So digitalisierst du Informationsprozesse im Unternehmen erfolgreich

Unternehmen sind auf digitale Technologien angewiesen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie sparen Zeit und Ressourcen, vereinfachen die Zusammenarbeit in Unternehmen und ermöglichen moderne Arbeitsweisen. Digitale Informationsprozesse sind daher für effiziente Workflows von entscheidender Bedeutung. In diesem Blogartikel werden wir uns damit beschäftigen, wie Unternehmen ihre vielfältigen Informationsprozesse digitalisieren und in die Praxis umsetzen können. Dabei werden wir die wichtigsten Schritte aufzeigen und Tipps geben, um den Digitalisierungsprozess erfolgreich zu gestalten.

Was sind Informationsprozesse und Dokumentenprozesse?

Digitale Informationsprozesse im Unternehmen umfassen alle Aktivitäten, die digitale Technologien nutzen, um Daten zu sammeln, zu verarbeiten und zu speichern. Das können E-Mails sein, die Online-Kommunikation in Social Media, Webinaren und Meetings, aber auch Cloud-Computing, Workflow- oder Datenmanagement. Informationsprozesse beschreiben den Weg, den Informationen von einer Quelle zur nächsten durchlaufen, von der Entstehung über die Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Weitergabe und Nutzung. Dabei spielen sowohl technische als auch menschliche Faktoren eine Rolle.

Dokumentenprozesse sind stärker formalisiert

Digitale Dokumentenprozesse hingegen sind ein spezieller Teilbereich der digitalen Informationsprozesse, die sich ausschließlich auf die Bearbeitung von Dokumenten beziehen. Sie reichen von der Erstellung von Dokumenten über ihre Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung bis hin zur Verteilung, Aufbewahrung und Archivierung und sind stärker formalisiert als Informationsprozesse. Es gibt feste Regeln und Abläufe für die Verarbeitung von Dokumenten, derweil Informationsprozesse oft flexibler sind und individueller angepasst werden können.

Warum sind Informationsprozesse wichtig?

Digitale Informationsprozesse dienen in erster Linie der Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Fehlervermeidung. Sie ermöglichen die Verarbeitung und Auswertung von Informationen, die für strategische Entscheidungen von Bedeutung sind. Ein Beispiel: Mithilfe von Datenbanksystemen und Analyse-Tools lassen sich wichtige Informationen über Kunden, Verkaufstrends oder Geschäftserfolge sammeln und nutzen. Außerdem fördern digitale Informationsprozesse im Unternehmen die Kommunikation, den medienbruchfreien Informationsfluss und die ortsunabhängige Collaboration. Durch die Cloud sind etwa virtuelle Meetings mit Kunden oder Mitarbeitern in Echtzeit an jedem Ort zu jeder Zeit möglich.

Schneller Wissens- und Erfahrungsaustausch

Digitale Informationsprozesse können zum schnellen Wissens- und Erfahrungsaustausch genutzt werden. Sie ermöglichen eine effektive Steuerung und Kontrolle von Prozessen. Workflow-Management-Tools können eingesetzt werden, um Aufgaben und Projekte zu organisieren, Termine zu koordinieren oder Entscheidungen zu treffen. Hinzu kommt, dass eine schnelle Informationsübermittlung die Entwicklung und Umsetzung von Innovationen und neuen Technologien fördert. Und: Durch digitale Informationsprozesse lassen sich Risiken schneller identifizieren und minimieren.

Digitalisierung von Informationsprozessen

In den meisten Unternehmen sind es die vielen Papierdokumente, die einen medienbruchfreien, digitalen Workflow unmöglich machen. Damit Dokumente für alle verfügbar sind und ortsunabhängig bearbeitet werden können, stellt die Digitalisierung den effektiven Schritt in die Zukunft dar. Dabei ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) das Tool der Wahl, weil es nicht nur alle Dokumente zentral verwaltet und in der Cloud zur Verfügung stellt. Es verfügt zudem über ein GoBD-konformes, revisionssicheres Archiv für steuerrelevante Unterlagen, das bei der Rechnungsverarbeitung unterstützt.

Vorbereitung zur Digitalisierung von Informationsprozessen

Die Digitalisierung von Informationsprozessen jeglicher Art, darunter auch die Dokumentenprozesse, basiert auf ähnlichen Vorüberlegungen und Vorbereitungen. Ob es nun Prozesse sind, die viele unterschiedliche Medien verwenden, um Informationen zu generieren, zu verarbeiten und auszuwerten, oder solche, die sich lediglich auf den Lebenszyklus von Textdokumenten beziehen. Die folgenden vier Schritte sind in jedem Fall mehr oder weniger identisch:

1. Analyse

Bevor digitale Tools und Systeme eingeführt werden, gilt es, die vorhandenen Informationsprozesse zu analysieren. Dabei ist zu identifizieren, welche Schritte im Unternehmen manuell ausgeführt werden. Diese Prozesse reichen von der Datenerfassung über deren Auswertung bis hin zur Dokumentenverwaltung, Informationsverteilung und Berichterstellung. Ebenso wichtig ist, wo etwaige Informationsengpässe bestehen, versehentliche Doppelarbeiten stattfinden und welche Informationen für das Unternehmen und seine Beschäftigten am wichtigsten sind.

2. Ziele definieren

Es ist wichtig, zu definieren, was mit der Digitalisierung eigentlich erreicht werden soll. Effizienzsteigerung? Kostenreduktion? Qualitätsverbesserung? Diese Vorüberlegungen bereiten den folgenden Schritt vor:

3. Tools und Systeme auswählen

Welche Tools und Systeme helfen beim Erreichen der gesteckten Ziele? Bei der Digitalisierung von Informationsprozessen gibt es verschiedene Schwerpunkte, die jeweils andere Produkte sinnvoll erscheinen lassen. So bietet sich beispielsweise ein ECM-System (Enterprise Content Management) an, wenn viele unterschiedliche Medientypen gemanagt werden sollen. Wenn es nur um digitale Dokumente geht, empfiehlt sich ein Dokumentenmanagement-System. Informieren Sie sich bei den Herstellern und wählen Sie die passendsten Tools aus. In jedem Falle ist es empfehlenswert, das jeweilige System in der Cloud zu betreiben, um alle Vorteile von Remote Work, z.B. Homeoffice und Mobile Office, ausschöpfen zu können.

4. Entwicklung von Schnittstellen

Verschiedene Systeme lassen sich durch Schnittstellen verbinden, doch die müssen entwickelt werden. Hierbei sollte auf eine nahtlose Integration geachtet werden. DMS-Hersteller wie d.velop beispielsweise haben viel Erfahrung in der Integration von DMS und verfügen über eigene Schnittstellen, etwa zu Microsoft 365, SAP, DATEV und vielen weiteren Produkten. So muss die Entwicklung nicht inhouse stattfinden.

Konkrete Schritte: digitale Dokumentenprozesse im DMS

Am Beispiel digitaler Dokumentenprozesse erläutern wir nun den weiteren Projektfortschritt auf dem Weg ins papierlose Büro, in dem der Datenaustausch reibungslos und ohne technische Hürden funktioniert. Dazu müssen Papierdokumente aber zunächst einmal in digitale Formate konvertiert werden, die auch bearbeitet werden können. Und das geht so:

1. Scannen: Die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Dokumente lässt sich einfach mit einem Scanner in Eigenregie erledigen. Bei größeren Mengen, etwa einem ganzen Papierarchiv, ist es ratsam, ein erfahrenes Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen, um die Digitalisierung für Sie zu erledigen.

2. OCR-Technologie: Beim Scannen der Dokumente sorgt die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) dafür, dass die erzeugten PDF-Bilddateien auch maschinell lesbar sind. Das bedeutet: OCR erkennt Buchstaben und Zahlen auf einem Bild und macht Texte per Volltextsuche für jede/n im Unternehmen auffindbar. Aber nicht nur das: Die OCR-Software ermöglicht sogar die automatische Kategorisierung von Dokumenten anhand formaler Charakteristika und die Übernahme der Stammdaten ins System. Das spart Zeit und reduziert die Zahl der Fehler, die beim manuellen Eingeben der Daten auftreten.

3. Speicherung: Die digitalen Dokumente sind nun bereit, in einer digitalen Datenbank gespeichert und verwaltet zu werden. Die meisten Unternehmen verwenden dafür ein Dokumentenmanagement-System (DMS), in dem die durch OCR-Technologie kategorisierten und verschlagworteten Dokumente automatisch ihren Platz finden. Die Benutzer:innen haben nach der Speicherung die Möglichkeit, Dokumente digital zu erstellen, sie zu speichern und in der Cloud zwecks Collaboration zu teilen.

4. Automatisierung: Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen macht die Implementierung automatisierter Workflows möglich. Manuelle Prozesse gehören dann der Vergangenheit an. Ein DMS kann beispielsweise automatisiert eine Benachrichtigung senden, wenn ein Dokument abläuft oder eine Dokumentenfreigabe erforderlich ist. Das kann beim Vertragsmanagement sehr hilfreich sein, insbesondere in Verbindung mit einer digitalen Unterschrift.

5. Schulung: Die Schulung der Mitarbeiter:innen, die mit dem digitalen System arbeiten, ist ebenso wichtig für die Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Dies stellt einen einheitlichen Umgang mit Dokumenten sicher, die im DMS verwenden werden, und ermöglicht das Arbeiten mit den Dokumenten, die für die jeweilige Arbeit relevant sind.

6. Test, Überwachung und Optimierung: Behalten Sie Ihre digitalisierten Informations- und Dokumentenprozesse im Auge. Optimieren Sie sie kontinuierlich. Hierbei können Sie auf Tools zur Datenanalyse und Prozessoptimierung zurückgreifen.

Fazit

Unternehmen, die ihre Informationsprozesse erfolgreich digitalisieren, können von einer besseren Kommunikation, einem medienbruchfreien Informationsfluss und ortsunabhängiger Zusammenarbeit profitieren. Hinzu kommen Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Fehlervermeidung sowie ein schneller Wissens- und Erfahrungsaustausch.

DMS für ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente

Wer papierbasierte Prozesse digitalisieren möchte, sollte ein Dokumentenmanagement-System in der Cloud in die IT-Landschaft seines Unternehmens integrieren, um einen unternehmensübergreifenden Zugriff auf die wichtigsten Dokumente zu ermöglichen und sein Unternehmen zukunftsorientiert aufzustellen.

Digitale Technologien für moderne Arbeitsweisen

Digitale Technologien geben in zunehmendem Maße den Ausschlag für die Überlebensfähigkeit von Unternehmen. Wer digital arbeitet, ist schneller, flexibler und hat bessere Chancen, begehrte Fachkräfte und Talente für sich zu gewinnen. Denn die haben heute die Wahl, für wen sie arbeiten möchten. Moderne Arbeitsweisen sind da ein schwerwiegendes Auswahlkriterium.