Wir erleben eine Arbeitswelt im Wandel. Arbeitsabläufe werden digitalisiert und verschlankt, ortsunabhängiger und nachhaltiger gestaltet. Wir erleben Abteilungen, die sich vollständig digital aufstellen und virtuell zusammenarbeiten. Und wir sehen, wie einfach es ist, mithilfe geeigneter Software, Routineaufgaben zu automatisieren und medienbruchfrei zu gestalten. Und trotzdem kommt es teils noch zu Medienbrüchen. Obwohl 96% der befragten Unternehmen des Digital Office Index 2024 von Bitkom der Digitalisierung offen gegenüberstehen, laufen bei 20% der Unternehmen Prozesse noch stark papierbasiert ab.
Sperrige Prozesse, wie beispielsweise die Vertragsanpassung und -unterzeichnung, die meist über verschiedenste Medien wie Telefon, E-Mail und Post abgewickelt werden, sind teilweise mit Sicherheitslücken bestückt und zugleich sehr zeitaufwendig. Wie du Prozesse ganzheitlich digitalisierst und somit medienbruchfrei gestaltest, erfährst du in diesem Blogartikel.
Medienbruchfrei: Eine Definition
Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums oder Kanals bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen also bspw. immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können (physischer Medienbruch), oder zwischen digitalen Kanälen bzw. Tools innerhalb des Prozesses gewechselt wird (virtueller Medienbruch).
Gelingen Gesamtprozesse, bspw. die Verarbeitung eines Dokuments, ohne währenddessen das Medium bzw. den Kanal zu wechseln, so sprechen wir von einem medienbruchfreien Prozess.
In welchen Fällen kann es zu Medienbrüchen kommen?
Die Gründe weshalb und Bereiche, in denen physische und virtuelle Medienbrüche auftreten, können ganz verschieden sein. Allgemein haben wir folgende Bereiche identifiziert:
Digitale und analoge Mediennutzung innerhalb eines Prozesses
Werden Informationen von analogen zu digitalen Medien – und umgekehrt – übertragen, gelingt dies nicht medienbruchfrei. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die digitale Erstellung und Freigabe eines Dokuments, das zwecks Unterschrift und postalischer Zustellung ausgedruckt wird, um dann auf der Empfänger:innenseite erneut eingescannt und archiviert zu werden.
Nutzung verschiedener, inkompatibler Software-Anwendungen
Kommen während eines Prozesses unterschiedliche Software-Tools zum Einsatz, die nicht miteinander kompatibel sind bzw. kommunizieren können, sind manuelle Dateiübertragungen erforderlich und es entsteht ein Medienbruch. Beispiel: Ein Arbeitsvertrag wird in einem digitalen Textverarbeitungsprogramm erstellt, dann in einer elektronischen Signatursoftware hochgeladen und unterschrieben, erneut heruntergeladen und über den Upload in ein weiteres Tool digital zugestellt. Die parallele Nutzung inkompatibler Tools während eines Dokumentenprozesses kann sowohl innerhalb von Organsiationen – also zwischen Abteilungen oder Kolleg:innen – als auch über Oraniationsgrenzen hinweg vorkommen.
B2B: Datenübertragung zwischen Organisationen
Egal, ob Angebote, Verträge, Informationsschreiben, oder Projektpläne: Täglich werden Dokumente organisationsübergreifend ausgetauscht und verwaltet. Doch der Status quo der Bearbeitung ist in Organisationen noch unterschiedlich. Während die eine schon vollständig digital arbeitet, gibt es in anderen Organisationen noch Prozesse, die papierbasiert ablaufen. Ein Beispiel ist der Datenaustausch zwischen Lieferanten und Unternehmen, der häufig noch manuelle Anpassungen erfordert und daher nicht medienbruchfrei vonstatten geht, falls unterschiedliche Prozessstandards existieren.
B2C: Datenübertragung zwischen Organisationen und Privatpersonen
Ob bspw. bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder in der Kommunikation mit Versicherten – Dokumente müssen den Weg von Organisationen zu Privatpersonen und ggf. auch zurück finden. Erstellt eine Organisation etwa die Lohnabrechnung digital, druckt sie dann für den Versand aus und schickt sie postalisch an einen Mitarbeitenden, der diese wiederum einscannt und in einem digitalen Ordner archiviert, entstehen mehrfach Medienbrüche. Gerade, wenn Dokumente sensible, personenbezogene Daten beinhalten, sollte ihr Schutz an erster Stelle stehen und durch einen medienbruchfreien Prozess gewährleistet sein.
Warum Organisationen medienbruchfrei arbeiten sollten
Je mehr Medienbrüche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Nachteile gehen damit einher. Welche es sein können, haben wir im Folgenden einmal aufgeführt:
- Erschwerte Zusammenarbeit & Kommunikation: Medienbrüche können die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitern erheblich erschweren, da Informationen nicht nahtlos ausgetauscht werden können.
- Ineffiziente & redundante Prozessabläufe: Durch Medienbrüche entstehen ineffiziente Arbeitsabläufe, da Informationen manuell übertragen und mehrfach verarbeitet werden müssen, da sie nicht in einem zentralen Medium verfügbar sind.
- Gefahr von Informationsverfälschung & erhöhte Fehleranfälligkeit: Bei der Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Medien besteht die Gefahr, dass Daten verfälscht oder falsch interpretiert werden, was zu Fehlern und Missverständnissen führen kann.
- Hohes Datenaufkommen durch Redundanzen: Medienbrüche führen häufig zu redundanten Daten und Aufgaben, da Informationen mehrfach gespeichert und verarbeitet werden, was die Server und Netzwerke belastet. Darüber hinaus werden Prozesse hierdurch verlangsamt und komplexer.
- Vermeidbare Druck- & Versandkosten: Der Einsatz von Papier und physischen Dokumenten verursacht vermeidbare Kosten für Druck und Versand.
- Mögliche Sicherheitslücken: Unterschiedliche Medien können verschiedene Sicherheitsstandards haben, was zu potenziellen Sicherheitslücken führt. Eine manuelle Übertragung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verfälscht, nicht übertragen oder von unbefugten Dritten eingesehen werden können. Besonders kritisch ist das in den Bereichen, in denen Datenschutz ein großes Thema ist.
- Verzögerte Entscheidungsfindung: Durch Medienbrüche kann es länger dauern, bis alle relevanten Informationen vorliegen, was zu Verzögerungen bei wichtigen Entscheidungen führt.
- Intransparenz von Prozessschritten: Medienbrüche können dazu führen, dass Aufgaben nicht zufriedenstellend dokumentiert werden, was die Nachverfolgung und das Feedback erschwert. Die Nachverfolgung über verschiedene Medien und vielleicht sogar Organisationsgrenzen hinweg, wie beispielsweise über E-Mails, ausgedruckte, händisch unterschriebene Dokumente bis hin zum Einscannen und Ablegen kann sehr zeitintensiv sein.
Mit digitalen Lösungen medienbruchfrei zusammenarbeiten und Prozesse erleichtern
Durch die negativen Aspekte von Medienbrüchen ist eins klar: Es gilt diese weitestgehend zu vermeiden. Dass digitale Prozesse viele Nachteile von Medienbrüchen teils stark auffangen können, zeigt folgende Abbildung aus dem Digital Office Index 2024 der Bitkom:
Dabei sind nicht nur interne Organisationsprozesse gemeint, sondern auch Prozesse, die über die Organisationsgrenzen hinausgehen. Einige Beispiele sind Kunden, Mandanten, Patienten, Versicherte oder Mitarbeitende. Denn Ziel muss es sein, Informationen digital zur Verfügung zu stellen und die Rückmeldungen digital zu verarbeiten.
Viele Mitarbeitende sind im Privaten bereits sehr digital aufgestellt und haben beispielsweise bei Personaldokumenten den Wunsch, ein einfaches digitales Handling zu spüren, ohne aufwändiges Sortieren, Unterschreiben und Archivieren der Dokumente. Dabei stellt bspw. die digitale Postzustellung eine Lösung dar. Dokumente können einfach, sicher und digital zugestellt werden und sind direkt im privaten, digitalen Postfach des/der Nutzer:in archiviert.
Für den Versand von Dokumenten bedeutet das
- Kein Papier
- Kein großer Zeitaufwand
- Keine sperrigen Prozesse
- Keine Investition von Kuverts, Maschinen oder ähnliches.
- Keine Sicherheitslücken
- Medienbruchfreie Dokumentenzustellung
So viel sparst Du in Deinem Unternehmen mit der digitalen Gehaltsabrechnung
Dokumentenprozesse ganzheitlich digitalisieren
Im Zuge einer modernen Arbeitswelt, sind Dokumente aktuell auf unterschiedlichen Geräten, Standorten und Apps verstreut. Organisationen, aber auch Privatpersonen müssen ständig in der Lage sein, Dokumente von überall abrufen zu können und damit zu arbeiten. Sei es zum Austausch, zur Bearbeitung, zur Unterzeichnung oder aber zum Versand.
All diese Dokumentenprozesse rund um den Dokumentenlebenszyklus kann die d.velop platform medienbruchfrei abbilden. Sei es bei der Digitalisierung von klassischen End-to-End-Prozessen oder speziellen, komplexeren Vorhaben.
Medienbruchfreier Signaturumlauf von Dokumenten mit d.velop sign
In den meisten Fällen erstellen wir Dokumente wie einen Arbeitsvertrag bereits vollkommen digital, z.B. mit Texteditoren wie Microsoft Word. Mit d.velop sign kann der Arbeitsvertrag jetzt auch digital und rechtssicher unterschrieben werden. Hierzu wird der Arbeitsvertrag in d.velop sign geladen und ein neuer digitaler Signaturumlauf gestartet. Der Initiator des Signaturumlaufs kann mehrere interne oder externe Personen (auch ohne Konto) zur Unterschrift einladen. Daraufhin wählt er eine Signaturstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) aus und legt bei Bedarf weitere Einstellungen, wie z.B. automatische Erinnerungen oder eine bestimmte Signaturreihenfolge fest. Nach dem Start des Signaturumlaufs identifizieren sich die Personen und unterschreiben das Dokument digital und medienbruchfrei. Nach erfolgreicher Signatur kann der Arbeitsvertrag digital archiviert und dann zugestellt werden.
Medienbruchfreie Archivierung und Verwaltung von Dokumenten mit d.velop documents
Die Verwaltung von Personalakten kann oft zeitaufwendig und unübersichtlich sein. Diese Akten müssen zentral abgelegt und archiviert werden, wobei der Zugriff auf diese Dokumente streng geregelt ist. Eine digitale Personalakte kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, zentralisieren und digitalisieren. Alle relevanten Personaldokumente, wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen, werden hierbei medienbruchfrei in einem Dokumentenmanagement-System gespeichert.
Warum also auf eine digitale Personalakte setzen?
Sie sind effizienter, tragen zu einer übersichtlichen Struktur innerhalb der Personalsachbearbeitung bei und vereinfachen den Arbeitsalltag. Mitarbeitende sind positiv gestimmt, wenn beispielsweise der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Erstellung von Bescheinigungen rasch erfolgt. In Zeiten von Remote Work sind HR-Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, nicht mehr an Papierordner gebunden und können dank der digitalen Personalakte auf die Daten problemlos zugreifen sowie bearbeiten.
Funktionen einer digitalen Personalakte
- Automatisierte Prozesse:
- Workflow-gestützte Automatisierung aller personalbezogenen Prozesse.
- Aufgaben und Arbeitsschritte werden dank automatischer Wiedervorlage und Aufgabenverwaltung nicht vergessen.
- Vorhandene Ablagestrukturen werden 1:1 im digitalen Aktenplan abgebildet.
- Rechtssichere Archivierung:
- Alle Aufbewahrungsfristen, Datenschutzrichtlinien, Archivierungspflichten und Löschfristen nach GoBD werden automatisch und strikt eingehalten.
- Alle Dokumente, vom Vertrag bis zur Krankmeldung, werden zentral und platzsparend und medienbruchfrei archiviert.
- Einfaches Suchen und Finden:
- Passgenaue Suchfunktionen ermöglichen es, alle Details der Akten auch nach Jahren in Sekundenschnelle zu finden, was Zeit spart.
- Falsch abgelegte Akten werden schnell erkannt.
Medienbruchfreie Zustellung von Dokumenten mit d.velop postbox
Nachdem beide Parteien den Arbeitsvertrag unterschrieben haben und die Organisation das Dokument bei sich im DMS sicher archiviert hat, sollte es sicher an den bzw. die zukünftige:n Mitarbeitende:n zugestellt werden. Durch das neue Bürokratieentlastungsgesetz IV (§2 Abs. 1 NachwG) ist es ab 2025 möglich, Arbeitsverträge auch digital bzw. in elektronischer Form zuzustellen.
Medienbruchfrei und effizient gelingt dies mit der Zustellung in ein digitales Postfach, das sich lebenslang im Eigentum des/der Mitarbeitenden befindet. Organisationen können den Arbeitsvertrag mit d.velop posbox direkt aus dem DMS bzw. der Erstellsoftware unter Einhaltung der DSGVO per Klick versenden. Mitarbeitende haben hiermit all ihre persönlichen Dokumente an einem digitalen Ort und können diese auch mit Dritten wie bspw. dem/der Steuerberater:in oder Vermieter:in teilen.
Auch weitere HR-Dokumente wie etwa Lohn- und Gehaltsabrechnugen oder Lohnsteuerbescheinigungen können auf diese Weise medienbruchfrei und sicher ins private Postfach der Mitarbeitenden zugestellt werden.
Mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents wird die medienbruchfreie Abwicklung von (HR-)Prozesse beschleunigt, für transparente Abläufe gesorgt und die Auskunftsfähigkeit verbessert. Ergänzt um eine Elektronische Signatur Software und die digitale Zustellung der Dokumente entsteht ein ganzheitlich digitaler und medienbruchfreier Dokumenten-Prozess, der ganz nebenbei auch die Umwelt schont.
Fazit: Ganzheitliche Digitalisierung fördert effiziente, sichere und medienbruchfreie Prozesse
Die Digitalisierung ist ein längst etablierter Trend, welcher in den meisten Organisationen schon umgesetzt wird. Auch die Themen Effizienz und Automatisierung spielen für Organisationen eine immer wichtiger werdende Rolle. Tools wie d.velop sign, d.velop postbox und d.velop documents, vereinen diese Themen und ermöglichen die medienbruchfreie Zusammenarbeit – sowohl innerhalb von Organisationen als auch über Organisationsgrenzen hinweg. Sie reduzieren nicht nur die Komplexität von Prozessen, sondern erhöhen ebenfalls deren Sicherheit und Effizienz.
Häufige Fragen zu Medienbrüchen
Ein Medienbruch tritt auf, wenn Informationen von einem System auf ein anderes übertragen werden und dabei ein Wechsel von einem Medium zu einem anderen stattfindet. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können.
Ein Medienbruch kann zu erhöhter Fehleranfälligkeit, längerer Bearbeitungszeit sowie höheren Kosten führen. Daher ist es wichtig, Medienbrüche so weit wie möglich zu vermeiden.
Eine Möglichkeit, Medienbrüche zu vermeiden, besteht darin, Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und die manuelle Eingabe von Informationen zu minimieren. Zudem kann die Implementierung von Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen dabei helfen, Medienbrüche zu vermeiden und einen nahtlosen Datenaustausch ermöglichen.
Ein Beispiel für einen Medienbruch ist die manuelle Eingabe von Daten aus einem Papierdokument in ein elektronisches System. Geht eine Rechnung als PDF-Dokument im Unternehmen ein, wird zur Weiterverarbeitung aber ausgedruckt, so wechselt das Medium von einer digitalen PDF-Datei zu Papier, ein weiteres Beispiel für einen Medienbruch.