Um am Markt zu bestehen, müssen sich Unternehmen regelmäßig die Frage stellen, wie sie ihre Umsätze und Produktivität steigern können, während die Kosten auf ein Minimum reduziert werden. Gerade der Blick auf die Kostenseite ist für viele mittelständische Industriebetriebe, aber auch in anderen Branchen wie Handel und Logistik existenziell. Durch die Optimierung von internen Prozessen können dabei, auch abseits von Technologievorsprüngen und verfügbarem Kapital, Wettbewerbsvorteile erzielt werden. Der Order to Cash Prozess in Dynamics 365 spielt hier eine wichtige Rolle und stellt gleichzeitig einen Hebel beim Ausbau der Kostenführerschaft dar.
In diesem Artikel möchten wir den Blick auf mögliche Potenziale zur Verbesserung dieses Prozesses lenken.
Was bedeutet Order to Cash?
Order to Cash (auch OTC oder O2C) beschreibt den gesamten Vertriebsprozess und beinhaltet verschiedene Subprozesse wie Angebotserstellung, Bonitätsprüfung oder die Auftragsabwicklung. Der Vorgang beginnt mit der Anfrage des Kunden und endet mit der Auslieferung der Ware bzw. der Faktura. Das Gegenstück auf der Lieferantenseite ist der Beschaffungsprozess (Purchase to Pay). Das folgende Schaubild veranschaulicht in vereinfachter Darstellung den End to End – Prozess:
Was sind die Herausforderungen?
Eine der auftretenden Variablen ist die Kundenseite. Hier werden Anfragen an das Unternehmen gestellt, wo diese Daten aufbereitet und in Microsoft Dynamics 365 Business Central (Business Central) erfasst werden. Weitere Subprozesse wie zum Beispiel die Prüfung auf Bonität oder die Erstellung von Kalkulationen und Angeboten starten nun.
Die Aufnahme von darauffolgenden Bestellungen kann durch ein entsprechend modulares Bestellwesen in Business Central koordiniert werden. Auch hierbei gilt es, Informationen korrekt zu erfassen und in das System zu übertragen. Bestehende Rahmenverträge und sonstige Vereinbarungen müssen bei der Auftragsabwicklung berücksichtigt werden, liegen aber oftmals an verschiedenen Stellen im Unternehmen und müssen so aufwendig recherchiert werden.
Oftmals stellt das Bereitstellen von relevanten Informationen, gerade im Kontext des aktuellen Vorgangs, viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Nicht nur gewachsene Strukturen, sondern auch organisatorische Veränderungen und Abläufe, welche teilweise wiederum aus einem Mangel an Möglichkeiten entstanden sind, hemmen die Produktivität. Des Weiteren sorgen Sie fast immer für erhöhten Zeitaufwand und daraus resultieren erhöhte Kosten.
Mit den vorherigen genannten Punkten geht eine fehlende Transparenz in den Prozessen einher, welche sich rückkoppelnd auf die Kommunikation mit den Geschäftspartnern auswirken kann.
Auch die schiere Masse an Daten führt unter Umständen zur Fehleranfälligkeit von Prozessen und bindet sowohl technische als auch menschliche Ressourcen, welche an anderer Stelle fehlen. Falsche oder doppelt erfasste Aufträge in Business Central stellen die Mitarbeiter in der Korrektur der Fehler ebenso vor Herausforderungen wie falsche Bestandsinformation und führen zu Verzögerungen in den nachgelagerten Abläufen.
Welche Potenziale lassen sich im Order to Cash Prozess mit Dynamics 365 ausschöpfen?
Für einen schnellen Benefit lassen sich drei Faktoren ausmachen, welche im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung die Produktivität mit Business Central in Kombination mit einem standardisierten Order to Cash Prozess steigern.
Interne Freigabeprozesse können mithilfe einer Workflow-Engine digitalisiert werden. Im Rahmen der IST-Aufnahme werden Prozesse nicht nur 1:1 überführt, sondern direkt an die neuen technischen Möglichkeiten angepasst und optimiert. Beispielsweise kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dabei unterstützen, vielfältige Prozesse abzubilden, um systemübergreifende Informationen kontextbezogen bereitzustellen.
Letzterer Aspekt ist als zweiter Faktor entlang der gesamten Prozesskette wichtig, sodass allen berechtigten Anwendern zu jederzeit die nötigen Daten zur Verfügung stehen. Damit werden Durchlaufzeiten verkürzt und die Transparenz sowie Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden verbessert.
Der dritte Faktor ist die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten. Zum Beispiel können über eine Software zur Klassifizierung von Dokumenten eingehende Bestellungen ausgelesen und an Business Central übergeben werden. Gerade bei standardisierten Bestellformularen eröffnen sich hier enorme Einsparungen, aber auch Bestellungen in fremden Formaten werden dank logischer Regelwerke und künstlicher Intelligenz zuverlässig erkannt.
Risiken bei der Umsetzung mit Business Central
Business Central ist ein ERP-System für mittlere und große Unternehmen und unter anderen in den Disziplinen Finance & Controlling, Human Ressource, Produktion und Logistik das führende System in einer Organisation. Daneben gibt es aber auch Gebiete, die nicht als Kernkompetenz in diesen Bereich fallen. Gerade bei der Digitalisierung von Hilfsprozessen, welche Anknüpfungspunkte an Fremdsysteme haben oder deren Schritte teilweise außerhalb von Business Central laufen, wird es schwierig, eine durchgehende Lösung mit Bordmitteln zu implementieren.
Die Gefahr besteht, dass Funktionalitäten für falsche Zwecke verwendet oder mühselig und teuer neu programmiert werden. Solche Sonderlösungen außerhalb des Standards führen zu erhöhten Aufwänden in der Wartung und Support. Nicht selten werden durch Individualprogrammierungen in Business Central standardisierte Updatepläne verhindert oder können nur durch erhebliche Mehraufwendungen durchgeführt werden.
Darum sollten die Firmen entsprechende Partner ins Boot holen, welche maßgeschneiderte Lösungen im Portfolio haben, zur Ergänzung der bestehenden ERP-Prozesse, ohne Überschneidungen im Funktionsumfang. Aufgrund der gewachsenen Komplexität ist es gar nicht mehr möglich, jede Eventualität und jede Anforderung in einem Stück Software allein abzubilden. Die Kunst ist hierbei die Integration der verschiedenen Lösungen zu einer harmonischen und funktionierenden Systemlandschaft.
Schnittstellen in Business Central als Voraussetzung zur Digitalisierung des Prozesses
Standardisierte Schnittstellen helfen dabei, den Order to Cash Prozess in Dynamics 365 über Systemgrenzen hinweg abzubilden und zu unterstützen. Wichtig hierbei ist erneut das Arbeiten mit bestehenden Standards und die Vermeidung von Individualprogrammierung. Standardschnittstellen sorgen zum einen dafür, dass die Integrität der Daten bewahrt wird, zum anderen aber auch, dass die Grundbedürfnisse zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erfüllt werden. Zum Beispiel setzt die geforderte Revisionssicherheit voraus, dass Daten während der Verarbeitung nicht verloren gehen können und Dokumente unveränderbar archiviert werden müssen.
Fazit
Die Automatisierung des Order to Cash Prozesses in Dynamics 365 kann einen wesentlichen Beitrag zur Verringerung der Prozesskosten und Verbesserung des Cashflows beitragen. Dank der Erleichterungen für Mitarbeiter im Tagesgeschäft durch softwaregestützte Prozesse werden Freiräume für Kernaufgaben geschaffen. Der höhere Informationsgehalt sorgt für schnellere Abläufe und die dadurch gewonnene Transparenz für die Zufriedenheit der Geschäftspartner.
Die dabei auftretenden Risiken sind kalkulierbar und lassen sich mit entsprechender Vorbereitung sehr gut steuern. Partner mit den entsprechenden Schnittstellen in benötigte Drittsysteme wie beispielsweise einem DMS tragen maßgebend zum Projekterfolg bei. Um die Kosten zu reduzieren und parallel dazu die Wartbarkeit der Lösung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, auf bewährte Standards zurückzugreifen und so wenig wie möglich Customizing zu betreiben.