Wir erleben eine Arbeitswelt im Wandel. Wir erleben Abteilungen, die sich vollständig digital aufstellen und virtuell zusammenarbeiten. Und wir sehen, wie einfach es ist, mithilfe intelligenter Software, Routineaufgaben zu automatisieren. Und dennoch gibt es immer noch Medienbrüche.
Sperrige Prozesse, wie beispielsweise die Vertragsanpassung und -unterzeichnung, die meist über verschiedenste Medien wie Telefon, E-Mail und Post abgewickelt werden, sind teilweise mit Sicherheitslücken bestückt und zugleich sehr zeitaufwendig. Wie du ganzheitliche Prozesse digitalisierst, ganz ohne Medienbruch, erfährst du in diesem Blogartikel.
Medienbruch Definition
Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen also immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können.
Warum Unternehmen Medienbrüche vermeiden sollten
Je mehr Medienbrüche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Nachteile gehen damit einher. Werden Informationen in einer anderen Form weitergereicht als sie empfangen werden, kann dies zu Kommunikationsproblemen führen. Außerdem verursachen Medienbrüche zumeist Mehraufwände und Redundanzen, die Prozesse verlangsamen und komplexer machen. Zudem haben Fehler in der Übermittlung von Informationen große negative Effekte für die gesamte Organisation. Einige Nachteile und Gefahren, die durch Medienbrüche entstehen, sind in folgender Abbildung dargestellt:
Mit digitalen Lösungen den (Arbeits-) Alltag erleichtern
Durch die negativen Seiten der Medienbrüche ist eins klar: Es gilt diese weitestgehend zu vermeiden. Dabei sind nicht nur interne Unternehmensprozesse gemeint, sondern auch Prozesse, die über die Unternehmensgrenzen hinausgehen. Einige Beispiele sind Kunden, Mandanten, Patienten, Versicherte oder Mitarbeitende. Denn Ziel muss es sein, Informationen digital zuzustellen und die Rückmeldungen digital zu verarbeiten.
Viele Mitarbeitende sind im Privaten bereits sehr digital aufgestellt und haben beispielsweise bei den Gehaltsdokumenten den Wunsch, ein einfaches digitales Handling zu spüren, ohne aufwändiges Sortieren und Archivieren der Dokumente. Dabei stellt die digitale Postzustellung eine Lösung dar. Dokumente können einfach, rechtssicher und digital zugestellt werden und sind direkt im privaten online Postfach des Nutzers archiviert.
Für den Versand von Dokumenten bedeutet das
- Kein Papier
- Kein großer Zeitaufwand
- Keine Investition von Kuverts, Maschinen oder ähnliches.
- Keine Sicherheitslücken
So viel sparst Du in Deinem Unternehmen mit der digitalen Gehaltsabrechnung
Prozesse ganzheitlich digitalisieren, statt vieler Medienbrüche
Im Zuge der neuen, modernen Arbeitswelt und den vielen Möglichkeiten für das Homeoffice, sind die Dokumente aktuell auf unterschiedlichen Geräten, Standorten und Apps weit verstreut. Die Mitarbeitenden müssen ständig in der Lage sein, die Daten von überall abrufen zu können und damit zu arbeiten. Sei es zum Austausch, die reine Bearbeitung, die Unterzeichnung der Dokumente oder aber der rechtssichere Versand. Um all das in einer Plattform zu lösen, bietet der digitale Briefkasten neben der rechtssicheren Zustellung und dem Speichern/Archivieren auch die Möglichkeit der digitalen Unterschrift mit d.velop sign. Wie genau das in der d.velop postbox aussehen kann, zeigen wir nun an einem Beispiel der Vertragsanpassung und -unterzeichnung.
Beispiel: Vertragsanpassung und -unterzeichnung ohne Medienbruch
1. Empfangen eines Dokuments mit d.velop postbox
Der Prozess startet mit der Zustellung des Vertrags (z. B. Arbeitsvertrag) in die d.velop postbox. Mit Klick auf die Push-Nachricht findet die Weiterleitung zum Dokument statt. Das Dokument kann nun auf Richtigkeit geprüft werden. Hier fällt allerdings auf, dass die alte Anschrift verwendet wird. Dies kann jetzt unkompliziert der Personalabteilung mitgeteilt werden.
2. Kontakt zur Personalabteilung aufnehmen mit dem d.velop community chat
Von überall und zu jederzeit kann über das Privathandy oder Firmenhandy Kontakt zur Personalabteilung aufgenommen werden – über den d.velop community chat. Hier kann die bereits als Favorit hinterlegte Personalabteilung angeschrieben werden. Freie Personaler:innen können so innerhalb von kürzester Zeit antworten und kurzfristig Anpassungen am Arbeitsvertrag vornehmen.
3. Empfangen des neuen Dokuments mit d.velop postbox
Sobald dies geschehen ist, erhält der Mitarbeitende die Information über die Push-Nachricht und durch erneutes Klicken, wird zum Vertrag weitergeleitet. Hier kann nochmal geprüft werden, ob die Vertragsanpassung korrekt durchgeführt wurde.
4. Unterzeichnen mit d.velop sign
Die Unterzeichnung des Vertrags verläuft ebenfalls ganz ohne Medienbruch. Das Dokument wird einfach direkt in der postbox zugestellt. Über den „Signieren”-Button springt der User in die Signaturoberfläche von d.velop sign. Im nächsten Schritt kann das Signaturfeld an einer beliebigen Stelle im Dokument aufgezogen werden, an der die Signatur entsprechend platziert werden soll. Anschließend öffnet sich ein Fenster, wo unterschrieben werden kann, wodurch die Anfrage zur Signierung startet. Um die qualifizierte Signatur zu verifizieren, erscheint automatisch ein Fenster des Dienstes sign-me. Nach dem Login beim persönlichen Authentifizierungskonto und der Abwicklung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (Log-In + SMS-Tan) ist die Signierung des Vertrags abgeschlossen.
5. Fertig
Zur Bestätigung erhält der Mitarbeitende eine kurze Erfolgsmeldung und damit ist der gesamte Prozess der Vertragsanpassung bereits abgeschlossen – inklusive Rückfragen, der Unterzeichnung und der unterschiedlichen Zustellungen. All das ohne Medienbruch und vollständig digital.
Nachhaltige Use-Cases
Das war nicht nur ein vollständig digitaler Prozess, sondern auch ein sehr nachhaltiger Use Case. Es gibt viele weitere mögliche Anwendungsfälle, wo die Kombination der d.velop postbox mit der digitalen Unterschrift sehr sinnvoll sind. Das kann ein Kaufvertrag im Vertrieb sein oder aber ein Jahresabschluss, der unterzeichnet werden soll. In jeglichen Branchen sind verschiedenste Szenarien denkbar, bei denen die Kombination der Software lückenlose und damit medienbruchfreie Prozesse ermöglicht.
Wie eine Mobile-Office-Vereinbarung schnell und unkompliziert durch eine digitale Unterschrift abgeschlossen werden kann, ist im folgenden Video detailliert erklärt.
Drei Zukunftstrends, die medienbruchfreies Arbeiten voraussetzen
Die Digitalisierung ist ein längst etablierter Trend, welcher in den meisten Unternehmen schon umgesetzt wird. Ein weiterer Trend ist die Nachhaltigkeit. Hier zahlt Software wie die d.velop postbox ein, wodurch Unternehmen dem papierlosen Büro ein Stück näher kommen. Auch New Work und Hybrid Work ist in den letzten Jahren – verstärkt durch die Corona-Pandemie – immer häufiger ein Thema im Management und der HR-Abteilung. Hierbei helfen Employee Self Service Funktionen, die den Mitarbeitenden Prozesse ohne Medienbruch, aber auch zeit- und ortsunabhängige Workflows ermöglichen. Der dritte Trend ist die Automatisierung. Auch hier zahlt Software wie die d.velop postbox ein, welche Komplexität reduziert, schlanke Prozesse schafft und so die Effizienz im Unternehmen erhöht.
Weniger Aufwand und mehr Nachhaltigkeit durch digitale HR-Prozesse
Häufige Fragen zu Medienbrüchen
Ein Medienbruch tritt auf, wenn Informationen von einem System auf ein anderes übertragen werden und dabei ein Wechsel von einem Medium zu einem anderen stattfindet. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können.
Ein Medienbruch kann zu erhöhter Fehleranfälligkeit, längerer Bearbeitungszeit sowie höheren Kosten führen. Daher ist es wichtig, Medienbrüche so weit wie möglich zu vermeiden.
Eine Möglichkeit, Medienbrüche zu vermeiden, besteht darin, Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und die manuelle Eingabe von Informationen zu minimieren. Zudem kann die Implementierung von Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen dabei helfen, Medienbrüche zu vermeiden und einen nahtlosen Datenaustausch ermöglichen.
Ein Beispiel für einen Medienbruch ist die manuelle Eingabe von Daten aus einem Papierdokument in ein elektronisches System. Geht eine Rechnung als PDF-Dokument im Unternehmen ein, wird zur Weiterverarbeitung aber ausgedruckt, so wechselt das Medium von einer digitalen PDF-Datei zu Papier, ein weiteres Beispiel für einen Medienbruch.