5 Tipps für die Transformation deiner IT-Landschaft

Die üblichen Plagegeister und Aufwandstreiber wie Aufsichtsrecht, Datensicherheit sowie IT-Modernisierung werden uns weiter begleiten. Hinzukommen rechtliche, wirtschaftliche sowie digitale Entwicklungen in den vergangenen Jahren, welche den Unternehmen auf der einen Seite große Chancen bieten, sie aber andererseits auch vor große Herausforderungen stellen. Unternehmen sind mit neuen IT-Möglichkeiten, Plattformen sowie Mega-Trends, wie KI, Blockchain und maschinellem Lernen konfrontiert, die ihre Branche nachhaltig beeinflussen. Doch welche Entwicklungen sind lediglich „nice-to-have“ und welche sind zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden? Welche Herausforderungen Legacy Systeme mit sich bringen und warum du dich gerade jetzt mit der Transformation deiner IT-Landschaft und der Ablösung genau dieser Legacy Systeme beschäftigen solltest, um dein Unternehmen 2024 wettbewerbsfähig zu halten, verraten wir in diesem Blogartikel. 

Die Herausforderung der Finanzbranche: Legacy-Systeme als Hindernis für effiziente und kundenorientierte IT-Prozesse

Fakt ist, ohne effiziente, kollaborative, automatisierte und durchgängige IT-Basis-Prozesse können auch keine filigranen Verbesserungen zur Customer-Journey umgesetzt werden. Dabei sind einfache und am Bedarf des Kunden ausgerichtete Prozesse und Erlebnisse essenziell für den Unternehmenserfolg. Nun sind aber viele dieser Basisprozesse bei einigen Unternehmen – insbesondere Finanz- und Versicherungsunternehmen – noch auf Legacy-Systemen angesiedelt. Diese sind zwar zurzeit noch wartbar, aber neigen zur wenig Benutzerfreundlichkeit, noch helfen sie bei der Verbesserung der Resilienz in den Unternehmen. Darüber hinaus werden hier weiterhin hohe Ressourcen für den Betrieb der Systeme und Software vorgehalten. Zudem betrachtet die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) Legacy-Systeme als signifikanten Risikofaktor für die IT-Sicherheit von Finanzunternehmen.

Die IT-Landschaft als zentrale Drehscheibe für Kundenbindung, Fachkräftegewinnung und Gesetzeskonformität

Keine Frage, 2023 war ein herausforderndes Jahr für die globale Wirtschaft. Geopolitische Unsicherheiten und steigende Inflation führten dazu, dass Unternehmen effizient wirtschaften und die Zukunftssicherheit ihrer Systeme priorisieren mussten. Dazu kommen steigende Kundenanforderungen an Produkte und Kauferlebnisse sowie der stetig wachsende Fachkräftemangel durch den sukzessiven Renteneintritt der Baby-Boomer.  

Moderne Systeme müssen also Fachkräfte anziehen und im Unternehmen halten. Zudem sollten sie in der Wahrnehmung und Interaktion ein absolut positives Kundenerlebnis erzeugen, welches sich im besten Fall vom Wettbewerb abhebt. Kunden binden, die unternehmensinterne IT-Landschaft verschlanken und dabei gleichzeitig die Cybersicherheit erhöhen. Ganz schön hohe Anforderungen an ein IT-System. 

Besonders die regulierten Märkte wie die Finanz- und Versicherungswirtschaft, der öffentliche Dienst und das Gesundheitswesen müssen auf die Modernisierung ihrer IT-Landschaft achtgeben. Denn die regulatorischen Anforderungen werden weiter auf hohem Niveau bleiben und erfordern eine hohe Flexibilität an die Bereitstellung von Plattformen und Daten. Nicht zuletzt hat die Europäische Union die DORA-Verordnung für die Sicherstellung der digitalen Betriebsfähigkeit und Resilienz von Finanzunternehmen verabschiedet. Gerade für diese regulierten Märkte kann eine digitale Transformation hin zu europäischen Cloud Lösungen vorteilhaft sein.  

IT im Wandel: Was unterscheidet moderne IT-Software von Legacy-Systemen?

Natürlich ist die Transformation einer IT-Landschaft kein kleiner Schritt für Unternehmen. Solche Entscheidungen müssen bedacht und wohlüberlegt sein. An oberster Stelle sollte hierbei die sorgfältige Verwaltung von Daten stehen. Sie sind die zentrale Drehscheibe und der Schlüssel zum Erfolg. Schnell wachsende Datenbasen und die kontinuierliche Digitalisierung lokaler Kundendaten, Unternehmensdaten oder personenbezogenen Informationen zu Mitarbeitenden erschweren Unternehmen die effiziente Verwaltung wichtiger Informationen und machen sie anfällig für Cyberangriffe. Im Folgenden wird verdeutlicht, wie eine moderne IT-Landschaft bei der Verwaltung und Nutzung dieser Daten helfen kann und was der Unterschied zu alten Legacy-Systemen ist:

Moderne IT-Software

• Aktuelle Technologie wird Anforderungen der Gesetzgebung gerecht 
• Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglicht schnelle Reaktionen auf ändernde Geschäftsanforderungen 
• Integration und Interoperabilität ermöglicht reibungslose Daten- und Prozesskommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen und Plattformen 
• Niedrige Wartungskosten im Gegensatz zu Legacy-Systemen 
• Verbesserte Sicherheit durch z.B. ISO 27001 Zertifizierungen 

Legacy System

• Veraltete Technologie, welche den aktuellen Entwicklungen und Standards nicht mehr entsprechen 
• Inflexibilität durch starre Konzepte und aufwendige Anpassungsprozesse 
• Silostruktur der Legacy-Systeme erschwert Daten- und Prozesskohärenz 
• Hohe Wartungskosten, da Pflege und Instandhaltung teuer und zeitaufwendig ist 
• Erhöhte Sicherheitsrisiken durch unternehmensinterne IT-Sicherheitslücken stellen eine Bedrohung für die Datensicherheit und -integrität dar 

Obwohl die digitale Transformation höchste Priorität bei deutschen Unternehmen genießt, gibt es einige Hürden, welche sie daran hindern, den Weg in ein modernes zukunftssicheres IT-System zu gehen und Legacy Systeme abzulösen. Hierbei spielt die Menge an vorhandenen Daten in Altsystemen, die Komplexität der vorhandenen Datenstrukturen sowie die Sorge vor Ausfallzeiten eine zentrale Rolle. Oftmals scheuen sich Unternehmen Legacy Systeme abzulösen, da es eine große Veränderung für das Unternehmen und dessen Mitarbeitenden bedeutet. Um die Transformation deiner IT-Landschaft so einfach wie möglich zu machen sind die richtigen Vorbereitungen also das A und O.

5 Tipps für die Transformation deiner IT-Landschaft

1. Priorisiere standardisierte und automatisierte Prozesse

Wenn du Prozesse standardisierst und automatisierst, ergeben sich entscheidende Vorteile für dein Unternehmen. Eine zentrale Plattform, auf der sämtliche Daten archiviert und organisiert sind, gewährleistet nicht nur Datenintegrität, sondern schafft auch Transparenz im gesamten Unternehmen. Dadurch können Fehlerquoten minimiert werden, was im Umkehrschluss zu mehr Agilität und Zeitersparnissen führt. Zusätzlich kann die Implementierung von KI (künstlicher Intelligenz) zu einer Erleichterung von Arbeitsprozessen deiner Mitarbeitenden führen. Stell dir zum Beispiel vor, ein langes Dokument kann durch KI in kürzester Zeit zusammengefasst und laut vorgelesen werden und das direkt in deinem Dokumentenmanagement-System (DMS). Die Automatisierung und Standardisierung von Abläufen schafft Raum für die Entwicklung neuer Ideen, was die Innovationsfähigkeit von Unternehmen maßgeblich treibt.  

2. Vereinfache Prozesse für Mitarbeitende und Kunden

Um sowohl Mitarbeitende als auch Kunden zufriedenzustellen, ist die Vereinfachung von Prozessen von entscheidender Bedeutung. Ein Schlüsselelement in diesem Ansatz ist die Förderung von Kollaboration zwischen Teams und Standorten. Durch eine erhöhte Zusammenarbeit können Unternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern gleichzeitig die Qualität der Kundenerlebnisse verbessern. Resultate sind qualitativ hochwertige Interaktionen mit Kunden und eine erhöhte Kundenbindung. Wenn Mitarbeitende nun auf die verschiedensten Sparringspartner zurückgreifen können, geben diese Prozesse ihnen ebenfalls mehr Selbstbewusstsein. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass der Arbeitsalltag erleichtert wird und eine insgesamt positive Stimmung unter Kollegen:innen herrscht. Eine effiziente, kollaborative Arbeitsweise mit vereinfachten Prozessen kommt somit allen Beteiligten zugute und unterstützt den langfristigen Erfolg deines Unternehmens.

3. Digitalisiere dein Unternehmen ganzheitlich

Was bringt eine digitale Unterschrift, wenn du den Vertrag am Ende doch ausdrucken musst, um ihn in einem Aktenschrank zu archivieren? Wer sich als Unternehmen in 2024 digital aufstellen möchte, sollte sich über eine ganzheitliche Digitalisierung seines Unternehmens Gedanken machen. Es geht nicht nur darum, einzelne Prozesse digital abzubilden, sondern vielmehr um die Schaffung einer durchgängigen digitalen Plattform, auf der sämtliche Unternehmensprozesse nahtlos integriert sind. Eine ganzheitliche Digitalisierung bedeutet, die gesamte Wertschöpfungskette zu betrachten und zu optimieren, anstatt lediglich isolierte Prozesse, wie die Vertragssignatur, zu digitalisieren. Der Plattformgedanke ist daher ein Schlüsselelement, um die Herausforderungen, die 2024 mit sich bringt, erfolgreich meistern zu können. 

4. Modernisiere deine IT-Landschaft durch eine Datenmigration

Das Modernisieren deiner IT-Landschaft und somit das Ablösen von Legacy Systemen ist ein komplexer, jedoch entscheidender Schritt, um der heutigen Geschäftswelt Stand zu halten. Dies beinhaltet meist eine gut durchdachte Datenmigration. Die Wahl zwischen einer hybriden oder cloudbasierten Softwarelösung hängt von den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Viele Finanzunternehmen sind auch weiteiterhin skeptisch, mit ihrer IT-Landschaft in die Cloud zu gehen, insbesondere dann, wenn das Cloudangebot die Nutzung der Anwendungen auf nicht europäischen Servern vorsieht. Mit dem Angebot der Open Telekom Cloud (OTC) aber bietet sich ihnen jedoch jetzt die Gelegenheit ihre Systeme in eine sichere europäische Cloud zu transferieren. Eine echte Alternative, um von innovativen IT-Technologien zu profitieren bei gleichzeitiger Einhaltung, Zusicherung notwendiger Auslagerungsvereinbarungen. Bei der Umsetzung eines solchen komplexen Projektes ist ein durchdachter und jederzeit transparenter Prozess entscheidend. Dieser umfasst die Konzeption, eine sorgfältige Vorbereitung, die komplette Migration der Unternehmensdaten sowie schlussendlich den Livegang. Natürlich organisierst du solch ein Projekt nicht allein. Das Projektteam besteht meist aus IT-Experten:innen sowie verschiedensten Stakeholdern aus deinem Unternehmen, um die Datenmigration personalisiert und reibungslos zu gestalten.  

5. Nimm Arbeitnehmer:innen mit auf die Reise

Die Ablösung eines Legacy Systems ist keine geringfügige Veränderung. Es ist ein komplexer Prozess, der die gesamte Unternehmensstruktur betrifft. Um sicherzustellen, dass die digitale Transformation erfolgreich verläuft, ist ein effektives und empathisches Change-Management sinnvoll. Das Change-Management beginnt mit einer sorgfältigen Vorbereitung, gefolgt von transparenter Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden. Schulungen und andere Hilfestellungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die neuen Prozesse und Systeme verstehen und anwenden können. Um den Übergang in eine moderne IT-Software so reibungslos wie möglich zu gestalten, muss Mitarbeitenden gezeigt werden, wie sich ihre Situation durch diese Veränderung verbessert. Ein gut durchgeführtes Change-Management stellt sicher, dass Mitarbeitende aktiv an der Transformation teilnehmen und sich in diesem Prozess unterstützt fühlen. So kann die digitale Transformation deines Unternehmens maßgeblich zum Unternehmenserfolg sowie zur Zufriedenheit von Mitarbeitenden beitragen.

Fazit

Die Modernisierung der IT-Landschaft ist eines der wichtigsten Meilensteine von Unternehmen im Jahr 2024. Legacy Systeme abzulösen ist ein großer Schritt hin zu einer zukunftssicheren IT-Landschaft, welche Compliance und aufsichtsrechtlichen Anforderungen standhält, sich ändernden Kundenbedürfnissen widmet und deinen Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit erleichtert. Durch die Einführung moderner Softwarelösungen werden Unternehmen agiler, resilienter und innovativer – Skills, welche nächstes Jahr bedeutender den je sind.