem Trägermedium zu verstecken, z.B. ein Briefumschlag mit doppelter Wand, oder aber auch eine Geheimtinte. Für unsichtbare Nachrichten wurden oft Saft von Zitronen oder Küchenzwiebeln genutzt – bei einer Erwärmung des Papiers wurde die Schrift dann sichtbar.
Kryptografie
Ebenfalls konnte die sogenannte Kryptografie genutzt werden – ein Begriff, der heute aktueller denn je ist. Hierbei geht es wirklich um Verschlüsselung, also eine Verklausulierung der Information. So können z.B. Worte austauscht werden, oder alle Buchstaben durch andere Buchstaben, Symbole oder Zahlen ersetzt werden. Ohne den passenden Code, wie die Nachricht zu entschlüsseln ist, bedeutet es einen teils erheblichen Aufwand, eine Dechiffrierung vorzunehmen.
Vernichtung
Als radikalste Variante konnten Unterlagen natürlich auch vernichtet werden – doch damit sind sie unwiederbringlich verloren. Bleibt nun also die Frage, wie man Informationen heute, mit möglichst weniger Aufwand, schützen kann.
Wie kann man ein PDF schwärzen?
Ein PDF zu schwärzen, kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Dabei ist relevant, in welcher Form das Dokument weitergegeben wird, da nicht alle Möglichkeiten gleich sicher oder irreversibel sind.
Ein PDF schwärzen mit Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm
Hat man ein PDF vorliegen, bei dem Teile des Inhalts unkenntlich gemacht werden sollen, kann man das über einen Umweg über ein Schreibprogramm lösen. Einige PDFs lassen sich mit Software von diesem Format zurück in ein editierbares Format verwandeln. Alternativ kann via Copy-and-paste der Inhalt wieder in ein Schreibprogramm eingefügt werden. Hier ist häufig mit Fehlern in der Formatierung zu rechnen, sodass Zeit eingeplant werden muss, diese händisch wieder herzustellen.
„Texthervorhebungsfarbe“ bei PDFs, die ausschließlich ausgedruckt werden sollen
In z.B. Word oder LibreOffice kann nun die gewünschte Passage markiert werden und mit dem Tool der „Texthervorhebungsfarbe“ in Schwarz übertüncht werden. Normalerweise nutzt man hier z.B. Gelb, um wichtige Informationen schnell wiederzufinden. Genauso kann man die Option „schwarz“ wählen und Text damit unleserlich machen – zumindest, wenn es nur darum geht, die Datei anschließend auszudrucken. Soll das Dokument wieder in ein PDF umgewandelt werden, so ist diese Variante des Schwärzens nicht zu empfehlen, da der gesamte Prozess auf ähnliche Variante umgekehrt werden kann. Man markiert im PDF Reader lediglich die entsprechende Passage und kopiert sie in ein anderes Schreibprogramm hinein – und hat dort den vollständigen Text leserlich stehen. Der Text bleibt unter der schwarzen Markierung in Word nämlich vollständig erhalten. Ebenso wenig hilfreich ist es, einfach mit dem Tool „Formen“ ein schwarzes Rechteck über den Text zu ziehen. Daher: Schwärzen via Schreibprogramm nur für Ausdrucke, oder mit speziellen Add-Ons, die genau für diese Zensurfunktion ausgelegt sind.
Ausnahme Bild-PDF
Die Ausnahme hierbei ist ein Bild-PDF. Manche Schreibprogramme bieten die Option, das Dokument in Form eines Bildes als PDF zu exportieren. In diesem Fall kann via Copy-and-paste kein Text wiederhergestellt werden, allerdings ist diese Variante eines geschwärzten PDFs mit teils erheblichem Qualitätsverlust verbunden. Zudem lässt sich ein Bild-PDF auch nicht mehr durchsuchen, sodass die Weiterarbeit mit dieser Datei nicht mehr sehr komfortabel ist.
PDF Reader und Adobe können auch PDF schwärzen – allerdings kostenpflichtig
Auch einige PDF Reader und Adobe Acrobat bieten die Funktion, Textbestandteile unkenntlich zu machen. Wie bei den Schreibprogrammen gilt hier: Varianten, die mittels einer Hervorhebung und geänderter Farbe (meist von gelb auf schwarz) Text überdecken, oder auch das Darüberlegen von schwarzen Balken in Form von Formen und Grafiken sind keine sichere Lösung zum PDF schwärzen.
Bei Adobe Acrobat Pro gibt es ein kostenpflichtiges Abonnement, indem die Funktion „Schwärzen“ enthalten ist. Hier handelt es sich um ein sicheres Werkzeug, dass allerdings nur über das nicht ganz preisgünstige Abo zu erlangen ist. Bei anderen PDF-Readern empfiehlt es sich genau hinzuschauen, zu recherchieren, ob das Unkenntlichmachen reversibel und somit unsicher ist. Für einen Ausdruck wiederum ist dies unproblematisch.
Online-Tools – vertrauliche Daten an Fremde übergeben?
Online findet man nach einer kurzen Recherche vielfältige Anbieter und Tools, die PDFs bearbeiten und schwärzen können sollen. Dabei stellt sich allerdings die Fragen nach dem Datenschutz und der Vertrauenswürdigkeit dieser Optionen. Wenn einem ein PDF vorliegt, bei dem vertrauliche Informationen unkenntlich gemacht werden sollen, muss gut überlegt werden, ob es dann angebracht ist, Online-Tools unbekannter Anbieter zu nutzen. Selten ist klar, wo Daten verarbeitet und ob sie gespeichert werden, oder ob Dritte Zugriff darauf haben.
Ein PDF schwärzen direkt in der Dokumentenverwaltung
Umfassende Dokumentenmanagement-Systeme bieten mittlerweile die Möglichkeit, Dokumente unkenntlich zu machen, wenn sie z.B. mit Dritten geteilt werden. So kann das Original erhalten bleiben, zugleich wird aber eine Version erstellt, die vertrauliche Informationen unlesbar macht und daher geeignet ist, anderen Personen zur Verfügung zu stehen.
PDFs schwärzen direkt in d.velop documents
In d.velop documents ist diese Funktion verfügbar im Zusammenhang mit dem Zusammenführen mehrerer Unterlagen. Werden z.B. für einen Dritten mehrere Dokumente zusammengestellt, können sensible Abschnitte unkenntlich gemacht werden. Dabei werden sowohl Bildinformationen entfernt als auch der darunterliegende Text – eine Wiederherstellung des ursprünglichen Textes ist damit unmöglich.
In dem Video sieht man die Auswahl einer Datei und den Prozess zum Schwärzen dieser Datei für den Export mit der Funktion „PDF zusammenführen“. Des Weiteren wird kurz das Kontextmenü der verschiedenen Möglichkeiten beim Schwärzen, wie beispielsweise die Auswahl der Farbe aufgezeigt. Wichtig hierbei ist, dass aktuell ausschließlich die exportierte Datei geschwärzt wird und das Original im System weiterhin ohne geschwärzte Inhalte verbleibt
Ein PDF zu schwärzen, ist nur ein möglicher Bestandteil eines DMS. Welche grundlegenden Funktionen es gibt, zeigen wir im Webinar:
Zentrale Funktionen eines DMS: So hilft ein DMS im Berufsalltag
Ist Dokumente schwärzen also am sichersten mit Filzstift und Papier?
Natürlich besteht auch diese Möglichkeit nach wie vor: Die nötigen Unterlagen werden gedruckt und die vertraulichen Passagen händisch mit z.B. mit einem schwarzen Filzstift geschwärzt, ehe man sie wieder digitalisiert. Ein Vorgang voller Medienbrüche, wenig effektiv und außer, dass man so tun kann, als wäre man Darsteller in einem Spionagefilm, wenig erfreulich. Es gibt vielfältige Varianten, ein PDF zu schwärzen – einige haben wir in diesem Artikel vorgestellt. Je nachdem wie sensibel die Daten sind und wie das vertrauliche Dokument weitertransportiert wird, sollte entschieden werden, welche Vorgehensweise angebracht ist.