Wieso sollten Industrieunternehmen eine papierlose Fertigung anstreben? Diese Fragestellung kommt in produzierenden Unternehmen immer häufiger zur Sprache und führt zu Diskussionen zwischen den internen Stakeholdern. Oft sind sich diese der Vorteile einer papierlosen Produktion bewusst, jedoch tun sich viele Unternehmen bei der konkreten Umsetzung schwer. Obwohl bereits heute etliche Technologien zur Verfügung stehen, um papierbasierte Prozesse durch digitale zu ersetzen, ist die Einführung konkreter Lösungen und Produkte zur Optimierung von Prozessen immer noch nicht Gang und gäbe.
Aber wie genau lässt sich eine digitale und papierlose Fertigung umsetzen? In diesem Blogartikel führen wir konkrete Beispiele und Lösungen an, die die papiergebunden Prozesse in der Produktion ablösen und zu einer Effizienzsteigerung führen.
Relevanz der papierlosen Fertigung für produzierende Unternehmen
Jedes Industrieunternehmen sollte das Ziel verfolgen, Informationswege zu verkürzen und gleichzeitig Dokumente orts- und zeitunabhängig für jeden Mitarbeitenden mit einem Klick verfügbar zu machen. Doch oft werden die verschiedensten Dokumente(z.B. Arbeitsanweisungen, QM-Dokumentationen oder Mängelerfassungen) per manueller Postverteilung quer durchs Unternehmen gereicht. Es entstehen im schlimmsten Fall unnötige Kopien, unterschiedliche Versionen der Dokumente und dadurch kommt es zu Fehlern in der Bestellerfassung, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Montage. Damit leidet nicht nur der eigentliche Prozess, sondern letztendlich auch die Qualität der Produkte. Dieser papiergebundene Prozess hat also nicht nur lange Wartezeiten zum Nachteil, sondern auch Intransparenz, eine mangelnde Rückverfolgbarkeit und Qualitätsverlust. Von einer vernetzten Arbeitsweise und kurzen Durchlaufzeiten sind Unternehmen hiermit weit entfernt.
Wie kann das vermieden werden?
Eine papierlose Fertigung ist nicht von heute auf morgen umgesetzt. Einzelne Prozessschritte sollten nach und nach digitalisiert werden, sodass langfristig alle Daten und Dokumente zu einem Vorgang in digitaler Form bereitgestellt und weiterführend digital übergeben werden. Die Umstellung zu einer papierlosen Fertigung bedeutet also nicht, einfach den Schriftverkehr per E-Mail oder Excel-Listen weiterzuführen, sondern eine ganzheitliche, automatisierte, digitale Lösung über alle Unternehmensbereiche hinweg zu implementieren.
Durch die papierlose Fertigung Flexibilität schaffen und Wettbewerbsvorteile sichern
Die Umrüstung von einer papierbasierten zur papierlosen Fertigung betrifft nicht nur Konzerne, sondern auch klein- und mittelständische Industrieunternehmen. Um weiterhin flexibel auf Kundenanforderungen reagieren zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Produktionsunternehmen eine schnelle und effiziente Prozesskette gewährleisten. Sowohl Kunden als auch Mitarbeitende erwarten in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung jederzeit Transparenz und den ganzheitlichen Zugriff auf Informationen. Bleibt die Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse jedoch auf der Strecke, sodass Mitarbeitende bei der Akquise potenzieller Neukunden und im Bestellprozess erst sämtliche Ordner und Akten nach wichtigen Dokumenten durchsuchen müssen, besteht für Wettbewerber hier die Möglichkeit schnell zu reagieren. So sollten Unternehmen in einer papierlosen Fertigung einen zentralen Daten-Pool anstreben, in dem alle Dokumente gebündelt zur Verfügung stehen.
Vorteile durch eine papierlose Fertigung
- Höherer Beitrag zur Nachhaltigkeit
- Kostenersparnis, da weniger Papier benötigt wird
- Mehr Flexibilität
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Rückverfolgbarkeit einzelner Prozessschritte
- Medienbruchfreie Arbeitsweise
- Keine verstaubten oder beschmutzen Dokumente
Beispiele für den Weg zur papierlosen Fertigung
Ein ECM-System als Grundstein für die weitreichende Digitalisierung der Produktion
Die fertigende Industrie steht im Rahmen der papierlosen Fertigung insbesondere vor der Herausforderung, große Mengen an Daten und Dokumenten zu verwalten und zu kontrollieren. Eine ECM-Software (Enterprise Content Management) bietet hier eine Lösung, indem sie Unternehmen in der Verwaltung von Dokumenten und Prozessen unterstützt. Eine solche Software kann für eine Vielzahl von Aufgaben in der fertigenden Industrie eingesetzt werden, wie zum Beispiel für die Steuerung von Fertigungsprozessen, die Überwachung von Qualitätsstandards und die Dokumentation von Zulieferern und Kunden.
Die Vorteile einer ECM-Software in der fertigenden Industrie liegen auf der Hand. Durch den Einsatz einer solchen Software können Unternehmen ihre Dokumente und Prozesse zentral verwalten und auf diese Weise eine höhere Effizienz und Produktivität erreichen. Zudem können Dokumente und Daten leichter gefunden und genutzt werden, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams erleichtert.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit Hilfe von Workflows können Prozesse wie Freigaben oder Genehmigungen automatisch gesteuert werden. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer schnelleren Durchlaufzeit von Prozessen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil einer ECM-Software ist die Verbesserung der Compliance. Durch die Zentralisierung und Kontrolle von Dokumenten und Prozessen kann eine ECM-Software Unternehmen dabei helfen, gesetzliche Anforderungen und Qualitätsstandards einzuhalten.
Durch den Einsatz einer solchen Software können Unternehmen ihre Dokumenten- und Prozessverwaltung verbessern, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams erleichtern, Geschäftsprozesse automatisieren und die Compliance verbessern. Unternehmen, die in eine ECM-Software investieren, können ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen, in eine papierlose Fertigung investieren und sich für die Zukunft rüsten.
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Eine papierlose QM-Dokumentation dank digitaler Unterschrift
Im Rahmen des Qualitätsmanagement-Prozesses fallen oft eine Vielzahl von Dokumenten an (z.B. Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Übergabeprotokolle oder Transportdokumente). Häufig werden die Dokumente noch papierbasiert zwischen den verschiedenen Abteilungen hin und her gereicht. Eine Lösung auf dem Weg zur papierlosen Fertigung kann eine papierlose QM-Dokumentation inklusive digitaler Signatur sein. Dadurch erfolgen Unterschriftenprozesse digital und es können jährlich circa 100.000 DIN-A4-Seiten Papier eingespart werden. Zudem werden schnelle Durchlaufzeiten gewährleistet, der Signaturstatus ist kontinuierlich einsehbar und durch die digitale Übergabe können Wartezeiten vermieden werden.
Die digitale Zustellung von Dokumenten zur Vermeidung von Druck- & Portokosten
Fertigungsunterlagen, Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen digital zustellen? Auch hier ergeben sich in Industrieunternehmen oft noch Optimierungspotenziale. Mit einem digitalen Briefkasten können sämtliche Dokumentarten verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis (inkl. 2-Faktor-Authentifizierung) an Kunden, Mitarbeitende oder auch Partner rechtssicher zugestellt werden. Drucken, Kuvertieren und Dokumente per Post zustellen, kann der Vergangenheit angehören und die digitale Postzustellung ein weiterer Schritt in Richtung papierlose Fertigung darstellen. Auch die GEKA GmbH (führender Hersteller für Bürsten und innovative, hochpräzise Applikatoren in der Kosmetik- und Hautpflegeindustrie) profitiert bereits von den Vorteilen der digitalen Lösung:
Digitale Mitarbeiterkommunikation per App
Ein zentraler Faktor einer papierlosen Fertigung ist zudem die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden der Verwaltung und Produktion, die ebenfalls papierlos gestaltet werden kann. Kommunikationsprozesse und Arbeitsabläufe können beispielsweise mit einer Mitarbeiter-App als ganzheitliche Kommunikationslösung für ein Unternehmen transparenter, schneller und kostengünstiger dargestellt werden. Prozessschritte, die über die App erfolgen können:
- Bereitstellung von Produktionsprotokollen
- Bereitstellung von Wartungsplänen und Sicherheitsprotokollen
- Bereitstellung von Arbeitsanweisungen (bsp. QM-Dokumente)
- Bereitstellung von Notfallplänen sowie Maschinenanleitungen
- Online-Beschaffungsanträge
- Digitale Urlaubsanträge und -freigaben
- Digitale Krankmeldung
- Freigaben von Anlagennutzung
- Digitale Schadensmeldungen
- Personalbedarfsplanungen
Wenn man überlegt, dass allein ein Mitarbeitender pro Jahr im Durchschnitt 0,68 Bäume druckt, ergibt sich durch die digitale Bereitstellung der oben genannten Dokumente ein umfassender Beitrag zur Nachhaltigkeit und papierlosen Fertigung.
Voraussetzungen für eine papierlose Fertigung
- ERP-Software
- Zentrale Datenverwaltung (z.B. mit einem Dokumentenmanagement-System)
- Bereitstellung digitaler Endgeräte
- Stabile LAN- bzw. WLAN-Struktur