Viele HR-Abteilungen gehen bereits den digitalen Weg: Sie erstellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem Lohnabrechnungsprogramm. Dies sorgt für eine Erleichterung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses innerhalb der Personalverwaltung. Wenn es aber im letzten Schritt um den Versand der Gehaltsdokumente geht, rudern viele Unternehmen zurück und stellen ihren Mitarbeitenden die Abrechnungen per Post zu, teilen sie händisch aus oder versenden diese per E-Mail. Ausdrucken, Konfektionieren, Kuvertieren und Verteilen stehen auf der Agenda. Die Folge: Lückenhafter Datenschutz, unnötige Druck- und Portokosten sowie lästiges Papierchaos. Ein verstaubter Prozess, der nicht sein muss. Wie Personalabteilungen den digitalen Weg vom Lohnabrechnungssystem bis hin zum Versand optimieren und aus dem HR-System direkt heraus Gehaltsdokumente an Mitarbeitende versenden, erfährst du in diesem Blog-Beitrag.
Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?
Ein Lohnabrechnungsprogramm berechnet das monatliche Entgelt der Mitarbeitenden und erstellt die einzelnen Lohnabrechnungen. Hierbei unterstützt die Software die Personalverwaltung bei der vertragsgemäßen Berechnung des Gehalts, der Abzüge und Steuern. Oftmals wird das Lohnabrechnungsprogramm auch zur Speicherung von mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumenten genutzt. Ein gutes Programm für die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung hat idealerweise alle relevanten Schnittstellen zu diversen Drittsystemen, wie beispielsweise das Bereitstellen der Gehaltsabrechnungen an die Belegschaft. Lohnabrechnungsprogramme werden auch HR-Systeme, Lohnabrechnungssoftware, Lohnabrechnungssysteme, usw. genannt.
Die Qual der Wahl – welches Lohnabrechnungsprogramm passt zu uns?
Die Auswahl an Lohnabrechnungssoftware ist riesengroß. Mit SAP, SAGE, DATEV, über Lexware, Lexoffice bis zu P&I Loga und Microsoft Dynamics NAV sind nur einige von zahlreichen Lohnabrechnungssystemen genannt. Da stellt sich die Lohnbuchhaltung berechtigt die Frage: „Welches HR-System passt zu uns und welche Anforderungen muss es erfüllen?“ Generell können sich Unternehmen an 5 relevante Kriterien orientieren, die eine Auswahl der Software vereinfachen: Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Service, Preis und Schnittstellen.
1. Nutzerfreundlichkeit
Hier steht ganz klar die einfache Bedienbarkeit der Software für Personalsachbearbeiter:innen im Vordergrund. Ist die Erstellung der Lohnabrechnung simpel und selbsterklärend? Sind die Navigation und Prozessführung innerhalb der Software sinnvoll aufgebaut? Ist ein responsives Design vorhanden, sodass die Software auch auf dem Tablet oder Smartphone bedient werden kann?
2. Funktionsumfang
Werden alle abrechnungsrelevanten Funktionen abgedeckt? Hierzu zählen beispielsweise allgemein die Erstellung von Lohnabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen für alle Vertragsarten und Sonderfälle. Aber auch die automatische Berechnung von Beiträgen und weiteren Lohnnebenkosten, wie Sozialabgaben, Unfallversicherung oder Pauschalsteuern, sollte das Lohnabrechnungsprogramm problemlos bearbeiten können. Nicht zu vergessen ist die simple Stammdatenpflege und Verwaltung von personenbezogenen Mitarbeitenden-Daten.
3. Service
Welche Service-Dienstleistungen bietet der Softwarehersteller im Rahmen der Nutzung des Lohnabrechnungsprogramms? Hier sind der Kontakt über eine Hotline, einen Chat, einen FAQ-Bereich oder persönliche Ansprechpartner:innen zu nennen. Wichtig ist, dass du dich gut betreut fühlst und dir bei Fragen vom Support schnell geholfen wird.
4. Preis
Jetzt geht es ums Geld. Was bringt Unternehmen eine Lohnabrechnungssoftware, die mit monatlichen Kosten verbunden ist, wenn sie nicht das hält, was sie verspricht? Richtig, gar nichts. Umso wichtiger ist es, die o.g. Punkte sorgfältig zu prüfen und bestenfalls das HR-System über einen kurzen Zeitraum kostenlos zu testen. Viele Anbieter von Lohnabrechnungsprogrammen bieten eine kostenfreie Testumgebung an, um der abrechnenden Stelle im Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, das Lohnabrechnungssystem auszuprobieren. Und das sollte seitens der Fachabteilung auch umfangreich und ausgiebig genutzt werden. Bei der Preisgestaltung ist zudem wichtig zu hinterfragen, wie viel Euro das Lohnabrechnungsprogramm pro Mitarbeiter:in kostet. Denn viele HR-System-Anbieter rechnen pro Kopf ab.
5. Schnittstellen
Zum Schluss kommt womöglich der wichtigste Punkt, der bei vielen Unternehmen oftmals hintenüberfällt: die Anbindung an relevante Drittsysteme. Besteht also die Möglichkeit, die mit der Lohnabrechnungssoftware erstellten Daten an relevante Stellen wie ELSTER oder der Steuerberatung weiterzugeben? Zudem nutzen Unternehmen weitere Softwaresysteme, die die personenbezogenen Daten aus dem HR-System benötigen. So sollte das Lohnabrechnungsprogramm nahtlose Integrationen an Drittsysteme problemlos ermöglichen. Im Falle der Lohnabrechnung kann dies beispielsweise nach der Erstellung die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente an alle Mitarbeitenden sein.
Gehaltsabrechnung ist erstellt – doch wie läuft der Versand ab?
Der erste Meilenstein ist geschafft: Die Lohn- und Gehaltsdokumente erstellst du in deinem favorisierten Lohnabrechnungsprogramm. Somit sparst du Zeit und Kosten und entlastest dabei die abrechnende Stelle im Unternehmen. Sehr gut. Aber der Prozess ist an dem Punkt noch nicht beendet. Ein wichtiger Schritt fehlt noch: Wie gelangen aktuell die Abrechnungen an deine Mitarbeitenden? Zum Beispiel klassisch per (Haus-)Post, per E-Mail, händisch über die Verwaltung oder sogar bereits digital über das Intranet oder einem anderen System? Egal ob auf dem klassischen Weg oder über die o.g. digitalen Kanäle: Überall findet ein Medienbruch innerhalb der Zustellung der Lohnabrechnung statt. Zudem sind diese Übermittlungswege längst überholt und in vielen Fällen nicht rechtssicher. Denn gerade personenbezogene und abrechnungsrelevante Daten sind höchst schützenswert und unterliegen strengen Vorschriften.
Aber eines sei schonmal gesagt: Es ist gibt eine einfache, rechtssichere und digitale Lösung, wie Personalabteilungen direkt aus ihrem Lohnabrechnungsprogramm Gehaltsdokumente zustellen. Die Antwort: Mit einem persönlichen, digitalen Briefkasten für alle Mitarbeitenden – der d.velop postbox.
Die normale Zustellung über die Papierform vermisse ich absolut nicht. Seitdem wir umgestellt haben, bekommen wir die Lohnabrechnungen in die digitale Postbox. Ich habe diese jederzeit griffbereit, muss nicht lange suchen und darauf warten. Jetzt habe ich diese sogar schon vor meinem Gehalt!
Alexander Ehmann, Head of Logistics Germany, GEKA GmbH
HR-Dokumente digital zustellen: Auf Knopfdruck versenden, statt kuvertieren
Der digitale Versand von Gehaltsabrechnungen erfolgt nicht über eine betriebseigene Portal-Lösung (z.B. Self Service Portal), sondern direkt über den digitalen Briefkasten. Eine zentrale Rolle nimmt hier die d.velop postbox ein: Sie dient als Dreh- und Angelpunkt der rechtssicheren Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnungen. Zunächst erhält jede:r Mitarbeiter:in seine:ihre persönliche, kostenlose, digitale Postbox und richtet diese individuell ein. Mit der Aktivierung und Übernahme hinterlegt die empfangende Person ihre private E-Mail-Adresse sowie ihre persönlichen Daten. Und schon kann es losgehen: Ab sofort ist der:die Nutzer:in bereit, seine:ihre digitale Gehaltsabrechnung rechtssicher zu empfangen und über den digitalen Briefkasten aufzurufen.
Die gesamte Prozesskette der Zustellung von Gehaltsabrechnungen wird dadurch erheblich verkürzt. Der Erstellprozess bleibt im gewohnten HR-System, wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder SAGE, unverändert. Auch die Ablage im Archiv folgt dem üblichen Muster. Einzig der Zustellvorgang ändert sich. Statt die Gehaltsabrechnung physisch auszudrucken oder einen der o.g. Wege zu gehen, wird die Abrechnung sozusagen direkt in die digitale Postbox der Mitarbeiter:innen gelegt. d.velop postbox ordnet die Abrechnung zu und überträgt diese an die App.
Lohnabrechnungsprogramm direkt an d.velop postbox anbinden
Kommen wir auf Kriterium 5 „Schnittstellen“ bei der Auswahl des passenden Lohnabrechnungsprogrammes zurück. Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen in den digitalen Briefkasten der Mitarbeitenden ist dank der Schnittstellenkompatibilität von d.velop Software an jegliche HR-Systeme möglich. Denn viele Unternehmen verwenden verschiedene HR-Anwendungen, die verknüpft werden müssen, um einheitliche Metriken zu erhalten. Nutzt du demnach ein Lohnabrechnungsprogramm wie DATEV, SAGE, SAP, o.Ä., Zeiterfassungssoftware oder weitere HR-Systeme, dann kann der digitale Briefkasten nahtlos an diese angebunden werden.
Best Practice
Digitale Gehaltsabrechnungen aus dem Lohnabrechnungssystem an Mitarbeitende versenden – so geht’s!
6 Entscheidungshilfen, warum eine digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten sinnvoll ist
- Effizienzsteigerung dank automatisierter, papierloser Prozesse und Entlastung der lohnverrechnenden Stelle im Unternehmen
- Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen. Kostenersparnis berechnen.
- Zeitersparnis für Personalsachbearbeiter:innen, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist. Die Dokumente lassen sich (per App oder am PC) einfach und schnell mit den relevanten Stakeholdern teilen.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus durch den verschlüsselten Versand in den privaten digitalen Briefkasten. Niemand außer den Mitarbeiter:innen kann diese Dokumente sehen, da der Briefkasten passwortgeschützt ist. Zusätzlich haben die Empfänger:innen die Möglichkeit, ihre Postbox mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung zu schützen.
- Den Mitarbeitenden etwas Gutes tun: Mit einem digitalen Briefkasten stellst du deinen Mitarbeitenden ein privates persönliches Postfach zur Verfügung, das allein in seinem:ihrem Besitz ist – auch nach Austritt aus dem Unternehmen bleiben alle Dokumente dort archiviert. Zudem steigerst du dein Image als ein moderner Arbeitgeber, der digitaler Vorreiter in puncto HR-Prozesse ist.
- Der Umwelt etwas Gutes tun – mit der digitalen Zustellung vermeidest du unnötige Papierberge und sparen nachhaltig Ressourcen ein.
Fazit zur digitalen Zustellung von Gehaltsdokumenten: Vorreiter statt Nachahmer sein
Die Zukunft von HR ist digital! Nicht nur im Recruiting-Prozess, sondern auch bei internen Prozessen in der Personalverwaltung. Der War for Talents ist mitten im Gange und es werden zahlreiche neue Wege angestoßen, um die Fachkräfte zu bekommen, die das eigene Unternehmen benötigt. Aber wenn dabei die Unternehmensstrukturen nur nach außen hin gut ausschauen und verstaubt und veraltet sind, suchen auch diese Nachwuchstalente schnell wieder das Weite. Demnach steht fest: Etablieren dich als digitaler Vorreiter in puncto interne HR-Prozesse optimieren. Die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnungen aus deinem Lohnabrechnungsprogramm ist hierbei ein guter Anfang.