Nachhaltiges Büro: 4 Tipps zur nachhaltigen Gestaltung klassischer Büroprozesse

In einer Zeit, in der Klimawandel und Ressourcenschonung zentrale Themen sind, gewinnt ein nachhaltiges Büro zunehmend an Bedeutung. Doch was bedeutet Nachhaltigkeit in dem Kontext eigentlich? Nachhaltigkeit umfasst mehr als nur ökologische Aspekte, denn sie integriert auch ökonomische und soziale Dimensionen. Ein nachhaltiges Büro kann die Umweltbelastung minimieren und gleichzeitig die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern.

In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf aktuelle Studien und geben Tipps an die Hand, mit denen Du Deinen Büroalltag grüner, effizienter sowie digitaler gestalten und einen positiven Beitrag zur Umwelt leisten kannst, ohne dabei auf Komfort und Effizienz zu verzichten.

Definition: Nachhaltiges Büro

Die World Commission on Environment and Development (WCED) hat 1987 die Definition aufgestellt, dass etwas nachhaltig ist, wenn es „[…] den Bedürfnissen der heutigen Generation entspricht, ohne die Möglichkeiten künftiger Generationen zu gefährden, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen.“ 

Überträgt man diese Definition auf den Büroalltag, so zeichnet ein nachhaltiges Büro dadurch aus, „[…] die Umweltbelastung durch die täglichen Geschäftsabläufe zu minimieren [also die Bedürfnisse künftiger Generationen zu berücksichtigen] und gleichzeitig die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern [also den Bedürfnissen der heutigen Generation zu entsprechen]“ (digitalzentrum-chemnitz.de). 

Nachhaltigkeit bedeutet demnach weitaus mehr als „nur“ ökologisch zu handeln. Das Drei Säulen Modell der Nachhaltigkeit macht deutlich, dass ökonomische und soziale Aspekte ebenfalls wesentlich für Nachhaltigkeit sind.¹

Nachhaltigkeit: Zahlen, Daten, Fakten

Dass es längst an der Zeit ist, über ressourcenschonende und effiziente Lösungen im Büroalltag nachzudenken, machen nicht zuletzt die folgenden Studien deutlich.

Ressourcenverbrauch: Ein alarmierender Trend

In den letzten 50 Jahren hat sich der Verbrauch natürlicher Ressourcen auf das Dreifache erhöht – ein Zeitraum von lediglich zwei Generationen². Diese Ressourcen wie beispielsweise Rohstoffe, Wasser und Biodiversität sind zwar grundlegend für das Überleben von Gesellschaften, aber ihr übermäßiger Verbrauch kann zu Umweltproblemen führen.  

Digitalisierung als Chance für einen geringeren CO2-Ausstoß

Denkt man allein an die Massen an Papier, die heute teils noch in Unternehmen durch die Drucker gehen oder als Notizzettel verwendet werden, wird schnell klar, dass das nicht mehr nötig ist. Ein einziges Blatt Papier verursacht ca. 5g CO₂, was ungefähr der Energiemenge entspricht, die benötigt wird, um eine LED-Lampe (10W) für etwa 1,25 Stunden zu betreiben.³

Die gute Nachricht: Mit Digitalisierungsmaßnahmen können Unternehmen ihre CO₂ -Emissionen reduzieren, wie folgende Abbildung zeigt. 

Mit der aktuellen Entwicklung der Digitalisierung in Deutschland können bis zum Jahr 2030 ca. 85 Megatonnen CO₂ (Nettoeinsparung, d.h. inkl. der Berücksichtigung der durch die Produktion und den Betrieb von digitalen Technologien verursachten Emissionen) eingespart werden². Zwar handelt es sich hierbei schon um eine enorme Ersparnis, jedoch beträgt sie lediglich 23 Prozent der notwendigen Einsparungen, so die Bitkom Studie weiter. Um weitere Emissionen einzusparen und nachhaltiger zu werden, ist bei Deutschlands Digitalisierungsmaßnamen somit noch Luft nach oben. 

Gen Z erwartet moderne Arbeitsmittel 

Auch im Kontext der Arbeitgeber-Attraktivität, die wir gerade in Zeiten des War for Talents bzw. Arbeitnehmer: innen-Markts nicht unterschätzen sollten, ist es essenziell, die Art und Weise, wie in Unternehmen gearbeitet wird, zu überdenken. Die Gen Z – das sind alle Menschen, die zwischen 1995 und 2010 geboren sind – betritt allmählich den Arbeitsmarkt und legt einen hohen Wert auf die Verfügbarkeit digitaler Tools, die die Produktivität und Effizienz aller Mitarbeiter:innen steigern.⁴ Hier finden wir den Aspekt „den Bedürfnissen der heutigen Generation [entsprechen]“ aus der Nachhaltigkeits-Definition wieder, der von Unternehmen unbedingt beachtet werden sollte, um auch diese Generation für sich zu gewinnen. 

Tipps und Tricks für die schrittweise Umsetzung eines nachhaltigen Büros

Eins steht fest: Um ein Büro ganzheitlich als „nachhaltig“ bewerten zu können, gehören natürlich auch Aspekte wie etwa die nachhaltige Beschaffung des Inventars, die Nutzung von erneuerbaren Energien oder die generelle Arbeitsplatzgestaltung dazu. Um den Rahmen des Blogbeitrags jedoch nicht zu sprengen, geben wir im Folgenden ein paar nützliche Tipps an die Hand, die der schrittweisen Annäherung an ein nachhaltiges Büro dienen können. Im weiteren Verlauf werden wir diese Tipps durch Best Practices konkretisieren und greifbar machen.

Tipp 1: Wohlbefinden der Mitarbeitenden 

Um die soziale Dimension von Nachhaltigkeit zu fördern, ist es im Sinne des Unternehmens, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu stärken. Flexible-Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen sind Beispiele, um Mitarbeiter:innen eine verbesserte Work-Life-Balance zu bieten und somit am Zahn der Zeit zu bleiben. Auch stärkt es das Miteinander, wenn man trotz räumlicher Distanz durch digitale Möglichkeiten wie etwa einer Mitarbeiter-App die Nähe zu Kolleg:innen aufrechterhalten kann.  

Tipp 2: Mobilität und Arbeitswege 

Zum einen können Unternehmen auf umweltfreundlichere Transportmittel, wie Elektroautos setzen. Zum anderen sollten sie jedoch auch Fahrten überdenken, die für bestimmte Zwecke nicht notwendig sind. Denken wir beispielsweise an Konferenzen, die heute problemlos remote stattfinden können. Oder aber an die klassische Postzustellung samt Portoerhöhung, für die es heute ebenfalls charmantere, effizientere und sicherere Lösungen gibt, wie beispielsweise die digitale Post, auf die wir in den Best Practices noch zu sprechen kommen. 

Tipp 3: Digitale Prozesse 

Wie bereits erwähnt, geht die Digitalisierung von Prozessen Hand in Hand mit der Einsparung von Emissionen und zahlt somit auf den ökologischen Aspekt der Nachhaltigkeit ein. Auch sind digitale Prozesse, wie die digitale Unterschrift, Dokumentenverwaltung, Postzustellung und Kommunikation, auf die wir im Folgenden genauer eingehen werden, effizienter und moderner. Sie sparen nicht nur Zeit und Kosten (Ökonomie), sondern vereinfachen auch die Interaktion der Belegschaft (Soziales).   

Tipp 4: Transparente Kommunikation  

Wie so oft kann auch in diesem Fall Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sein. Wissen alle Kolleg:innen über aktuelle Nachhaltigkeits-Maßnahmen des Unternehmens Bescheid? Auf welchem Wege werden News und Best Practices kommuniziert? Wie gelingt es, alle mit ins Boot zu holen und ggf. zu motivieren, ihren eigenen Beitrag zum nachhaltigen Büro zu leisten? Transparente Kommunikation, etwa über ein Social Intranet, kann nicht nur das Verständnis für eine schrittweise, nachhaltige Entwicklung fördern, sondern auch motivieren, sich selbst aktiv zu beteiligen. 

Best Practices: Tools zur Förderung von nachhaltigen Prozessen

Im nächsten Schritt schauen wir uns simple Praxisbeispiele für die genannten Tipps an, die den Übergang zu einem nachhaltigeren Büro greifbarer machen.

Betrachtet man den sog. Mitarbeiterlebenszyklus, so kommen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber in allen Phasen der Zusammenarbeit nicht an dokumentenbasierten Prozessen vorbei. Angefangen beim Einstellungsprozess und dem Arbeitsvertrag über wiederkehrende Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder alltägliche Dokumentenbearbeitungen hin zu Entwicklungsmaßnahmen und dem letztlichen Offboarding. All diese Prozesse können heute digital und effizient im Sinne der Nachhaltigkeit umgesetzt werden.

Verträge unkompliziert und digital unterschreiben

Ein nachhaltiges Büro ohne digitale Vertragsprozesse? Unvorstellbar! Heutzutage erstellen wir Dokumente bereits vollkommen digital, z.B. mit Texteditoren wie Microsoft Word. Für die Unterschrift hingegen treten wir oft noch den unwürdigen Weg zum Drucker und Scanner an. Aber warum? In Zeiten von Remote Work ist die digitale Unterschrift oft das Fehlende Puzzleteil zur Vollendung des Digital Workplace. Mit der digitalen Unterschrift können Verträge papierlos, von überall und rechtssicher unterschrieben werden. Rechtssicher bedeutet, dass die europäischen Rahmenbedingungen der eIDAS-Verordnung und nationale Vorschriften, wie z.B. die Schriftform, eingehalten werden.  

Diese Mehrwerte der digitalen Unterschrift sind im Arbeitsalltag unverzichtbar geworden:

• Papier-, Druck- und Versandkosten sparen: Die digitale Unterschrift befreit dich von der Papierlast und macht dich unabhängig von Drittanbietern wie die Post mit deren Portoerhöhungen. 
• Nachhaltigkeit fördern: Natürliche Ressourcen (Papier, CO2) und physische Anreisen vermeiden 
• Medienbrüche abschaffen: Ein digitaler Prozess von der Erstellung des Dokuments über die Signatur bis hin zur Archivierung auf nur einer Plattform. 

Im Mitarbeiterlebenszyklus gelingt der Einstieg oft mit dem digitalen Arbeitsvertrag. Einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, lässt das Unternehmen bei den Kandidat:innen modern wirken und kann die eigene Employer Brand stärken. Zudem kann die Time to Hire um bis zu 50 Prozent gesenkt werden, sodass Talente schnell ans eigene Unternehmen gebunden werden können. Neben dem Arbeitsvertrag bilden Urlaubsanträge, Fort- und Weiterbildungsanträge oder Eltern- und Pflegezeitverlangen weitere typische Anwendungsfälle im Mitarbeiterlebenszyklus. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Möglichkeiten fernab von Mitarbeiterprozessen, wie z.B. Kaufverträge, Mietverträge, Protokolle, Angebote und vieles mehr – das Digitalisierungspotenzial ist riesig! 

Dokumente digital bearbeiten, verwalten und zustellen

Erinnern wir uns an die Berge ausgedruckter Dokumente, Aktenordner in überquellenden Regalen oder an die Suche nach dem richtigen Dokument. Diese Arbeitsweise war nicht nur zeitaufwendig und ineffizient, sondern auch umweltschädlich.

Dokumente digital bearbeiten und verwalten

Dank der fortschreitenden Digitalisierung werden diese Probleme zunehmend minimiert und Unternehmen können durch die Optimierung ihrer Büroabläufe einen bedeutenden Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung leisten. Ein zentraler Bestandteil hierbei ist die digitale Bearbeitung, Verwaltung und Zustellung von Dokumenten durch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Nach der automatisierten Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten, können diese mithilfe des DMS sowohl mit Kolleg:innen als auch extern in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden. Dies fördert die kollaborative Arbeitskultur, beschleunigt die Entscheidungsfindung und macht zusätzliche Geschäftsreisen durch die Zeit- und Ortsunabhängigkeit überflüssig.  

Durch die automatische Indexierung und Verschlagwortung im DMS können Dokumente schneller gefunden und verwaltet werden. Der Umgang mit Papierdokumenten hingegen, hat einige wesentliche Nachteile in puncto Nachhaltigkeit:

Dokumente digital zustellen

Denken wir an den Zustellprozess digitaler Dokumente, so ist es längst nicht mehr nötig, den klassischen Postversand zu wählen. Viele Unternehmen können bereits heute ihre Briefpost digitalisieren oder planen die digitale Briefpost. Wer einen Blick auf die Entwicklung des Briefportos wirft, dem sollte zudem schnell klar werden, dass es an der Zeit ist, über kostengünstigere Lösungen nachzudenken. Auch die Zahlen einer statista-Studie zeigen den eindeutigen Trend:  Im Vergleich zu 2020 ist die Nutzung von Briefpost im Jahr 2023 um 22 % gesunken. Das sind 3,7 Millionen Briefe weniger. Eine deutlich nachhaltigere Alternative zum klassischen Versand ist die digitale Postzustellung. Dokumente jeglicher Art können rechtssicher und mit elektronischem Zustellnachweis zugestellt werden, sodass auch die Sicherheit der Daten gemäß der DSGVO nicht zu kurz kommt. Ein Best Practice ist hierbei die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen, die direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm an die Mitarbeitenden zugestellt werden können, ohne wertvolle Ressourcen wie Papier und Zeit der Kolleg:innen unnötig zu beanspruchen. 

Digitale Kommunikation per Mitarbeiter-App

Als zentrale Kommunikationsplattform, die alle, sowohl kaufmännische als auch operative Mitarbeiter:innen, orts- und zeitunabhängig erreicht, fungiert eine Mitarbeiter-App. Gibt es bspw. ein neues Konzept zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele im Unternehmen, so kann dieses über Social News unkompliziert entweder mit der gesamten Belegschaft oder – falls gewollt – nur mit bestimmten Personen geteilt werden. Die Interaktion und neue Ideen können über Reaktionsmöglichkeiten bspw. in Form von Kommentaren oder Likes gefördert werden. Auch, wenn Kolleg:innen nicht vor Ort sind, können sie sich in die Kommunikation einbringen und sind zu aktuellen (Nachhaltigkeits-) Themen stets informiert.  

Fazit: Mit digitalen Tools auf der Überholspur in Richtung „nachhaltiges Büro“

Die Digitalisierung bietet nicht nur die Chance, den CO₂-Ausstoß in der alltäglichen Arbeit zu verringern und somit auf die ökologischen Ziele der Nachhaltigkeit einzuzahlen. Auch werden soziale und ökonomische Aspekte gefördert durch moderne und effiziente Tools, die unsere Arbeit vereinfachen. Ortsunabhängiges Arbeiten, eine transparente Kommunikation und die Mitarbeiterzufriedenheit werden durch Lösungen wie einer digitalen Unterschrift, dem digitalen DMS sowie der digitalen Postzustellung und einer Mitarbeiter-App ermöglicht. Der Weg zu einem nachhaltigen Büro ist somit nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern auch ökonomisch und sozial vorteilhaft.