Die Rechnungserstellung ist bei jedem Dienstleister oder produzierenden Unternehmen eines der zentralsten Themen. Besonders für Selbstständige sowie kleinere und mittelständische Unternehmen, die keine vollumfängliche Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, stellen sich dabei oftmals zwei Fragen. Zum einen: Wie erstelle ich eine Rechnung, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt? Diese Frage haben wir in unserem Blogartikel „Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?“ bereits beantwortet. Zum anderen: Erstelle ich eine Online Rechnung oder bleibe ich doch lieber bei der Papierform? Eine Hilfestellung zur Beantwortung dieser Frage geben wir mit diesem Artikel.
Es ist allerdings vorwegzunehmen, dass diese Wahl in nicht allzu weiter Zukunft deutlich eingeschränkt wird. Denn die E-Rechnungspflicht für den Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen tritt zum 01. Januar 2025 in Kraft. Die Verpflichtung geht aus der Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancen-Gesetz am 21. März 2024 hervor. Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung verläuft stufenweise und ist mit etwaigen Übergangsregelungen bis 2028 geplant.
Rechnungen online oder in Papierform stellen?
Ein klassisches Rechnungsschreiben hat den Zweck, Kunden:innen über den Geldbetrag zu informieren, der für eine Warenlieferung oder Dienstleistung bezahlt werden muss. Damit geht stets eine entsprechende Zahlungsaufforderung einher.
Option 1: Klassische Papierrechnung
Grundsätzlich gibt es zwei Wege zur Erstellung und Übermittlung einer Rechnung. Die erste Option ist die klassische Papierrechnung. Diese wird mittlerweile meist mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen oder anderen Büroanwendungen erstellt, ausgedruckt und dann per Post an die Kunden:innen verschickt. Standard Office-Lösungen wie Microsoft Office oder LibreOffice bieten alle dafür benötigten Funktionen. Allerdings wird diese Option mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Kürze für die allermeisten Unternehmen der Vergangenheit angehören. Im Zuge der gesetzlichen Änderungen müssen Unternehmen zukünftig fast ausschließlich auf die Verwendung elektronischer Rechnungen umstellen. Ausnahmen gibt es z.B. im Bereich von Kleinstbetragsrechnungen unter 250 € sowie bei Fahrausweisen.
Option 2: Digitale Online Rechnung
Die zweite Option zur Rechnungserstellung ist eine digitale Online Rechnung. Dabei kann beispielsweise aus einem erstellten Textdokument eine PDF- oder XML-Datei generiert und per E-Mail verschickt werden. Was es hierbei zu beachten gilt, haben wir in unserem Blogartikel „Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte müssen Sie achten!“ zusammengefasst.
In diesem Kontext bezieht sich der Begriff „Online“ allerdings nicht (nur) auf das digitale Format der Rechnung, sondern auch auf die Art und Weise, der Erstellung. Denn in den letzten Jahren haben sich zahlreiche spezialisierte Anwendungen für das Erstellen von Rechnungen etabliert, die Online als Software-as-a-Service Lösungen genutzt werden können. Mithilfe dieser Rechnungsanwendungen können viele Schritte bei der Erstellung von Rechnungen automatisiert werden. Die standardisierten Angaben beim Schreiben einer Rechnung werden automatisch ausgefüllt und sind die Daten eines Kunden einmal angelegt, können sie bei der nächsten Rechnung bequem aus einer Datenbank abgerufen werden. Die fertige Online Rechnung kann dann mit einem Klick direkt aus der Software zum Beispiel per Mail an Kunden:innen verschickt werden.
6 Vorteile bei der Nutzung eines Rechnungsprogramms zur Erstellung einer Online Rechnung
Die Nutzung eines Online Rechnungsprogramms bietet vor allem für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über eine vollumfängliche Buchhaltungssoftware verfügen, entscheidende Vorteile. Einige davon haben wir im Folgenden zusammengefasst:
- Rechnungsvorlagen können mit wenigen Klicks verwaltet werden und sind immer auf dem neuesten Stand.
- Preise, Umsatzsteuer sowie Rabatte werden stets automatisch berechnet.
- Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zum Versand einer klassischen Papierrechnung.
- Beseitigung von Fehlerquellen wie die versehentliche doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer und weitere Kontrollfunktionen.
- Stets aktuelle Übersicht aller versendeten Rechnungen.
- Rechnungen können ortsunabhängig und von jedem Gerät aus gestellt und verwaltet werden.
Zusätzlich wird die Nutzung eines spezialisierten Rechnungsprogramms auch im Rahmen der kommenden E-Rechnungspflicht für Unternehmen jeder Größe immer interessanter. Denn entsprechende Software-Lösungen ermöglichen eine einfache rechtssichere Erstellung elektronischer Rechnungen im richtigen Rechnungsformat, ohne das Unternehmen sich selbst mit den Spezifika der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate auseinandersetzen müssen.
Begriffsabgrenzung Online Rechnung ≠ Elektronische Rechnung
Im Dschungel der verschiedenen Rechnungsformen und -formate ist eine genaue Unterscheidung wichtig. Denn in Deutschland wird nicht jede Rechnung, die in einem digitalen Format vorliegt, automatisch als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne anerkannt.
Nur die Online Rechnungen, die ein strukturiertes oder hybrides Datenformat enthalten, gelten als elektronische Rechnungen. Ein Beispiel für eine Rechnung mit einem strukturierten Datenformat ist die XRechnung. Hier liegen alle Informationen im maschinenlesbaren XML-Format vor und müssen für die Prüfung und Freigabe vom Empfänger zunächst visualisiert werden. Die ZUGFeRD Rechnung ist ein Beispiel für ein hybrides Format. Diese enthält stets sowohl ein menschenlesbares PDF als auch die strukturierten Daten im maschinenlesbaren XML-Format.
Eine PDF- oder Word-Datei, die per Mail versendet wird, ist daher zwar eine Online Rechnung jedoch keine elektronische Rechnung. Dies ist besonders wichtig für alle, die mit öffentlichen Auftraggebern geschäftlichen Kontakt haben, denn in diesem Umfeld ist die elektronische Rechnung bereits Pflicht. Ab 2025 wir diese Pflicht auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet.
Auch wenn in Deutschland einige Übergangsregelungen für die Erstellung elektronischer Rechnungen vorgesehen sind, empfiehlt es sich frühzeitig die Prozesse rund um die Rechnungserstellung unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, welche Anpassungen im Rahmen der kommenden gesetzlichen Änderungen vorgenommen werden müssen.
Die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen gewinnt dabei aufgrund der bereits ab nächstem Jahr geltenden Empfangspflicht für elektronische Rechnungen schon jetzt eine immer größere Bedeutung für Unternehmen jeder Größe und Branche. Welche Vorteile diese hat, wie sie funktioniert und wie genau eine passende Lösung aussieht, mit der alle Anforderungen rund um die E-Rechnungspflicht schon heute abgedeckt sind, erfährst Du in unserem Webinar.
Alles über die E-Rechnungspflicht ab 2025 – Hintergründe, Pflichten und Chancen