Im aktuellen Koalitionsvertrag heißt es: „Wir wollen das Potenzial der Digitalisierung in Staat und Gesellschaft besser nutzen.“ Das betrifft selbstverständlich auch den modernen Arbeitsplatz. Gerade in Zeiten abnehmender Präsenzkultur zeigt sich der digitale Fortschritt immer deutlicher: Wir arbeiten über Tools wie Microsoft Teams, versenden eRechnungen und unterzeichnen Arbeitsverträge aus dem Homeoffice. Die Online-Lohnabrechnung trägt nicht nur zur Digitalisierung bei, sondern fördert auch nachhaltigen Konsum und unterstützt das Ziel der Bundesregierung, den pro Kopf verursachten Treibhausgasausstoß bis 2030 zu halbieren.
Die Vorteile einer Umstellung auf die Online-Gehaltsabrechnung sind offensichtlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Lohnabrechnungen digital und dabei rechtskonform an die Mitarbeitenden übermittelt werden? In diesem Blogartikel erläutern wir 4 Praxistipps für den sicheren digitalen Versand von Online-Lohnabrechnungen, um Datenschutz, Compliance und Effizienz deiner HR-Abteilung und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden sicherzustellen.
Die Vorteile einer Umstellung auf die Online-Lohnabrechnung sind offensichtlich. Der nächste Schritt: der digitale Versand an die Mitarbeitenden.
Warum der digitale Versand von Lohnabrechnungen der erste Schritt zur Effizienzsteigerung deiner HR-Abteilung ist
Vorausschauende Unternehmen haben schon lange erkannt, dass effizientere und nachhaltigere Arbeitsweisen nötig sind, um den steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Deswegen wurden Tools entwickelt, die dies in großem Maßstab ermöglichen. Obwohl diese Businesslösungen bereits seit einiger Zeit existieren, beginnen viele Unternehmen erst jetzt, ihr volles Potenzial zu erkennen.
Der digitale Versand von Lohnabrechnungen ist eine solche Lösung, die die Effizienz deiner HR-Abteilung deutlich steigert und die Mitarbeitende begeistert, indem sie Arbeitsabläufe automatisiert und den manuellen Aufwand drastisch verringert. Statt Abrechnungen mühsam auszudrucken, zu verpacken und per Post zu versenden, werden alle Dokumente digital übermittelt – dies spart Zeit, senkt Kosten und reduziert den Ressourcenverbrauch. Ebenso bietet die Digitalisierung eine bessere Nachverfolgung, höhere Datensicherheit und eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen. Dadurch wird der gesamte Prozess schlanker und transparenter gestaltet. Gleichzeitig trägt der digitale Versand zur Nachhaltigkeit bei, da der Papierverbrauch signifikant gesenkt wird.
Wie setzt man den digitalen Versand von Lohnabrechnungen erfolgreich um?
Hier sind 4 bewährte Praxistipps für eine erfolgreiche Umsetzung:
Tipp 1: Gründe für die Umstellung auf Online-Lohnabrechnungen definieren
Für die Umstellung auf die Zustellung von Online-Lohnabrechnungen gibt es gleich mehrere triftige Gründe. Es sind nicht nur die internen Nutzenden, die von modernen Technologien profitieren. Mitarbeitende, die mehr Zeit fürs Wesentliche haben, können sich effizienter um die Kunden kümmern. Und das ist enorm wichtig in einer Zeit, in der die Kundschaft immer anspruchsvoller wird. Für die digitale Zustellung sprechen folgende 6 Argumente:
- Entlastung der lohnverrechnenden Stelle
- Kostenreduktion und -sicherheit
- Beschleunigung und Vereinfachung des Prozesses
- Nachhaltigkeitsstrategie stärken
- Bidirektionaler Austausch möglich
- Fortschritte in Sachen digitaler HR-Abteilung
Mache eine Liste aller Gründe, wie dein Unternehmen und deine Abteilung von der Einführung des digitalen Versands profitieren können.
Tipp 2: Rechtsgrundlagen und Vorschriften beachten
Prüfe gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. der Rechtsabteilung, welche rechtlichen Grundlagen und arbeitsrechtlichen Vorschriften die Businesslösung erfüllen muss. Die DSGVO erfordert Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der sicheren Übertragung von HR-Dokumenten. Das BDSG ergänzt dies, indem es Arbeitgeber verpflichtet, nur notwendige Personaldaten unter strengen Sicherheitsstandards zu verarbeiten. Interne Regelungen wie Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge können zusätzliche Anforderungen an die digitale Kommunikation stellen, und der Betriebsrat könnte ein Mitbestimmungsrecht bei der Zustellungsart von Gehaltsunterlagen haben.
All diese Rechtsgrundlagen und Vorschriften sollten idealerweise vor der Einführung der Online-Lohnabrechnung geklärt werden.
Leitfaden IT-Sicherheit: 5 Tipps zum sicheren digitalen Dokumentenversand im HR-Bereich
Löst die Online-Lohnabrechnung die Lohnabrechnung in Papierform ab?
Um die Antwort vorweg kurz und knapp zu beantworten: Ja. Viele fragen sich, ob es ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform gibt – was genau dahintersteckt, welche Vorschriften gelten und was bei einer legalen online Lohnabrechnung zu beachten ist, erfährst du im genannten Blogartikel. Eine ebenfalls große Rolle spielt dabei die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen für Unternehmen.
Tipp 3: Anforderungen des Unternehmens an die digitale Lösung definieren
Bevor eine Lösung zur Zustellung von Online-Lohnabrechnungen ausgewählt wird, sollten die spezifischen Anforderungen der Fachkollegen:innen in der HR-Abteilung sowie der Belegschaft klar definiert werden. Wichtige Aspekte, die du berücksichtigen solltest, sind:
- Integration: Prüfe, ob die Lösung nahtlos in die bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden kann. Die Lösung sollte sich problemlos an die bestehende HR-Software anbinden lassen.
- Zugänglichkeit: Die digitale Plattform sollte allen Mitarbeitenden, einschließlich derjenigen ohne festen Arbeitsplatz oder Zugang zum Firmen-VPN, einen einfachen Zugriff auf ihre Dokumente ermöglichen – idealerweise von verschiedenen Endgeräten aus.
- Archivierung: Die Lösung sollte über Funktionen zur sicheren und langfristigen Archivierung der Dokumente verfügen. In den meisten Fällen können diverse Portallösungen aus diesem Grund nicht geeignet sein.
- Support und Wartung: Achte darauf, dass der Anbieter Support und regelmäßige Wartung bietet, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Digitale Gehaltsabrechnungen aus dem Lohnabrechnungssystem an Mitarbeitende versenden
Tipp 4: Auswahl eines geeigneten Anbieters
Wähle einen vertrauenswürdigen Anbieter für die Online-Lohnabrechnung. Dieser sollte hohe Sicherheitsstandards erfüllen und Erfahrung im Umgang mit sensiblen HR-Daten haben. Die d.velop postbox ist eine solche Lösung, die die erforderlichen rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen für den digitalen Versand sensibler HR-Dokumente erfüllt, belegt durch rechtsanwaltliche Gutachten.
Online-Lohnabrechnung mit d.velop postbox einfach erklärt
Um den Prozess der Online-Lohnabrechnung besser zu verstehen, erläutern wir, wie die d.velop postbox Dokumente verarbeitet und zustellt:
Zunächst wird im gewohnten HR-System eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellt. Dieses Dokument wird dann automatisiert an die d.velop postbox übertragen. Die Software erkennt anhand eindeutiger Merkmale, wie der Personalnummer, den Empfänger der Abrechnung und stellt das Dokument digital zu. Schließlich kann der digitale Gehaltsnachweis in der App angezeigt, weitergeleitet oder archiviert werden. Optional lässt sich auch ein hybrider Zustellprozess einrichten, der Mitarbeitenden, die lieber postalisch kommunizieren, eine entsprechende Option bietet.
Fazit: Die digitale HR-Transformation ist realer denn je
Wenn man die Effizienz der Geschäftsabläufe verbessern, Kosten senken und Mitarbeiter:innen zufriedenstellen möchte, ist eine Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware das Mittel der Wahl. Die Nutzung digitaler Hilfsmittel und Prozesse kann dem Personalmanagement darüber hinaus Freiräume für die Beziehungsarbeit und für kreative Aufgaben verschaffen. Mithilfe intelligenter Automatisierung können HR-Abteilungen in Zukunft Prozesse verschlanken und sich gleichzeitig nachhaltiger und umweltfreundlicher aufstellen. Papierbasierte Prozesse werden in Zukunft nahezu komplett durch digitale Alternativen in Form von Softwareunternehmen abgelöst. Wie das im Detail funktioniert und warum digitale HR-Prozesse nur der Anfang eines Paradigmenwechsels sind, erfährst du in unserem Whitepaper zum Thema „Digitalisierung der HR-Abteilung“.
Weniger Aufwand und mehr Nachhaltigkeit durch digitale HR-Prozesse
Häufige Fragen zur Online-Lohnabrechnung
Bei der Online-Lohnabrechnung handelt es sich um eine digitale Form von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei werden die relevanten Daten wie Lohn, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw. online erfasst und automatisch berechnet.
Zu den Vorteilen einer Online-Lohnabrechnung zählen u.a. die schnellere Zustellung, vereinfachte Nachprüfbarkeit bei Problemen durch Protokollierung, Minimierung des manuellen Aufwands, erhöhte Sicherheit bei der Übermittlung sowie geringere Kosten.
Eine Online-Lohnabrechnung ist prinzipiell sicherer als die analoge Lohnabrechnung, solange sie von einem seriösen Anbieter durchgeführt wird. Die meisten Anbieter verwenden Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, und führen regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden wie gewohnt im HR-System erstellt. Die d.velop postbox verarbeitet die Dokumente und stellt die Lohnabrechnung zu. Gehaltsabrechnungen werden automatisch übertragen und die Software erkennt anhand von Merkmalen, wem die Abrechnung digital zugestellt werden soll. Der digitale Gehaltsnachweis kann sofort in der App angezeigt, weitergeleitet oder archiviert werden.
Grundsätzlich: Ja. Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform gibt es nicht und die Vorteile der Online-Lohnabrechnung für Unternehmen liegen auf der Hand und auch die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen spielt eine Rolle dabei.