Jahresabschluss digital unterschreiben: Das solltest du wissen!

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres kommt ein entscheidender Moment für jedes Unternehmen – der Jahresabschluss. Dieser Prozess ist weit mehr als nur eine formale Pflichterfüllung. Er ist eine Momentaufnahme, die das vergangene Jahr in Zahlen, Fakten und Bilanzen festhält. Es ist eine Zeit des Rückblicks, der Analyse und der strategischen Planung für die Zukunft. Doch der Jahresabschluss ist nicht bloß eine bürokratische Aufgabe – er ist ein Spiegelbild des Erfolgs, der Herausforderungen und des Wachstums, den dein Unternehmen im Verlauf des Jahres erlebt hat. Vor dem Hintergrund der digitalen Transformation tauschen wir tiefer in den Prozess des Jahresabschlusses ein und enthüllen, warum wir einen Jahresabschluss digital unterschreiben sollten.

Der digitale Jahresabschluss wird immer beliebter

Immer mehr Organisationen erkennen die lästige Natur der papierbasierten Unterschrift. Denn das Erstellen eines Jahresabschlusses stellt für viele Verantwortliche eine zunehmend zeitaufwändige und komplexe Aufgabe dar. Dabei sind verschiedene Herausforderungen zu bewältigen, die den Prozess oft mühsam gestalten. Von der Datenzusammenstellung bis zur abschließenden Unterzeichnung des Jahresabschlusses gibt es zahlreiche Stolpersteine, die den Ablauf verzögern und Unannehmlichkeiten verursachen können.

Datenzusammenstellung und -validierung

Die Akkumulation und Validierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Quellen ist eine der primären Hürden beim Jahresabschluss. Unternehmen müssen eine Vielzahl von Transaktionen, Berichten und Informationen sammeln, die oft über verschiedene Systeme und Softwareplattformen verteilt sind. Die Konsistenz und Richtigkeit dieser Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den erforderlichen Standards entsprechen, ist eine zeitraubende und komplexe Aufgabe.

Manuelle Prozesse und Fehleranfälligkeit

Die herkömmliche Methode, einen Jahresabschluss zu erstellen und zu unterzeichnen, basiert auf manuellen Prozessen. Das Ausdrucken von Dokumenten, die handschriftliche Unterzeichnung und das anschließende Scannen oder Kopieren führen nicht nur zu einem erhöhten Zeitbedarf, sondern auch zu einer erhöhten Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Menschliche Fehler beim Ausfüllen, Verlieren oder Beschädigen von Papierdokumenten können den gesamten Prozess beeinträchtigen und zusätzlichen Aufwand erfordern.

Zeitliche Verzögerungen und Logistik

Das Unterschreiben von Papierdokumenten erfordert oft die physische Anwesenheit mehrerer beteiligter Parteien an einem Ort. Dies kann zu logistischen Problemen führen, insbesondere wenn Entscheidungsträger:innen oder Unterzeichner:innen sich an verschiedenen Standorten oder sogar in unterschiedlichen Ländern befinden. Der Versand von Dokumenten, Wartezeiten für die Unterschrift und der Rücktransport in die zentrale Verwaltungseinheit können den Abschlussprozess erheblich verlangsamen.

Sicherheitsbedenken und Archivierung

Die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten ist ein kritischer Aspekt beim Jahresabschluss. Papierdokumente sind anfällig für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung und bergen daher ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen. Zudem erfordert die langfristige Aufbewahrung von Papierdokumenten einen erheblichen Platzbedarf und eine zuverlässige Archivierung, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Die oben genannten Herausforderungen verdeutlichen, warum das Unterschreiben auf Papier lästig sein kann und warum Organisationen nach effizienteren Methoden suchen, um den Jahresabschluss zu erstellen und zu unterzeichnen. Die digitale Unterschrift bietet eine Lösung für viele dieser Probleme, indem sie den gesamten Prozess modernisiert und optimiert. Im nächsten Abschnitt werden wir näher darauf eingehen, warum wir einen Jahresabschluss digital unterschreiben sollten.

Vorteile beim Jahresabschluss digital unterschreiben

Traditionell wird der Jahresabschluss in Papierform erstellt, unterschrieben und schließlich physisch archiviert. Doch in der heutigen digitalen Ära können Unterschriften elektronisch geleistet und der gesamten Prozess des Jahresabschlusses effizienter gestaltet werden. Im Folgenden erläutern wir dir, warum die digitale Unterschrift für den Jahresabschluss eine lohnende Option ist und welche Vorteile sie mit sich bringt. Von der Zeitersparnis bis zur erhöhten Sicherheit gibt es zahlreiche Gründe, warum Unternehmen von der Umstellung auf digitale Signaturen profitieren können und ihren Jahresabschluss digital unterschreiben sollten:

• Enorme Zeiteinsparung: Nie mehr physische Unterschriftenhefter, Klemmbretter oder Verzögerungen beim Jahresabschluss durch den Versand per Post

• Papier-, Druck- und Versandkosten einsparen: Unterschreibe deinen Jahresabschluss vollkommen digital, ohne dafür den Gang zum Drucker und zum Versand antreten zu müssen. Hohe Portogebühren sind damit Geschichte!

• Jahresabschluss digital unterschreiben – von überall und jederzeit: Unterschreibe deine Geschäftsunterlagen, wann und wo du möchtest. Mithilfe einer mobilen App kannst du einfach per Smartphone, Tablet oder Notebook deine Unterschriftenprozesse überblicken.

• Nachhaltigkeit fördern: Indem wir in unseren Jahresabschluss digital unterschreiben, schonen wir die natürlichen Ressourcen, z.B. durch einen geringeren Papierverbrauch und die Vermeidung von physischen Anreisen.

• Medienbrüche vermeiden: Digitalisierung muss ganzheitlich betrachtet werden. Mithilfe der digitalen Unterschrift kannst du einen Jahresabschluss digital erstellen, unterschreiben und archivieren – ohne Druck und Scan.

So kannst du einen Jahresabschluss digital unterschreiben

Wie wir gelernt haben, kann die Einführung einer elektronischen Signatur Software den Prozess des Jahresabschlusses erheblich erleichtern, indem sie die zeitaufwändigen und lästigen Aspekte der papierbasierten Unterschrift eliminiert. Im nächsten Schritt zeigen wir dir eine detaillierte Anleitung, wie du mithilfe einer E-Signatur-Software einen Jahresabschluss digital unterschreiben kannst:

Schritt 1: Auswahl der geeigneten E-Signatur-Software

Wähle eine vertrauenswürdige und zuverlässige E-Signatur-Software, die deinen Anforderungen und den Sicherheitsstandards deines Unternehmens entspricht. Eine derartige Lösung sollte eIDAS- und DSGVO-konform sein, auf einer europäischen Cloud betrieben werden, alle Signaturlevel inkl. der qualifizierten elektronischen Signatur im Standard anbieten, einfach zu bedienen und mit einer oder einem persönlichen Ansprechpartner:in versehen sein. d.velop sign erfüllt alle diese Kriterien und ist bereits nach wenigen Minuten einsatzbereit.

Schritt 2: Hochladen des Jahresabschlusses

Lade den fertigen Jahresabschluss in das E-Signatur-Tool hoch. Stelle sicher, dass alle relevanten Unterlagen und Dokumente, die unterschrieben werden müssen, enthalten sind. Die E-Signatur-Software sollte das Hochladen von verschiedenen Dateiformaten wie PDF oder XML ermöglichen.

Schritt 3: Platzierung der Unterschriftfelder

Platziere die erforderlichen Unterschriftfelder an den entsprechenden Stellen im Dokument. In der E-Signatur-Software kannst du einfach markieren, wo die Unterschriften benötigt werden, und auch weitere Details wie Datumsfelder oder zusätzliche Angaben hinzufügen.

Schritt 4: Einladen der Unterzeichner

Sende Einladungen zur Unterzeichnung an die beteiligten Parteien. Gib ihre E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten in das Tool ein und weise ihnen die entsprechenden Unterschriftfelder zu. Die eingeladenen Personen erhalten dann eine Benachrichtigung mit einem Link, um das Dokument zu öffnen und zu unterschreiben.

Schritt 5: Unterzeichnung des Jahresabschlusses

Die eingeladenen Unterzeichner:innen öffnen den Link und überprüfen das Dokument. Sie können ihre Unterschrift elektronisch leisten, indem sie entweder eine generierte Signatur verwenden, diese per Freihandzeichnung aufbringen oder sogar eine hochgeladene Bildsignatur verwenden.

Schritt 6: Bestätigung und Abschluss

Nachdem alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden, wird das Dokument automatisch gespeichert. Alle Parteien erhalten eine Bestätigung über die erfolgreiche Unterzeichnung. Die E-Signatur-Software generiert durch integrierte Vertrauensdienste ein rechtsgültiges Signaturzertifikat, die die Schritte des Unterzeichnungsprozesses verfolgt und nachverfolgbar macht.

Schritt 7: Archivierung und Aufbewahrung

Speichere das unterzeichnete Dokument sicher in deinem Unternehmensarchiv gemäß den geltenden Compliance- und rechtlichen Anforderungen. d.velop sign bietet dir z.B. eine Schnittstelle in das hauseigene Dokumentenmanagement-System d.velop documents, um Dokumente langfristig zu archivieren und zu verwalten.

Die Verwendung einer E-Signatur-Software vereinfacht den Prozess des Jahresabschlusses erheblich, spart Zeit und verringert potenzielle Fehlerquellen. Indem sie die papierbasierte Unterschrift durch eine sichere und rechtsgültige elektronische Unterschrift ersetzt, bietet sie eine moderne und effiziente Methode, um den Jahresabschluss digital zu unterzeichnen und zu verwalten.