Wie kommt eigentlich ein Kundenauftrag in deinem Unternehmen zustande? Und welche Prozesse stehen hinter dem erfolgreichen Versand bis zum Zahlungseingang? Genau diese Themen sind Bestandteile des Order to Cash Prozesses in SAP. Was genau dahinter steckt und was Order to Cash mit Effizienz zu tun hat – wir klären auf!
Was bedeutet Order to Cash?
Wörtlich übersetzt bedeutet Order to Cash „von der Bestellung bis zur Zahlung“ und steht für den Prozess von der eingehenden Kundenbestellung bis hin zum Zahlungseingang im Unternehmen. Er ist einer der am häufigsten durchgeführten Prozesse in SAP ERP und SAP S/4HANA und wickelt die Umsatzgenerierung mit den Kunden ab. Der Order to Cash Prozess (O2C) ist das Gegenstück zum Purchase-to-Pay-Prozess (P2P), welcher die Beschaffung im Unternehmen abbildet.
Order to Cash – Ein Prozess aus vier Schritten
Der gesamte Order to Cash Prozess besteht aus vier Phasen. Die Phasen „Pre-Sales“, „Abwicklung“, „Versand“ sowie „Fakturierung“ knüpfen in der genannten Reihenfolge aneinander an und bestehen aus verschiedenen untergeordneten Prozessen.
1. Pre-Sales-Aktivitäten
Am Anfang des Order to Cash Prozesses steht die Phase der Pre-Sales-Aktivitäten. Der Kunde geht beispielsweise mit einer Anfrage auf das Unternehmen zu und es besteht ein erster unverbindlicher Kontakt. Die Kundenanfragen werden bearbeitet und es wird gegebenenfalls ein Angebot erstellt. Das Angebot enthält verbindliche Daten, wie Produktdaten oder Details zu Dienstleistungen, Preise und weitere Informationen. Nach Aussendung des Angebots werden im Nachgang Preise und Lieferbedingungen verhandelt. Weitere Prozessschritte der Pre-Sales-Aktivitäten sind die finale
Vertragsverhandlung oder auch die Vereinbarung eines Lieferplans. Der SAP-Nutzer kann die Vorverkaufsschritte bis zur Angebotserstellung überspringen, jedoch werden die Schritte zur Abwicklung gerne genutzt.
2. Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung ist der Kern des Order to Cash Prozesses. Die Prozessphase der Auftragsabwicklung beginnt mit der Bestätigung des Auftrags. Mithilfe des SAP-Kundenauftragsbelegs wird die Kundenbestellung mit allen nötigen Details, wie Informationen über die Waren oder Dienstleistungen, Preise, Liefertermin und Mengen, Transportroute und Abrechnungsinformationen zusammengefasst. Diese Daten sind die Ausgangslage aller weiterführenden Schritte des Order to Cash Prozesses.
3. Versand
Der Versand wird mithilfe des Auslieferungsdokuments durchgeführt. Dank aller notwendigen Informationen zusammengefasst in einem Dokument, erfolgt die Kommissionierung, die Verpackung und der Transport in dieser Phase.
4. Fakturierung
In der letzten Phase des Prozesses erfolgt die Fakturierung. Bei der Fakturierung in SAP wird ein Dokument erstellt, welches als Grundlage für die Erstellung von Rechnungen an den Kunden dient. Mithilfe der Abrechnungsbelege in SAP, lassen sich Rechnungen, Gut- und Lastschriften erstellen sowie Stornierungen von Fakturen durchführen. Durch die Integration mit dem Modul SAP FI, lassen sich automatische Buchungen auslösen. Im letzten Schritt wird überwacht, ob die Zahlung eingegangen ist.
Order to Cash und seine Stolperfallen
Unternehmen möchten selbstverständlich gewinnbringend arbeiten. Dabei muss während des Verkaufsprozesses der Erlös höher sein als die anfallenden Kosten. Nicht unbeachtlich sind dabei die internen Prozesse, welche, wie eben genannt, von Kundenanfrage bis hin zum Zahlungseingang führen. Zudem ist der Wettbewerb meist groß und die Kundenzufriedenheit spielt eine entscheidende Rolle. Der Kunde möchte die bestellten Waren oder Dienstleistungen möglichst schnell oder zu seinem Wunschtermin erhalten.
Der gesamte Verkaufsprozess involviert viele Abteilungen, die zwar am gleichen Prozess beteiligt sind, aber oft verschiedene Ziele verfolgen und in verschiedenen Routinen arbeiten. Die hohe Anzahl an Beteiligten am Prozess erzeugt lange Durchlaufzeiten und die verschiedenen Medienbrüche führen zu mangelnder Transparenz.
Während die Kundenanfrage sowie die Auftragsbearbeitung beispielsweise digital erfolgen, wird das Auslieferungsdokument sowie der Lieferschein vom Versand ausgedruckt. Die Rechnung wird wiederum digital erzeugt und verarbeitet. Der Order to Cash Prozess in SAP hat das Potenzial, mithilfe von digitalen Lösungen optimiert zu werden. Wie das genau aussieht, wird als nächstes erörtert.
SAP O2C mit d.velop
Um Kundenaufträge effizienter und transparenter verarbeiten zu können, müssen wir die Prozesse automatisieren. Um eine digitale Grundlage zu schaffen, sollte bereits am Anfang der Prozesskette angesetzt werden.
Die d.velop hat eine Lösung für die digitale Auftragserfassung entwickelt. Der Kundenauftrag nennt sich auch Sales Order (SO) und wird mit unserer Lösung mit den Auftragsdaten an die in SAP integrierte Classifier Workflow Plattform übergeben. Das Auslesen von Auftragsinformationen bei papierbasierten Belegen funktioniert mithilfe von OCR-Software. Mittels Erkennungssoftware (KI) werden die Schlüsseldaten des Auftragsdokuments, wie Produktinformationen, Menge oder Kundendaten ermittelt und mit SAP Stammdaten validiert. Anschließend wird damit ein Kundenauftragsbeleg für die weitere Verarbeitung in SAP erzeugt. Nun kann der Auftrag eingesehen, kontrolliert und freigegeben werden. Die Freigabeschritte kannst du als Nutzer individuell für dich festlegen. Nach der Freigabe des Auftrags wird ein SAP-Beleg (SO) erzeugt, welcher die weiterführende digitale Verarbeitung, wie den Versand oder die Erfassung der Rechnung ermöglicht. Alle auftragsbezogenen Dokumente werden in einer zentralen Akte gesammelt, damit jeder Beteiligte einen transparenten Einblick in den Auftrag bekommt.
Kundenzufriedenheit steigern mit dem digitalen Order-to-Cash Prozess in SAP
Fazit
Als Fazit lässt sich sagen, dass der Order to Cash Prozess in SAP eine gute Grundlage für die Automatisierung eines sinnvoll gestalteten Prozesses abbildet. Aufgrund einiger Stolperfallen, die durch Medienbrüche und vielen beteiligten Mitarbeitenden erzeugt werden, bietet sich eine Digitalisierung des Prozesses an, um dein Unternehmen noch effizienter zu machen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.