Online Post für Unternehmen – Definition, Vorteile und Umsetzung

Briefe verschicken im Unternehmen: ein Prozedere, welches nicht nur Zeit, Nerven, sondern auch viel Geld kosten kann. Trotzdem gehört diese Tätigkeit zu den täglichen Aufgaben, die jedes Unternehmen zu erledigen hat. Warum dann nicht Zeit und Mühe sparen und lästige Aufgaben einfach automatisieren? Hier kommt die Online Post ins Spiel. Was bedeutet der Begriff Online Post eigentlich? Welche Vorteile hat diese und wie funktioniert ein elektronischer Briefkasten? Das klären wir in diesem Blogartikel.

Weitere Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig genannt und als Synonym zur Online Post verwendet werden, sind folgende:

• E-Brief
• E-Post
• Digitale Post
• Digitaler Briefkasten
• Elektronischer Briefkasten

Was kann über die Online Post verschickt werden?

Unternehmen empfangen und versenden täglich eine Vielzahl an Dokumenten. Dabei kann der Austausch von Dokumenten sowohl zwischen Mitarbeiter:innen als auch zwischen Partner:innen oder Kunden:innen stattfinden. Die Anwendungsfelder, in denen ein elektronischer Briefkasten zum Einsatz kommt, können unter anderem folgende sein:

• Human Resources: Urlaubsanträge, Onboarding, Zeitarbeitsverträge
• Sales: Kaufverträge, AGB, Angebote
• Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, Lastenhefte
• Legal: NDAs, Compliance, Vertragsmanagement
• Steuern: Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bescheinigungen
• Immobilien: Kaufverträge, Urkunden, Finanzierungen
• Krankenkassen: AU-Bescheinigungen

Das sind die Vorteile der Online Post

Jetzt stellt sich die Frage, welche Vorzüge die Online Post hat und inwiefern sie sich von der nicht-digitalen Postzustellung unterscheidet. Einige Vorteile liegen auf der Hand, andere wiederum werden erst beim näheren Hinsehen erkennbar. Daher sind folgend die sieben relevanten Vorteile der Online Post aufgelistet:

1. Kosten sparen: Der Wegfall von Druck, Kuvertierung, Frankierung, Portokosten und der damit verbundenen Arbeitszeit, ermöglicht Kosten- und Ressourceneinsparungen.
2. Erhöhte Produktivität: Zeitaufwand für den Versand und Empfang von Dokumenten verringert sich durch automatisierte Prozesse, wodurch die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden steigen. Somit bleibt Mitarbeitenden mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Job.
3. Datenschutz: Bei Verwendung eines verschlüsselten Systems ist die Datensicherheit vom Absender bis hin zum rechtmäßigen Empfänger jederzeit gegeben. Denn bei der Online Post können Briefe nicht verloren gehen, wie bei der klassischen Post. Somit ist die Gefahr von ungewünschten Leser:innen ausgeschlossen.
4. Zustellung binnen Sekunden: Der Empfang und Versand von Dokumenten dauern nur wenige Sekunden, wohingegen die herkömmliche Post mindestens zwei Werktage benötigt. Bei Vertragsunterzeichnungen kann es bis zu 10 Tage dauern.
5. Nachhaltigkeit: Der Papierverbrauch wird durch Online Post zu 100 % reduziert, solange beide Parteien einen vollständig digitalen Prozess etabliert haben.
6. Erhöhte Attraktivität als Arbeitgeber: Unterstützung des positiven Images des Unternehmens durch die Digitalisierung wesentlicher Kernprozesse.
7. Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Aufrufen von wichtigen Dokumenten auch im Urlaub oder auf der Dienstreise. Zugang zu den Dokumenten ist mit jedem Endgerät jederzeit und von überall möglich.

Umsetzung der Online Post in der Praxis

Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, wie die typische Postzustellung aussieht. Welche Stationen durchläuft ein Brief normalerweise, wenn es im Standard-Versand an Personen oder Unternehmen verschickt wird? Welche Prozessschritte unterscheiden sich von der Online Post? Wir zeigen den wesentlichen Unterschied.

Die klassische Postzustellung

Der klassische postalische Weg des Versendens eines Dokuments, sieht bekanntlich folgendermaßen aus:

Die Abbildung zeigt, dass der Versand eines Briefes neben den Materialkosten auch einen hohen Zeitaufwand benötigt. Funktioniert der Drucker mal wieder nicht und ist auch die neue Lieferung der Briefumschläge nicht auffindbar, verzögert sich das Ganze und ist nebenbei noch äußerst nervenaufreibend. Ist die Post abgegeben, passiert diese erst noch mindestens 5 Personen und dauert (wenn Sortierung und Transport einwandfrei laufen) 2 Tage, bis es beim Empfänger ankommt. Das geht auch einfacher und schneller, oder?

Elektronischer Briefkasten – Die moderne Version der Postzustellung

Für diejenigen, die es gern unkompliziert mögen und Fans sind von „Routineaufgaben abgeben und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben“, wird es jetzt nochmal richtig spannend. Am Beispiel der d.velop postbox zeigen wir auf, wie die Zustellung von Dokumenten per Online Post aussehen kann. Dabei werden in Schritt 1 die Dokumente wie gewohnt in führenden Systemen erzeugt und anschließend in Schritt zwei an die d.velop postbox übertragen. Im dritten Schritt werden die Dokumente anhand eindeutiger Erkennungsmerkmale, wie beispielsweise der Personalnummer, verarbeitet und automatisch zugestellt. Besitzt der Empfänger oder die Empfängerin einen elektronischen Briefkasten, so erfolgt die digitale Zustellung sofort, inklusive Nachweis der erfolgreichen Zustellung (Schritt 4)

Use-Case: Mobile-Office-Vereinbarung inkl. digitaler Unterschrift

Das Szenario einer Vertragsunterzeichnung ist auf dem herkömmlichen, postalischen Weg meist ein langwieriger Prozess und kann unter Umständen ein ständiges Hin-und-Herschicken des Vertrages bedeuten. Bis beide Parteien des Vertrags den Vertrag rechtsgemäß unterschrieben haben, kann es bis zu 10 Tage dauern. Wie ein Vertrag oder, wie in unserem Beispiel, eine Mobile-Office-Vereinbarung schnell und unkompliziert durch eine digitale Unterschrift abgeschlossen werden kann, ist im folgenden Video detailliert erklärt.

Online Post: Win-Win für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein elektronischer Briefkasten einen großen Mehrwert sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeitenden des Unternehmens schafft. Ob Verträge, Bescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen – die Online Post ermöglicht einen schnellen und sicheren Versand von Dokumenten, welche jederzeit, überall und von jeglichen Endgeräten abrufbar sind. Wer also an morgen denkt und langwierige Prozesse zu digitalen, automatischen Prozessen umwandelt, bleibt am Ball der Digitalisierung und bleibt somit attraktiv für bestehende und potenzielle Mitarbeitende.