Effizienzsteigerung für dein Microsoft Teams Dokumentenmanagement: d.velop nahtlos integriert!

Viele Applikationen, unterschiedliche Ablageorte, diverse Ordner – Wer kennt es nicht? Die ständige Suche nach den richtigen Dokumenten kann zu einem hohen Zeitaufwand im Arbeitsalltag führen. Seit dem Release steigt die Nutzung von Microsoft Teams rasant und wurde in vielen Unternehmen das Tool, um in einer hybriden Arbeitsumgebung im Team und auch im gesamten Unternehmen effektiv zu kommunizieren. Nach der schnellen Einführung werden insbesondere Herausforderungen in Bezug auf die Dokumentenverwaltung deutlich. Mit jedem Team und der Dateiablage entsteht ein weiterer Informationssilo, das es schwer macht, einen vollständigen Überblick über alle Dokumente zu bekommen.

Dabei hilft dir ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, das sich nahtlos in deine gewohnte Arbeitsoberfläche integrieren lässt. Erfahre in dem Artikel, wie ein DMS deine strukturierte Arbeit mit Dokumenten und Informationen in Microsoft Teams optimieren kann und durch die passende Anzeige im richtigen Kontext deine Suchzeiten minimiert. Lerne alle Vorteile von Microsoft Teams Dokumentenmanagement kennen.

Dokumentenmanagement für Microsoft Teams: Die d.velop Integration

Das DMS „d.velop documents“ kann schnell und einfach in Teams Kanäle, Gruppenchats oder Terminchats eingebunden werden. Die im jeweiligen Kontext relevanten Informationen können dort angezeigt werden, wo sie benötigt werden. Die Protokolle zu einer Terminserie sind direkt im Teams-Termin sichtbar, die Dokumente zur Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen können in den Gruppenchat eingebunden werden und die Projektakte ist im Teams-Team des Projektes eingebunden. Dabei stehen alle Funktionen von d.velop documents integriert zur Verfügung und sorgen für nahtlose Prozesse: Ein Dokument kann direkt aus Microsoft Teams über das Vorlagenmanagement in d.velop documents erstellt werden. Gemeinsam wird das Dokument bearbeitet und kann in den digitalen Signaturumlauf gegeben werden.

Auch der d.velop pilot, ein KI-Assistent, kann in Teams integriert werden und kann dort auf den vollständigen Bestand deiner Dokumentablage in d.velop documents zugreifen und dich durch KI-Funktionen bei deiner Arbeit mit Dokumenten unterstützen.

Mehr Effizienz: Funktionen der d.velop Integration für Microsoft Teams

Mit der d.velop documents Integration in Microsoft Teams können Anwender:innen direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente einfach zu erstellen, hochzuladen und zu bearbeiten – alles innerhalb von Microsoft Teams.

• Nutzung d.velop documents als Registerkarten in Teams Kanälen, Gruppenchats und Terminchats
• Einfaches Teilen von Links zu Dokumenten oder Akten in einem Teams Chat oder Kanal
• Flexible Administration: Registerkarten können schnell und einfach einem Kanal hinzugefügt werden

Sichere Dokumentenablage: So sorgt d.velop in Microsoft Teams für Datenschutz und Compliance

In einer digitalen Arbeitswelt, in der täglich zahlreiche Dokumente erstellt und geteilt werden, sind viele Unternehmen dazu verpflichtet, den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten und rechtliche Vorgaben wie Gesetze einzuhalten. Genau hier setzt d.velop documents an. Die Integration von d.velop documents in Microsoft Teams ermöglicht es Unternehmen, eine zentrale, sichere und datenschutzkonforme Dokumentenablage zu schaffen. Wir bieten mit d.velop documents dank Prüfung nach IDW PS 880 die Möglichkeiten rechtskonform zu archivieren. Gleichzeitig unterstützt es Unternehmen dabei, Compliance-Vorgaben wie DSGVO effizient zu erfüllen. d.velop documents hilft dabei ein Höchstmaß an Transparenz und Sicherheit herzustellen und das direkt integriert in die vertraute Microsoft Teams-Oberfläche. So wird nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch das Vertrauen in den Umgang mit wichtigen Dokumenten gestärkt.

Grenzenlose Integration auch in dein ERP und CRM System

Durch die zentrale Ablage von Dokumenten in d.velop documents sorgst du dafür, dass Informationssilos reduziert werden. Neben Microsoft Teams gibt es weitere wichtige Systeme die für deine tägliche Arbeit relevant sein: CRM und ERP-Systeme. d.velop stellt eine Vielzahl von Integrationen zur Verfügung, z.B. für Microsoft Dynamics, Salesforce oder SAP, um einige Beispiele zu nennen. Mit unseren über 500 Konnektoren kann auch dein System angebunden werden.

Das gute dabei: Alle Dokumente werden nur einmal zentral abgelegt und in den führenden Systemen im entsprechenden Kontext dargestellt. Du kannst auch hier alle Funktionen von d.velop documents nutzen.

Weitere spannende Integrationsmöglichkeiten für Microsoft Anwendungen

Integration in MS Outlook & Exchange

Die Integration von d.velop in Microsoft Outlook und Exchange ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Dokumente und Aktenstrukturen für eine optimale Übersicht. E-Mails und Anhänge können per Drag & Drop direkt im d.velop DMS abgelegt werden, was die Ablage einfach und sicher macht. Zudem erleichtert ein automatisches Vorschlagswesen die Ablage von Dokumenten, indem es auf Basis von Metadaten passende Ablageorte vorschlägt.

Integration in MS Office

Die d.velop-Integration in Microsoft Office bietet einen zentralen Ablageort für alle Dokumente, der auf Knopfdruck erreichbar ist. Office-Dokumente werden automatisch versioniert, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Zudem ermöglicht die Integration ein unkompliziertes, gemeinsames Arbeiten in den gewohnten Office-Anwendungen, was die Zusammenarbeit einfach und sicher macht.