Auch nach dem offiziellen Ende der Corona-Pandemie ist die Art und Weise, wie unternehmensintern kommuniziert wird, nicht mehr die alt-gewohnte. Für Unternehmen gibt es häufig nicht mehr „den einen Weg“, um Mitarbeiter:innen Informationen zukommen zu lassen, Feedback einzuholen oder Nähe und Vertrauen aufzubauen. Vielmehr müssen sich etwa Führungskräfte Gedanken darüber machen, wie sie auch über digitale Kanäle Mitarbeiter:innen im Homeoffice und operative oder remote-arbeitende Kolleg:innen effektiv und effizient erreichen können.
New Work ist in aller Munde und bedeutet für 81 % der befragten Unternehmen in Bezug auf die interne Kommunikation den Wandel zu einer offeneren und transparenteren Unternehmenskultur.1 66,7 % sehen laut Trendmonitor bei New Work die Dezentralisierung, Homeoffice und hybride Kommunikation im Vordergrund. Kurz darauf folgt die Digitalisierung der Kommunikation und Zusammenarbeit, die für über 50 % der Befragten ein essenzieller Bestandteil von New Work ist.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die interne Kommunikation in wenigen Schritten verbesserst und trotz heutiger Herausforderungen alle einbeziehen kannst.
Was meint interne Kommunikation?
Die interne Kommunikation übernimmt in der Praxis viele Aufgaben im Unternehmen. Als eine Disziplin des Kommunikationsmanagements orientiert sich die interne Kommunikation direkt an der Unternehmensstrategie und den Unternehmenswerten. Dabei kann sie verschiedene Formen annehmen, darunter persönliche Gespräche, Meetings, E-Mails, Intranet-Plattformen, Newsletter oder soziale Medien innerhalb des Unternehmens.
Definition interne Kommunikation
Die interne Kommunikation unterstützt den Aufbau sowie die Pflege von Beziehungen zu unterschiedlichen Anspruchsgruppen im Unternehmen. Damit trägt sie zum Informationsfluss im Unternehmen, zur Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Unternehmensziele, zur Förderung der Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung, zur Lösung von Problemen und zur Stärkung der Unternehmenskultur bei.
Welche Funktionen hat die interne Unternehmenskommunikation?
Die Funktionen der internen Kommunikation sind darauf ausgerichtet, Informationen, Ideen, Feedback und Werte innerhalb des Unternehmens effektiv zu übermitteln, sodass die übergeordneten Unternehmensziele erreicht werden können.
Beispielhafte Funktionen sind:
- Informationsvermittlung
- Motivation und Engagement fördern
- Klärung von Zielen und Erwartungen
- Förderung einer transparenten Kommunikationskultur
- Konfliktmanagement
- Optimierung der Zusammenarbeit
- Feedback und kontinuierliche Verbesserung
Eine gut funktionierende interne Kommunikation fungiert nicht nur als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeiter:innen. Vielmehr bezeichnet interne Kommunikation sämtliche Kommunikationsaktivitäten innerhalb einer Organisation, unabhängig von der Hierarchieebene oder der Position der Beteiligten. Sie ist es, die den Austausch von Informationen, das gegenseitige Zuhören und die Transparenz sowie den Dialog unterschiedlicher Stakeholder im Unternehmen sicherstellt und fördert.
Interne Kommunikation verbessern – so geht’s
Wer intern regelmäßig kommuniziert, erkennt schnell, dass sich unsere Kommunikationsgewohnheiten mit dem Einzug von digitalen Kanälen wie Smartphones und Apps nachhaltig gewandelt haben. Im Digitalen ist das Nähe-Distanz-Verhältnis schwieriger zu bewältigen, da wir uns physisch weniger oft begegnen und es somit auch schwieriger ist, Vertrauen aufzubauen. Wie gelingt es also, trotz dieser Herausforderungen die interne Kommunikation in der Art zu verbessern, dass sie Mitarbeiter:innen mit den richtigen Botschaften und über heute relevante Kommunikationskanäle erreicht?
Analyse der Ausgangssituation: Gibt es eine Kommunikationsstrategie?
Im ersten Schritt sollte die Kommunikationsstrategie im Unternehmen genau unter die Lupe genommen werden – sofern bereits eine existiert. Hierbei können folgende Fragestellungen helfen, den Status quo der internen Kommunikation zu analysieren:
- Welche internen Kommunikationskanäle nutzen Mitarbeiter:innen derzeit?
- Wie können die Vorgesetzten mit den Arbeitnehmenden intern kommunizieren und umgekehrt? Kann man Kommunikationswege verkürzen und optimieren?
- Ist der Zugang zu relevanten Informationen transparent und zentral erreichbar?
- Sind entsprechende Kommunikationstools zeitgemäß und für alle Beteiligten im Unternehmen nutzbar?
- Den Ergebnissen des Trendmonitors zufolge gibt es noch viel Luft nach oben, was den zeitgemäßen Digitalisierungsgrad der internen Kommunikation angeht.
Ausgangspunkt für mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation sind also gerade die Herausforderungen der übergreifenden Erreichbarkeit, der zeitgemäßen Digitalisierung, der Effizienz der Informationsverbreitung und der Transparenz der Kommunikation im Sinne der Unternehmenskultur.
In 5 Schritten zur Kommunikationsstrategie im Unternehmen
- Schritt 1: Zielgruppe kennen – Welche Bedürfnisse haben die unterschiedlichen Anspruchsgruppen im Unternehmen und was ist ihnen wichtig?
- Schritt 2: Ziele definieren – Was ist das Hauptziel der internen Kommunikation?
- Schritt 3: Kernbotschaften entwickeln – Was sind die wichtigsten Botschaften? Was ist spezifisch für einzelne Personengruppen?
- Schritt 4: Kanäle identifizieren – Welche Kanäle werden zur internen Kommunikation genutzt und wie können diese optimal eingesetzt werden?
- Schritt 5: Ressourcen schaffen – Wer plant und setzt interne Kommunikationsmaßnahmen um?
4 Tipps zur Gestaltung der (digitalen) internen Kommunikation
Tipp 1: Erst die Botschaft, dann der Kanal
An wen richtet sich die Botschaft und was beinhaltet sie? Diese Frage sollte stets klar beantwortet werden. Denn die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen sind sehr unterschiedlich.
Beispiel: Ein:e Lagerarbeiter:in sollte in der Lage sein, Rückfragen zu Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz stellen zu können. Hier darf also nicht außer Acht gelassen werden, dass diese Person ggf. keinen Zugang zu einem PC hat, sodass hier ein mobil anwendbarer Kanal benötigt wird. Dieser kann etwa die eigene Mitarbeiter-App sein. Die Inhalte werden dann im Team erarbeitet und entsprechend an die richtigen Stakeholder im Unternehmen versendet.
Tipp 2: Auch digitale Mitteilungen müssen persönlich gestaltet sein
Generell sollten Redakteure der Botschaften die virtuelle interne Kommunikation authentisch, pragmatisch und persönlich gestalten. Beispiele sind regelmäßige Updates über Trends und Entwicklungen im Unternehmen über Video-Botschaften oder Postings im (Social) Intranet mit firmeneigenen Bildern zu Events oder Ereignissen.
Tipp 3: Kamera an und ein Profilbild verwenden
Wer digitale Nähe aufbauen möchte, sollte zudem stets ein Bild von sich vermitteln. Dies gelingt auf digitalem Weg dadurch, die Kamera bei Meetings einzuschalten und ein (aktuelles) Profilbild auf jeglichen Kommunikationsplattformen zu verwenden. Gerade neuen Mitarbeiter:innen hilft es, wenn sie ihre Kolleg:innen sowohl vor Ort als auch digital wiedererkennen und wissen, mit wem sie kommunizieren.
Tipp 4: Feedback als Teil der internen Kommunikation ermöglichen
Und auch Feedback in Form von Lob und Anerkennung oder aber auch Verbesserungsvorschlägen sollte in der internen Kommunikation stets berücksichtigt werden. Digital können hierbei GIFs, Kommentare, Smileys oder Reaktions-Buttons zum Einsatz kommen, um Interaktion und Kommunikation zu kombinieren.
Vorteile der internen Kommunikation für Führungskräfte
Führungskräfte können sich die Strahlkraft guter innerbetrieblicher Kommunikation zunutze machen und so Routinen ins Leben rufen, die insbesondere das soziale Miteinander innerhalb des Unternehmens und somit die Unternehmenskultur fördern.
Ein wichtiges Werkzeug für Führungskräfte: Interne Kommunikations-Instrumente
Interne Kommunikation ist das A und O, um Regeln und Vorgehensweisen schnell und transparent zu begründen und somit Orientierung und Zusammenhalt im Unternehmen zu vermitteln. Die Art und Weise, wie innerhalb einer Organisation kommuniziert wird, sagt häufig viel über die Kultur und die Ausrichtung eines Unternehmens aus. Wird transparent kommuniziert oder findet Kommunikation auf Umwegen statt, die entsprechende Kolleg:innen nicht oder zeitversetzt erreicht? Dementsprechend sollten die Chancen einer gut durchdachten internen Kommunikation vor allem von Führungskräften wahrgenommen werden.
Vorteile für Führungskräfte, die durch interne Kommunikation entstehen können, sind beispielsweise:
- Vermittlung von Werten
- Vertrauen schaffen
- Nahbarkeit zwischen Mitarbeiter:innen und Management schaffen
- Zusammenhalt im Unternehmen stärken und Mitarbeiterbindung fördern
- Dialog fördern
- Innovationen und Ideen fördern
- Transparente Prozesse etablieren
- Feedback-Möglichkeiten geben
Digitale Nähe durch interne Kommunikationsmittel schaffen
Gerade innerhalb von heute digitalen oder hybriden Kommunikationsstrukturen ist es für Führungskräfte unerlässlich, alle Mitarbeiter:innen über interne Kommunikationsmittel zu erreichen und diese regelmäßig in Kommunikationsprozesse einzubeziehen, um so digitale Nähe zu schaffen. Auch Mitarbeiter:innen, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben, sollten über einen Kanal erreicht werden, der Informationen in Echtzeit für sie bereitstellt. Das Schwarze Brett in der Produktionshalle oder Aushänge hingehen bergen die Gefahr, dass Kolleg:innen am PC schneller informiert werden und somit einen Informationsvorsprung haben. Flurfunk oder Wissenssilos sollten jedoch vermieden werden, um eine offene und transparente Unternehmenskultur zu schaffen.
Fazit: Mobile interne Kommunikation wird immer wichtiger
Durch den Einsatz von Technologie und mithilfe entsprechender Lösungen wie einer Mitarbeiter-App kann die interne Kommunikation effizient, nachhaltig und zeit- sowie ortsunabhängig stattfinden. Wertvolles Wissen kann schnell und über mobile, teils auch private Endgeräte abteilungsübergreifend verteilt sowie von Mitarbeiter:innen bequem aufgenommen werden. Rechtegesteuert und individuell kann per App intern kommuniziert werden, sodass alle nötigen Stakeholder gleichberechtigt mit relevanten Informationen versorgt sind. Auch Feedback in Form von Kommentar- und Reaktionsmöglichkeiten kann über eine Mitarbeiter-App abgebildet werden. Jede:r Mitarbeiter:in hat ein eigenes Profil und somit eine persönliche Präsenz auf dieser Kommunikationsplattform. Die Herausforderungen, die New Work und dezentral arbeitende Kolleg:innen für die interne Kommunikation mit sich bringen, können hiermit bewältigt werden. Ein echter Allrounder also, was die übergreifende, mobile interne Kommunikation angeht.