In der heutigen digitalen Welt wird das Papier nach und nach aus dem Office verbannt. Dies gilt auch für Verträge und Unterschriften, die nun online erstellt werden können. Eine Online Unterschrift erstellen – ein Prozess, der zahlreiche Vorteile bietet und den Alltag vieler Menschen nachhaltig erleichtert. Egal, ob es sich um Verträge, Formulare oder andere offizielle Dokumente handelt, mit nur wenigen Klicks kann eine rechtsgültige elektronische Unterschrift erstellt werden. Aber was sind die genauen Vorteile der digitalen Unterschrift? Warum brauche ich beim Thema „Online Unterschrift erstellen“ überhaupt eine Software? Und wie gelingt die Einführung im Unternehmen? Erfahre mehr in diesem Blogartikel.
Online Unterschrift erstellen: Die Vorteile liegen auf der Hand
„Wir unterschreiben unsere Dokumente traditionell mit Stift und Papier!“ – ein Satz, den wir hoffentlich in naher Zukunft nicht mehr in der Verwaltung hören werden. Viele Unternehmer erkennen bereits die zahlreichen ökonomischen und ökologischen Vorteile, die eine Umstellung auf digitale Signaturprozesse mit sich bringt. Dabei ist die E-Signatur ein Projekt, welches im Gegensatz zu anderen Digitalisierungsprojekten in nur wenigen Tagen umgesetzt werden kann, sodass unmittelbare Effekte erzielt werden.
Das sind die größten Vorteile, wenn wir im Unternehmen eine Online Unterschrift erstellen:
- Kosten senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen
- Zeit sparen: Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
- Ortsunabhängig unterschreiben: Vermeide unnötige physische Reisen für die Unterzeichnung von Verträgen – unterschreibe, wann und wo du willst!
- Medienbrüche abschaffen: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
- Natürliche Ressourcen schonen: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).
Online Unterschrift erstellen: Darum brauchst du eine Software
Beim Thema Online Unterschrift erstellen greifen viele Verantwortliche direkt zum Scanner. Dieses Vorgehen birgt jedoch ein großes Sicherheitsrisiko. Das Problem: Eine gescannte Unterschrift kann mühelos kopiert und auf anderen Verträgen verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner darüber Bescheid weiß. Ebenfalls besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person stammt. In Extremfällen kann dies zu betrügerischen Handlungen und der Missachtung von persönlichen Daten führen.
Erfüllung gesetzlicher Formerfordernisse
Besonders kritisch wird es bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse erfüllen müssen (vgl. §§125 ff. BGB), um rechtskräftig zu sein. In diesem Zuge steht das Schriftformerfordernis (§126 BGB) bei vielen Anwendungsfällen bzw. Vertragstypen im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES), solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (§§126, 126a BGB). Hingegen reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus, um die Schriftform zu erfüllen. Dies hat zur Folge, dass in einigen Fällen ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erklärt werden kann (§125 BGB).
Zwischenfazit: Durch eingescannte Unterschriften können Verträge nichtig werden
Zurück zu den Basics. Welche Funktion hat eigentlich ein Vertrag? Ein Vertrag dient im Geschäftsalltag dazu, Sicherheit und Verbindlichkeit zu gewährleisten. Durch das Einscannen von Unterschriften besteht jedoch die Gefahr, dass deine Verträge nichtig werden und somit ihre Verbindlichkeit-Funktion verlieren. Die bessere Alternative ist der Einsatz einer E-Signatur-Software, mit der wir eine Online Unterschrift erstellen. Durch die Erzeugung von Signaturzertifikaten wird das Dokument vor Veränderungen geschützt und die rechtlichen Formerfordernisse können eingehalten werden.
Online Unterschrift erstellen: So gelingt die Einführung im Unternehmen
Wenn du online Unterschriften erstellen möchtest, solltest du dir das folgende Motto zu Herzen nehmen: „Starte in kleinen Schritten, um später umso größeren Erfolg zu erzielen.“ Mit diesen 6 Schritten gelingt dir die Einführung der digitalen Unterschrift im Unternehmen:
- Dokumentarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge und Dokumente unterschreibe ich in meiner Abteilung noch traditionell mit Stift und Papier?
- Dokumentarten priorisieren: Welche Dokumente und Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Dokumenten liegen die größten Einsparpotenziale? (Vorgehen führt zu schnellen Erfolgen und damit höherer Motivation, um die Prozessumstellung weiter voranzutreiben)
- Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen, bei diesem Schritt eine Rechtsberatung zu konsultieren.
- Erste Signaturprozesse digitalisieren: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen.
- Potenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse digitalisiert hast
- Abteilungsgrenzen überwinden: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr digitalisieren könnt.
Online Unterschrift testen und durchstarten!
Wir haben bereits viel über die Hintergründe der elektronischen Signatur gesprochen und auch ein Vorgehen aufgezeigt, wie das Projekt „Online Unterschrift erstellen“ im Unternehmen umsetzt werden kann. Jetzt gilt es, das Digitalisierungspotenzial endlich auszuschöpfen! Nutze daher die Gelegenheit und teste die elektronische Signatur Software kostenlos und unverbindlich! Sammle deine ersten Eindrücke und erlebe die zahlreichen Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis!