Schon zu Schulzeiten kannte man die Gruppenarbeit als Quell der Kreativität: Einer machte alles, die anderen mehr oder weniger nichts, und am Ende haben sich alle beschwert. In der Arbeitswelt läuft kollaboratives Arbeiten zum Glück meist etwas strukturierter ab, selbst über Unternehmensgrenzen hinweg – zumindest in der Theorie. Als ich mein erstes Remote-Meeting leitete, dachte ich naiv: „Das wird schon irgendwie laufen.“ Doch ohne klare Prozesse und kollaborative Dokumente herrscht schnell Chaos: Wer hat was geändert? Und warum gibt’s plötzlich drei Versionen von demselben Dokument? Was kollaboratives Arbeiten wirklich bedeutet, wie Teams ortsunabhängig gemeinsam an einem Ziel arbeiten und wie sie Wissen teilen und voneinander profitieren, das erfährst du in diesem Blogartikel.
Definition: Was ist kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten bedeutet weit mehr als einfach nur in einer Gruppe zu arbeiten. Es ist ein dynamischer Prozess, bei dem Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Perspektiven und Wissen gemeinsam Dank digitaler Vernetzung auch ortsungebunden an einem Ziel arbeiten. Dabei agieren sie nicht nur nebeneinander, sondern wirklich miteinander. Statt starrer Aufgabenverteilung und Einzelkämpfertum steht hier echte Kollaboration im Mittelpunkt: Ideen verschmelzen, Wissen wird geteilt, und das Endergebnis ist mehr als die Summe der Einzelbeiträge.
Kooperation vs. Kollaboration – Wo liegt der Unterschied?
Oft werden Kooperation und Kollaboration als Synonyme verwendet, doch es gibt feine Unterschiede: Kooperation bedeutet, dass mehrere Personen oder Teams parallel an einzelnen Teilaufgaben arbeiten, die am Ende zusammengefügt werden. Jeder bleibt weitgehend in seinem eigenen Bereich. Kollaboration hingegen ist ein echter, interaktiver Prozess: Alle Beteiligten arbeiten eng verzahnt an denselben Aufgaben, bringen kontinuierlich ihre Ideen ein und gestalten die Arbeitsergebnisse gemeinsam – oft mit Hilfe von kollaborativen Dokumenten und digitalen Tools.
Mit Collaboration Tools erfolgreich digital zusammenarbeiten!
Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop Dokumentenmanagement-System. Erlebe d.velop documents live und stelle direkt deine Fragen an unsere Experten:innen.
Herausforderungen der Kollaboration in der Arbeitswelt
Kollaborative Zusammenarbeit in der Arbeitswelt hat viele Vorteile. Doch wie so oft gibt es Stolpersteine, auf die du vorbereitet sein solltest. Hier sind einige der zentralen Herausforderungen, die Unternehmen auf dem Weg zu einer effektiven Teamarbeit bewältigen müssen:
1. Örtliche Entfernung
Die räumliche Distanz zwischen Kollegen kann das Gefühl der Zusammengehörigkeit schwächen. Videokonferenzen und virtuelle Tools helfen zwar, doch der persönliche Austausch bleibt oft auf der Strecke.
2. Unklare Zuständigkeiten
Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Missverständnissen und verzögerten Entscheidungen. Die Rollenverteilung muss eindeutig definiert sein, um eine reibungslose kollaborative Zusammenarbeit zu gewährleisten.
3. Unterschiedliche Arbeitsweisen
Jeder hat seinen eigenen Arbeitsstil. Wenn Teammitglieder unterschiedliche Herangehensweisen haben, kann dies den Fluss der Teamarbeit behindern und zu Frustration führen.
4. Zeitmanagement
Kollaboratives Arbeiten erfordert eine genaue Planung. Unterschiedliche Zeitzonen und flexible Arbeitszeiten machen es schwierig, alle Teammitglieder zur gleichen Zeit zu erreichen und effektiv zusammenzuarbeiten.
5. Technische Barrieren
Die richtige Technologie ist entscheidend für eine erfolgreiche Kollaboration. Fehlende Software-Kompatibilität oder technische Störungen können die Produktivität und das Vertrauen in kollaborative Tools beeinträchtigen.
6. Integration in die bestehende Systemlandschaft
Neue Kollaborationstools müssen sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen. Wenn das nicht gelingt, kann das Team schnell von der Technik überfordert werden.
7. Sicherheitsaspekte
Datenschutz und Cybersecurity sind kritische Themen bei der Zusammenarbeit über digitale Plattformen. Jede neue Form der Kollaboration muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.
Digitale Kollaboration: das sind unsere Learnings
Use-Case 1: Nahtlose Angebotsverwaltung im Vertrieb
Mit der Integration d.velop connect for salesforce werden Angebote zentral gespeichert, transparent bearbeitet und direkt aus Salesforce versendet. Teams arbeiten ohne Medienbrüche zusammen, greifen jederzeit auf aktuelle Dokumente zu und vermeiden Missverständnisse. Funktionen wie Annotationen und gemeinsame Bearbeitung verbessern die Zusammenarbeit und beschleunigen den Vertriebsprozess.
„Mit der Integration d.velop connect for salesforce kann ich ohne große Probleme in Salesforce eine Angebotsanfrage stellen, das Angebot wird dann vom Vertriebsinnendienst in Navision erstellt und […] kann ich es ‚live‘ in Salesforce genau an meiner Opportunity sehen.“
Dennis Reese, Product Manager, d.velop AG
Erfahren Sie im Video, wie Sie mit d.velop connect for salesforce nahtlos mit Dokumenten in Salesforce interagieren können:
Use-Case 2: Effiziente Dokumentenverwaltung in der Personalabteilung
Mit d.velop sign, d.velop documents und d.velop postbox wird die Dokumentenverwaltung in der Personalabteilung effizienter und transparenter. Vertragsdokumente werden digital signiert, Mitarbeitendendokumente sicher abgelegt und relevante Unterlagen direkt an externe Empfänger:innen zugestellt. Die nahtlose Integration dieser Lösungen optimiert Arbeitsabläufe und reduziert manuellen Aufwand.
Die Automatisierung rund um Signatur, Ablage und Zustellung erleichtert unsere tägliche Arbeit enorm. Wir können uns auf die wichtigen Themen konzentrieren, während die Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen.
Michaela Müller, People & Culture
d.velop AG
Live Webinar | 08.04.2025 10 Uhr
Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems
Collaboration Tools von d.velop
d.velop bietet verschiedene Tools zur Unterstützung der digitalen Zusammenarbeit und Prozessdigitalisierung, um neue Arbeitskonzepte wie New Work und den Digital Workplace zu fördern:
- Dokumentenmanagement-System (DMS): Zentralisierte und KI-gestützte Dokumentenorganisation zur effizienten Verwaltung von Informationen, einschließlich nativer Kollaborationsmöglichkeiten wie Annotationen, Notizen und Stempel zur einfachen Bearbeitung und Nachverfolgung von Dokumenten .
- Prozessmanagement Software: Benutzerfreundliche Entwicklungsplattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne tiefgehende IT-Kenntnisse.
- Schnittstellen: Integration mit Microsoft 365, einschließlich Microsoft Teams, sowie SAP und anderen Systemen für nahtlose Zusammenarbeit und effiziente Prozesssteuerung.
- Collaboration Tools: Ermöglicht Teamarbeit mit Echtzeit-Dokumentenbearbeitung und sicheren Zugriffskontrollen.
- d.velop trust spaces: Sicherer Austausch und Zusammenarbeit in geschützten digitalen Räumen.
Digitale Zusammenarbeit: geeignete Tools und klare Prozesse
Die digitale Zusammenarbeit ist unverzichtbar, kann aber ohne geeignete Tools und klare Prozesse schnell chaotisch werden. Mit Lösungen wie d.velop trust spaces, intelligentem Dokumentenmanagement oder Integrationen wie d.velop connect for salesforce wird kollaboratives Arbeiten sicher und effizient – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. „Neben der applikationsübergreifenden Arbeit im Prozess werden weiterhin die coolen Standard-Features von Salesforce verwendet, sodass prozessübergreifend maximale Transparenz herrscht“, findet Product Manager Dennis Reese. Tools wie dieses fördern einfach die Prozessdigitalisierung, ermöglichen eine nahtlose Vernetzung und verbessern die Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz.
Häufige Fragen und Antworten zum kollaborativen Arbeiten
Effiziente kollaborative Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams gelingt durch transparente Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten und den Einsatz digitaler Kollaborations-Tools, die den Wissensaustausch und die Produktivität fördern. Ein flexibler Mix aus Meetings, ortsunabhängigem Arbeiten und gemeinsamen kollaborativen Dokumenten stärkt die Gruppendynamik, steigert die Arbeitsmotivation und minimiert Konflikte.
Collaboration-Tools lohnen sich besonders für ortsunabhängige Projekte, bei denen Mitarbeiter:innen transparent und flexibel zusammenarbeiten – sei es im Homeoffice, Open Space oder internationalem Teamwork. Sie fördern digitale Kollaboration durch kollaborative Dokumente, Meetings in Echtzeit und einen klaren Überblick über gemeinsame Aufgaben.
Flexible Arbeitsmodelle gelingen durch klare Strukturen, digitale Tools und eine Kultur der Kollaboration – egal ob remote, hybrid oder vor Ort. Kollaboratives Arbeiten verbindet Diversität und Gemeinschaft, ermöglicht ortsunabhängige Meetings und fördert produktive Zusammenarbeit in kollaborativen Dokumenten.
Setzt klare Deadlines und Prioritäten mit kollaborativen Dokumenten, damit euer Team ortsunabhängig den Überblick behält. Regelmäßige Meetings sorgen für Abstimmung, während kollaboratives Arbeiten die Effizienz steigert.